Primeiramente, saneamento de dados faz parte da saúde cadastral. É o termo mais usado no processo de atualização de um banco de dados de registros de sistemas. Verificando dados primários os dados mestres de fontes oficiais e confiáveis. Você tem familiaridade com esse processo? Vamos te explicar um pouco do que se trata. Esse processo, também é conhecido como limpeza de dados. Garante a verdade sobre os dados que circulam no sistema e são usados pelo domínio da empresa durante todo o processo de registro. Então a higienização dos cadastros é uma das principais medidas de compliance para a gestão de clientes, fornecedores, colaboradores e materiais. Ao longo deste artigo, você vai aprender como essa prática é importante para a lucratividade do seu negócio. Assim, sendo importante implementa-la o mais breve possível.
O Saneamento de dados cadastrais é a atividade que envolve a edição e preenchimento de informações da empresa para atender às suas características.
As empresas precisam atender às exigências do Sistema Público de Contabilidade Digital (SPED). Essa atividade requer a comparação dos dados obtidos com as informações cadastradas no registro. Além disso, gera e analisa relatórios indicando as discrepâncias e permitindo a atualização do registro.
Para correção das informações, podem ser consulta a Receita Federal do Brasil (RFB) e Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) etc. Neste conteúdo, vamos explicar o que é sanitização de dados cadastrais e qual a sua finalidade. Além disso, vamos destacar a importância dessa atividade e falar sobre as principais vantagens de praticar ela. Aqui você aprenderá como reduz riscos, otimizar custos com processos administrativos, eliminar multas e a melhora da organização do negócio. Deseja ajuda no passo a passo sobre como limpar seus dados cadastrais? Então, continue lendo este artigo!
O que é limpeza de dados cadastrais?
Antes de mais nada o conceito de limpeza de dados cadastrais está relacionado a verificação. Juntamente com a resolução de eventuais inconsistências, erros ou informações que não estão nos registros comerciais contidos nas empresas. Além disso, esse processo envolve a atualização ou adição de registros no software ou sistemas de computador de uma empresa.
Então, veja abaixo alguns detalhes desta atividade!
No caso de higienização de cadastro repetida, as atualizações de dados são agendadas de tempos em tempos. Seja dentro do próprio sistema (via API) ou em um portal dedicado.
Os dados que principalmente grandes empresas B2B atualizam no momento da higienização de cadastros são os chamados dados mestres. Que são as principais informações sobre um negócio.
- CNPJ
- Situação Cadastral do CNPJ
- QSA
- Telefone da empresa
- Endereço completo com CEP da empresa
- Situação da Inscrição estadual
A limpeza do banco de dados pode ser feita sempre ou de vez em quando. Pode ser feita por empresa de qualquer porte. Mas tende a se atentar mais para empresas B2B2C (onde o cliente é outra empresa que vai vender para o cliente final). Nesse caso, isso inclui indústrias como bens de consumo, farmacêutica, têxtil e outras empresas que lidam com muitas entradas diárias.
Para que serve o Saneamento de dados?
O objetivo da limpeza de registros é manter todas as informações comerciais no sistema do governo federal atualizadas. Com esse processo, as empresas podem criar padrões para todos os dados a serem transmitidos. As empresas, então devem notificar a autoridade fiscal sobre alterações de dados. O saneamento cadastral garante que todas essas informações fiquem atualizadas. Caso esse processo não seja seguido, a organização poderá sofrer multas e prejuízos financeiros.
Qual é o volume mínimo para o Saneamento?
Se sua empresa emitir várias notas no mês de vendas ou compras, uma limpeza do registro deverá ser agendada. Seja atualizando um perfil antigo ou tendo novas informações. Portanto, mantendo seu perfil atualizado, sua empresa pode ter os dados mais recentes sobre seus parceiros comerciais.
Qual a importância do Saneamento de dados cadastrais?
A limpeza dos dados cadastrais é muito importante para que as informações corretas sejam enviadas às autoridades competentes. Por esse motivo, o processo de validação antes data prevista, mas uma revisão parcial das informações deve ser feita com antecedência.
Cumprimento de requisitos legais
O envio de dados incorretos pode causar alguns transtornos à empresa, como recebimento de cobranças de multas e outras sanções passíveis de fiscalização. Então o saneamento dos dados cadastrais é uma exigência legal. Que deve ser cumprida para que as organizações continuem operando de acordo com a legislação nacional.
Integração de informações
As empresas precisam centralizar o gerenciamento de suprimentos, serviços, funcionários e fornecedores para que os dados sejam completos. A integração das informações ajudará a reduzir os custos do negócio. Além disso, esse processo proporcionará aos gerentes a capacidade de criar estratégias que melhorem a segurança dos negócios. E ajudem a fortalecer os negócios no mercado.
Mais segurança
Realize análises mais profundas para verificar a consistência de seus dados cadastrais e aumentar a segurança em suas atividades. Clientes, colaboradores e fornecedores são o público-alvo da limpeza de registros. Não envie dados problemas ou enganosos, mantenha eles atualizados. A gestão do cadastro deve ser feita de forma eficiente, para garantir o envio dos dados corretos para o fisco.
Vantagem fiscal
Então, as chances de uma limpeza cadastral se tornarem bem-sucedidas são muito maiores se a empresa investir nessas atividades. Dessa forma, ela poderá obter uma vantagem fiscal ao contar com uma empresa especializada como a Klassmatt. Para fazer o procedimento e então evitar uma série de aborrecimentos futuros devido a erro humano ao enviar os dados.
Saúde cadastral em um contexto fiscal/fiscal
Dadas as dificuldades ligadas ao ICMS(com regras específicas em cada unidade da Commonwealth) e a nova interpretação trazida pelo STF. É responsabilidade da empresa tomar medidas para a segurança do negócio, principalmente se puder causar multas ou exposição às autoridades fiscais dos imposto.
Ao realizar pesquisas cadastrais de seus parceiros comerciais, principalmente em larga escala, é fácil evitar transações com parceiros em circunstâncias ruins. Tomando medidas preventivas, a compensação do cadastro pode reduzir bastante o risco de erro. Então evitando problemas com o fisco. Que está cada vez mais ativo devido à maior possibilidade de erros nos dados das empresas
O ICMS é o principal imposto estadual, ainda obriga as empresas a buscarem ferramentas voltadas à regular os tributos. Em 2019, o STF decidiu que era crime as empresas não pagarem as taxas de ICMS. Ou seja, se sua empresa trabalha com um sócio que não concorda ou não paga a taxa de ICMS. Sua empresa pode ser responsável por esse crime e ter diversos riscos fiscais.
Quais as vantagens de fazer o saneamento de dados?
O SPED é um sistema público cujo objetivo principal é emitir eletronicamente todos os documentos e livros fiscais e contábeis das empresas. O seu surgimento levou as empresas a implementar várias mudanças nos lançamentos de dados no sistema de cadastro de fornecedores e clientes.
Veja, a seguir, os principais benefícios de fazer o saneamento das informações cadastrais!
Redução de riscos
O procedimento de qualificação e atualização dos dados do cadastro garante a eficiência na comunicação com fornecedores e clientes. A atividade também permite a identificação e a eliminação dos riscos. De construir relacionamentos com fornecedores que estejam com o seu CNPJ inapto na Receita Federal ou inaptos na Secretaria do Estado da Fazenda (SEFAZ).
Otimização de gastos com processos administrativos
A atualização contínua dos dados organizacionais evita gastos decorrentes de processos administrativos que são impulsionados pelo Fisco. Esses procedimentos geram despesas com o pagamento de honorários para advogados. Já que existe a necessidade de contratar um profissional especializado em Direito Tributário e Empresarial para fazer as defesas e evitar prejuízos.
Os processos administrativos também podem prejudicar os negócios, impedir a realização de parcerias com outras empresas e atrapalhar os planos de crescimento da organização. Isso ocorre porque os empresários costumam averiguar a situação de outros empreendimentos antes de fechar uma negociação, para ter mais segurança.
Eliminação do pagamento de multas
Com o saneamento dos dados dos cadastros, é possível evitar o pagamento de multas que interferem no planejamento financeiro do negócio. As multas podem ser bastante caras e a falta de pagamento dos valores cobrados pelo governo poderá inviabilizar as operações da empresa. Os gestores terão dificuldades para lidar com o orçamento se surgirem das sanções monetárias.
Maior organização
A qualificação dos dados evita retrabalhos no envio de e-mails, notas fiscais e documentos etc. Então essa atividade permite a construção de uma base de dados organizada e unificada. Bem como mantém o nome da empresa íntegra devido ao envio de arquivos digitais, que têm validade jurídica ao sistema do governo.
Impossibilidade de responder a processos jurídicos
Devido ao cumprimento das obrigações dentro do prazo e com regularidade. A empresa evitará o a probabilidade de processos jurídicos pelos entes municipais, estaduais ou federais. Caso venha a responder a uma ação judicial, a consistência das informações serão comprovadas desde o início dos litígios.
Quais são as consequências de pular a limpeza de dados?
Ignorar o processo de saneamento de dados tem várias consequências. Uma delas é perder o controle de informações críticas de negócios. Outro problema é a entrada incorreta de dados contábeis. O que pode causar problemas fiscais, multas por parte dos órgãos competentes e até mesmo levar os contadores a terem retrabalho. A falta de controle sobre os dados adquiridos pela empresa pode comprometer o rastreio das compras. Por exemplo, se você comprar vários produtos com um código, precisará capturar as informações corretas para localizar eles.
Quais as fontes de consulta mais utilizadas para atualizar o cadastro de parceiros comerciais?
Primordialmente no saneamento cadastral, a primeira e mais importante etapa é levantar quais informações vão ser atualizadas e em quais fontes consultar elas. Então existem os órgãos padrões para certos tipos de obrigações, no entanto, cada setor em específico tem o seu mix de obrigações fiscais para cumprir. Fontes de pesquisa essenciais para um bom saneamento cadastral:
- Receita Federal do Brasil
- SINTEGRA
- Simples Nacional
- Consulta ao Cadastro Centralizado de Contribuinte (CCC)
- Correios e muito mais!
Conferir estas informações em tempo real ou de forma programada é o básico para qualquer empresa. Mas certamente existem diversas fontes de consulta para cada obrigação acessória específica de um setor. O ideal é que este processo de consultas dentro do seu negócio seja bem mapeado primeiramente nos setores de cadastro, fiscal e compliance. Desta forma, ao contratar um serviço de saneamento cadastral. É possível extrair e automatizar ainda mais informações do que as básicas, obedecendo os requisitos sobre cada tipo de informação recolhida nas fontes.
Qual a diferença entre saneamento cadastral e o gerenciamento de dados mestres?
Apesar de rápida execução. O saneamento cadastral é apenas o primeiro passo em direção a uma governança de dados, principalmente em grandes empresas. No entanto, uma empresa que só investe em saneamento pode acabar ficando reféns do serviço para manterem suas bases de dados atualizadas no curto prazo.
No entanto, existem melhores práticas para estar em dia com o compliance de parceiros. Entre elas, está o gerenciamento de dados mestres (MDM), que requer um esforço de todas as áreas. Em prol da construção de uma base de dados que alimentam os demais registros de informações (CRM, ERP). Antes de mais nada um dos pilares desta prática é inserir as consultas automatizadas nas rotinas de cadastro. Prevenindo então, erros desde o onboarding de novos parceiros e em todo o ciclo de vida.
Como fazer o Saneamento dos dados novos?
A sanitização dos dados cadastrais requer atenção das empresas, para as suas padronizações. Informações duplicadas não são exibidas e devem ser precisas para o registro válido, de acordo com as regras nacionais. Os registros devem ser estruturados e elaborados pelos profissionais responsáveis por este procedimento.
Sua empresa já realiza o Saneamento de Cadastros?
Se ainda não, sua companhia pode estar correndo sérios riscos. Se sim, como vocês organizam esse processo? Então levantar estas informações e aplicar de forma constante é uma boa prática para sua empresa e é a chave para a saúde do seu negócio.
Enfim, se vocês quer saber mais sobre Saneamento de Dados. Agende uma conversa com um de nossos especialistas para saber como executar o saneamento cadastral na sua empresa.
