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Saneamento de Cadastros: Por que devo aplicar?

Você já ouviu falar em saneamento de cadastros para materiais? É processo que consiste em cadastrar os itens de maneira completa e correta para que a empresa tenha uma base de compras confiável. Então, fique com a gente até o final desse artigo, vamos te mostrar o conceito desse processo, seus benefícios, dar dicas de melhorias e mostrar como aplicar ele em empresas de grande porte!

Esse termo surgiu juntando o Sistema Público de Escrita e Nota Fiscal Digital e à alta demanda, alimentando o sistema da empresa com informações mais corretas para evitar erros no pagamento de impostos.

Limpeza de Cadastros de produtos significa, na prática, ter as informações dos produtos corretas e iguais no sistema da empresa. Além disso, a limpeza também precisa que todos os campos obtenha cuidados, inclusive os criados para a escrita digital. Os pontos precisam ser todos atendidos, o fiscal, o tributário e contábil.

Você deve investir na higiene de cadastros de produtos. Veja porque! Empresas que fazem esse investimento crescem financeiramente.

Tributação correta

A limpeza de cadastro afeta o processo. Vamos avaliar um exemplo:

Uma empresa que revende produtos recebe um artigo e como não segue meios de higiene, esse item acaba sendo cadastrado no sistema duas vezes, com descrições diferentes porque não há um padrão a ser seguido. Isso acontece muito, porque um membro da equipe pode ter acesso ao sistema e colocar aquele produto da forma como julgar melhor.

O SPED entende como se o produto tivesse a venda como dois itens diferentes. Essa informação incorreta vai mudar o cálculo de impostos e pode até fazer com que o dono do negócio precise gastar mais com eles. Isso significa que a limpeza serve para diminuir gastos, já que a empresa não corre o risco de pagar mais impostos do que o preciso. E também evita multas que acontecem por erros na contagem das contas dos tributos.

Empresa legalmente correta

Com a Saneamento de cadastros, a empresa trabalha com arquivos digitais dentro do modelo do SPED e, por isso, eles têm valia jurídica. Cumprindo todos os requisitos do SPED e ao preencher cadastro, a empresa mantém a sua imagem e o seu nome limpos.

Controle de estoque

Mais uma vez, batemos nessa tecla tão importante: a limpeza de cadastro acaba com os itens duplicados  no sistema. Conforme foi falado, quando não existe um suporte nesse sentido, é possível que a empresa tenha o mesmo produto cadastrado muitas vezes com nomes e descrições diferentes. Essa é uma forma de acabar com esses fatos. Assim, o sistema onde os produtos estão cadastrados vão passar a refletir o estoque e suas ações da forma certa.

Uma empresa que passou pela higienização de cadastros conhece o passo a passo. Para uma empresa passar de um cadastro sem ordem e sem padrão para um saneado, é preciso passar por várias etapas. Caso não haja ajuda técnica, os gestores podem se confundir ao preencher os campos e fazer dessa higiene um problema.

Por isso, é recomenda a ajuda técnica para que tenha um padrão de dados de produtos, para que tudo seja feito da melhor forma. Para que o gestor não tenha dores de cabeça no futuro, isso é considerado um bom gasto.

Saneamento de Cadastros: 05 fatos dos seus benefícios

O saneamento de cadastros é um processo que envolve reparar, atualizar e eliminar quaisquer falhas nas informações dos cadastros de materiais, fornecedores ou quaisquer outros dados que são importantes para a empresa e a sua produção.

Assim como no urbanismo e planejamento de cidades o termo saneamento inclui uma série de medidas para tornar um lugar habitável, o saneamento de cadastro visa tomar um conjunto de práticas para otimizar o cadastro de informações para uma determinada empresa.

Então, o objetivo do saneamento de cadastros é o mesmo: higienizar. Neste caso, isso significa uma padronização e simplificação de todos os fornecedores e materiais com os quais uma empresa interage, de modo que seus funcionários e gestores possam verificar esse registro com mais precisão. Baixe o Guia Prático: Passo a passo do Saneamento de Cadastros

Para comprovar que esse saneamento é positivo, vamos ver 5 fatos que comprovam a sua eficácia e seus benefícios para as empresas.

Correção da falta, ou excesso, de produtos em estoque

Essa é a primeira consequência de um cadastro de materiais ineficiente. Com um cadastro feito de maneira incorreta, é comum que faltem materiais para a manufatura de produtos com o ritmo em que o estoque necessita, ou que sejam comprados materiais mais cedo do que o necessário. Isso pode ocorrer por diversos motivos.

A falta é tão, ou mais prejudicial. Sem um cadastro eficiente, a gestão pode não perceber que existe falta de material para os produtos, gerando atrasos e gargalos na produção, simplesmente pela falta de material disponível. A repetição de cadastros de um mesmo material, por exemplo, é uma causa comum para a sua falta repentina. O saneamento evita essa duplicação.

A redução do estoque

Por outro lado, um saneamento de cadastros resulta em um controle maior de estoque, de modo que este seja mais “enxuto”. Isso é bem diferente de ter uma falta de produto, mas sim ter o mínimo necessário e garantir que o espaço e o recurso financeiro são usados da melhor forma.

Com um controle de cadastro mais eficaz, tudo é diminuído. O tempo de compra é diminuído, assim como seus custos. Como o cadastro é capaz de destacar itens únicos com mais facilidade, e é natural também fazer uma eliminação de compras erradas.

O cadastro dá mais embasamento nas compras

Com o saneamento de cadastro, não somente as informações são mais eficazes, mas também mais precisas. Ou seja, o registro irá passar a contar com menos informação, eliminando as desnecessárias, mas mantendo as que são vitais para a qualidade de produtos para as empresas.

Isso significa muito mais poder no momento da compra, já que os gerentes sabem muito bem o que estão procurando.

Pedidos podem ser feitos em maior quantidade e, além disso, os gestores podem trabalhar melhor as características que são importantes para eles.

Facilita a busca e a identificação de materiais

Além dos problemas mais diretos com o excesso e falta de estoque, por conta de duplicidades e da identificação do produto, já mencionados acima, existem os problemas para todas as outras partes da empresa.

Sem o padrão da descrição dos materiais, e sem um cadastro bem feito, os outros setores da empresa que têm uma certa restrição de acesso ao material físico, tem uma enorme dificuldade de processar o que ele é. O setor de compras se vê confuso com o que comprar, e até mesmo o setor contábil pode ter problemas nos fechamentos, por ter uma certa dificuldade em identificar certos materiais.

Com o saneamento de cadastros, esses problemas são praticamente eliminados. A padronização significa que todos podem acessar as descrições dos materiais e ter as informações mais precisas. Assim, os profissionais podem fazer o seu trabalho, e os gestores podem tomar melhores decisões.

A necessidade de reduzir os custos

Porém, o maior indicador que reflete o benefício do saneamento de cadastro é uma considerável redução geral nos custos da empresa que envolvem o cadastro de produtos. Diversos processos têm uma redução de custos clara e considerável. A primeira, evidentemente, são os custos de aquisição. Com mais informações, esse processo é mais preciso, sendo feito no momento exato e pela quantidade de material ideal.

Além disso, são eliminadas compras erradas e também é permitido fazer compras com maior poder de negociação com os vendedores. Com isso, o valor estocado também é menor, já que a quantidade também é mais precisa.

A partir dos ganhos percebidos, podemos afirmar que o saneamento de cadastros é uma ótima forma de “limpar” os registros de todos os materiais e serviços com os quais a sua empresa precisa lidar. Com essas informações mais limpas e com uma maior facilidade de acesso, os objetivos ficam bem claros, tanto no aspecto econômico quanto no quesito da produtividade.

Inclusive, se a sua empresa procura reduzir custos na área de compras, precisa conhecer o Strategic Sourcing. Se trata de estratégia que visa analisar o custo de aquisição dos serviços ou cada material e sua família, de modo a mapear, entender e avaliar as níveis de serviço e especificações dos materiais e a relação com os fornecedores.

Além de todos os benefícios anteriores, o saneamento de cadastros ajuda também ajuda a agilizar a realização de Strategic Sourcing. E junto com a Governança de Cadastros, esse processo é acelerado em mais de 40% de tempo. Proporcionando para a sua organização mais economia, consequentemente auxilia para o aumento da margem lucrativa. Agora vamos te mostrar as melhorias que esse processo pode trazer a sua empresa, continue aqui com a gente, não irá de arrepender.

Saneamento de Cadastros: 5 dicas de melhorias

O saneamento de cadastro de materiais e serviços é essencial na administração correta sobre o que a empresa comercializa. Neste artigo, iremos abordar 5 dicas para que essa atividade seja otimizada em sua organização. Entre elas, iremos ver como o saneamento dos cadastros promove a diminuição de gastos, bem como facilita a identificação e reposição de materiais. Também como ele acelera o cadastramento dos dados gerados nas transações comerciais, além de dificultar falhas nos procedimentos técnicos.

Estabeleça um padrão

Estabelecer um padrão descritivo dos materiais no cadastro, facilita o armazenamento das informações além de evitar erros comuns, como itens duplicados, termos proibidos e descrições incorretas. Da mesma forma, exclua dados técnicos desnecessários e itens obsoletos. Dessa forma sua base de cadastros fica mais clara e assertiva. Quanto mais simples ele for para o comprador, menor será a chance de erros que ele poderá cometer ao cadastrar um novo item.

Unifique a gestão sobre os serviços e materiais prestados pela empresa, para seja eficiente essa governança de cadastro de dados. Com isso, você irá facilitar a compreensão sobre as informações requeridas para os seus fornecedores e consumidores. Dessa maneira, custos desnecessários, devido a falta de discernimento sobre o que é requerido, serão evitados.

Reveja processos internos

Faça análises para verificar a situação atual da sua operação de cadastros, fale com o time de compradores interno, compare o número de itens em estoque com os relatórios de inventário. Descubra gaps e ajustes para entender como melhorar o processo de cadastros.

Verifique se os dados cadastrais estão atualizados, bem como se oferecem todas as opções necessárias para preenchimento de lacunas. Se houver falhas com respeito a isso, o cliente pode optar pela desistência na hora de adquirir o produto. Do mesmo modo, o fornecedor não poderá prestar as informações adequadas sobre o serviço contratado, devido a divergências identificadas.

Fique atento a classificação fiscal

Uma parte importante do saneamento de cadastro é a conferência do código fiscal presente na descrição do item, seja ele NCM, NBS, CEST ou UNSPSC . Dessa forma sua empresa impedirá futuras complicações e multas com relação a questão tributária. Caso sua base de cadastros seja muito extensa pense em terceirizar esse procedimento. Isso irá impedir multas ocasionadas pela falta de pagamento de tributos sobre as mercadorias e serviços prestados.

Use a tecnologia a seu favor

Busque ferramentas que lhe ajudem na organização e processamento das informações cadastrais. Eles são mecanismos que viabilizam o saneamento de cadastro de forma efetiva, segura e eficaz. Com isso, eles irão gerenciar vários procedimentos e catalogar tudo o que for necessário para um ótimo desempenho.

Logo, esses programas vão gerar dados que permitem ao gestor decidir de maneira segura sobre assuntos dentro da empresa. Vários programas são desenvolvidos para facilitar a catalogação e padronização de materiais de forma descritiva. Eles diminuem duplicidades de dados, reduzem o custo com funcionários e ajudam em fatores logísticos de produtos.

Busque uma empresa especializada

Empresas experientes como a Klassmatt possuem central própria para a catalogação dos cadastros. Além de suporte e treinamentos. Esse apoio diminui os riscos com relação a falta de informações necessárias para o controle de materiais em estoque. Também reduz a ocorrência de erros humanos e abre caminho para o pensamento estratégico.

A integração dos cadastros com o ERP suscita a organização das ferramentas empresariais que envolvem a padronização de materiais, assim como sua rápida aplicação. Diante disso, a administração sobre questões fiscais e prazos estabelecidos reduzem gastos desnecessários. Assim, não há desperdício com o dinheiro da empresa em relação a organização e ciclo de vida dos cadastros.

A Plataforma Klassmatt oferece uma solução completa para o gerenciamento de catálogos e processos cadastrais de materiais. Com isso, iremos promover a racionalização sobre os produtos em estoque, priorizando a saída dos que estão mais tempo parados. Assim também, padronizamos os seus produtos e os catalogamos, para que sejam devidamente utilizados. Em empresas de grande porte esse desafio pode se tornar um pouco mais difícil pela quantidade de itens a serem cadastrados, mas vamos te mostrar como realizar o processo da forma mais assertiva.

Saneamento de Cadastros para empresas de grande porte

Enfim, o saneamento de cadastros para empresas de grande porte tem sido uma decisão de tática para empresas. Que precisam capacitar seus processos de gestão de dados.

Hoje em dia, quando se considera o ambiente de negócio, temos o controle de dados de clientes e parceiros. Onde o Sanear Cadastros se tornou uma atividade cada vez mais valiosa. Deixando maior assim o potencial de seu uso.

Sem acesso aos dados corretos e ao Sanear Cadastros, a empresa poderá perder chances para fazer o comercio seus produtos e serviços. Diminuindo sua força de competição no mercado de ação.

Precisando com a certeza de dados. O processo de limpeza, revisão de dados e Sanear os Cadastros tem sido enfim cada vez mais procurado pelas empresas.

O cuidado, organização e limpeza de dados sempre teve um papel importante em mercados com competição. Enfim, se trata de um processo que atua por conhecer, aplicar as possíveis dúvidas em dados definidos salvos.

O processo de coleta de dados corretos e aprovados orienta a empresa em diferentes modos, principalmente, em processos onde decisões são tomadas. Porém, em casos de baixa qualidade de tipos de dados a empresa corre o risco de perder tempo e recursos.

Todas as empresas, principalmente as de grande porte devem investir no manejo de dados. E manter a precisão de controle sobre possíveis riscos de dados. Como forma de não perder o lucro e o crédito.

Sanear cadastro para empresa de grande porte

As empresas de grande porte podem e devem investir nesse ramo de dados de informações.

De todo modo, ao erro de dados afetará sempre os clientes da empresa bem como todos os setores internos da empresa e lucros da corporação.

Ter acesso a esses dados limpos ajuda a empresa a decidir como atrair os seus clientes, e afinal apresentar os seus produtos, tomar decisão e colocar estratégias.

Benefícios do Saneamento de Cadastros

A seguir mostramos os principais benefícios que sanear dados enfim pode oferecer para a sua empresa:

1 – Passo positivo para aquisição de novos clientes:

A empresa precisa sempre se dedicar para enfim melhorar o processo de ganho de clientes. Todos os esforços de marketing também vão depender da atração de clientes e ganho de contatos.

Antes mesmo de lançar uma campanha de marketing, as empresas podem e devem buscar utilizar dados atuais. E que possam afinal atender todos os padrões exigidos.

É nesse ponto que a tarefa de limpeza de dados é utilizada. Sabemos que os processos de limpeza de dados ajudam a aumentar a qualidade de dados e perfis de dados. Aumentando assim a eficácia de seu uso.

Dentre as principais vantagens, a empresa consegue melhorar as suas campanhas enviadas via e-mail, correio ou enfim contato via rede social.

2 – Tomada de decisão

Sanear Cadastros para empresas de grande porte pode também aumentar as empresas de pequeno e médio porte. Afinal depende do mercado de atividade da marca.

A empresa poderá ter grande sucesso quando tiver capacidade boa em seu processo de tomada de decisão. A precisão de dados se torna fundamental para enfim ter as decisões de uma empresa sem ter o uso de dados ruins ou sujos.

Com a ação de serviços de sanear dados, de forma certa, enfim a empresa pode ter resultados de boa qualidade. Que podem ter força para melhorar o processo de decisões da empresa.

Sabemos que quando a empresa toma decisões com estratégias baseadas em dados as chances de ter melhores resultados é maior. Em conclusão, o foco é tomar decisões de forma inteligente e bem focadas.

3 – Melhoria nas estratégias da empresa

O uso de dados limpos também ajudam a melhorar as estratégias de negócio da empresa, lembrando que a estrutura de todo tipo de negócio dependerá assim sempre de dados e de informação.

Esse fator também deixa o processo mais eficiente na comunicação interna e externa da empresa. Ao perceber que os setores da empresa contam com dados limpos disponíveis, a empresa enfim terá condições para atender melhor seus clientes, parceiros e atingir as suas metas decididas.

4 – Minimize perdas de mensagens

Com o uso de saneamento de cadastro para empresas de grande porte, a empresa ainda pode reduzir a perda de relações devolvidas, ainda mais no caso de envio de e-mail marketing.

Devemos lembrar que o segmento de clientes potenciais sempre estará no centro de um definido negócio, podendo exigir muito tempo e esforço.

Na prática, o melhor jeito para alcançar os clientes é investindo em cartas ou e-mail. Os dados de cada contato devem ser corretos para aumentar a reputação da marca e da empresa. E evitar a devolução de e-mails.​ Sabemos que corrigir erros em listas de e-mails, dados de contatos e outros tipos de dados podem precisar de tempo e até mesmo dinheiro.

É indicado investir na coleta de dados precisos que validem os esforços de marketing e com a possível redução de custos. Contando com os serviços de limpeza de dados certos, a missão será mais rápida e mais barata para reduzir o retorno de cartas e de mensagens.

5 – Elevação de receitas

Todas as empresas dependem do ganho de lucros e de geração de receitas para manter a saúde do negócio. De todo modo, quando a empresa consegue achar a categoria de seus clientes e mostrar como terão mais chances de fazer vendas e ganhar mais dinheiro.

É importante separar o público certo a ser atraído, gerando mais atração para a marca e gerando altos lucros. São esforços que vão depender do uso correto de dados para atingir certos objetivos.

Muitas vezes, a baixa qualidade dos dados pode corresponder a ausência de receita e falência a grande ou longo prazo. Quando os dados de contatos e dados de clientes estão limpos, eles se tornam mais capazes e implementam melhor os esforços de marketing.

A importância do uso de dados limpos

Ao considerar o saneamento de cadastro para empresas de grande e pequeno porte, as empresas podem encontrar boas razões para utilizar esses tipos de dados. Para implementar um novo método de atendimento, vendas e rota de mensagens.

Inicialmente, a qualidade dos dados sempre será essencial para todas as empresas, pois a empresa necessitará sempre de dados que sejam de fato importantes para a manutenção das operações.

As atividades de limpeza de dados são vitais para a empresa. Ao fornecer o uso de dados errados para clientes gera riscos que poderão reduzir o valor da empresa e de sua marca no mercado.

A aplicação de saneamento de cadastro para empresas de grande porte conta também com a plano de páginas de cadastro, formulário de compras e até mesmo de landing pages como forma de gerar melhores contatos aprovados para a empresa.

Geralmente, o processo de limpeza de dados sempre reduzirá os custos de correção de problemas, pois devemos lembrar que trabalhar com dados pode incluir ainda o erro humano a ser evitado.

Dentre as principais vantagens a limpeza de dados pode permitir que o gestor concentre mais atenção em tarefas que são de fato mais importantes ao invés de ficar somente corrigindo dados.

A outra vantagem é a de poder aumentar a base atual de clientes através de dados atuais e mais precisos.

O uso de dados precisos permite à empresa melhorar a relação com o seus clientes, fazer crescer a lista de clientes importantes e melhorar o efeito dos esforços de marketing no processo de aquisição de novos clientes.

Sabemos que no ambiente online, os clientes sempre vão precisar registrar seus dados, confiar no sistema digital da empresa e confiar também nas programas de contato.

Essa é uma das principais razões que justificam a necessidade de usar dados limpos para gerar o melhor contato possível com o novo cliente.

Outro fator é a chance de usar dados limpos em vários canais, lembrando que os clientes, hoje em dia, utilizam vários canais diferentes em aplicativos ou sites de e-commerce para realizar compras sem falar quando acessam diferentes páginas de uma só vez.

Dessa forma, todas os planos de negócios dependerão do nível de informação que estão sendo feitos pela empresa de forma segura e ética para a tomada de decisão.

É importante entender que saber gerenciar definidos tipos de dados de grande porte pode parecer uma tarefa difícil, porém contando com sistemas e mão de obra de qualidade o processo se torna mais fácil.

Outra vantagem é a de contar com uma boa análise, lembrando que boa parte das empresas pode tomar decisões se baseando em análises e uso de inteligência em seus negócios, e ambos os processos dependem do nível de precisão dos dados usados.

São processos que devem contar com o uso de dados limpos oriundos do saneamento de cadastro para empresas de grande porte. Quando não há dados limpos, todo o processo de uma tomada de decisão poderá gerar resultados indesejados.

A empresa também contará com maior produtividade, lembrando que a corporação poderá se tornar mais produtiva quando todos os seus setores usarem os dados certos.

É indicado aplicar todos os esforços para atualizar banco de dados com informações limpas. Dessa forma, o uso de dados limpos eleva a produtividade em geral na empresa.

O Saneamento de Cadastros é importante para todos os tipos de empresas

Independente do segmento de mercado de atuação, o processo de limpeza ou de saneamento de cadastro permite à empresa ter acesso somente a dados de alta qualidade. Eleva a oportunidade de interagir com clientes internos e externos de forma eficaz.

Mas o processo exige a eliminação de diferentes dados formatados incorretamente ou que estejam duplicados. Dados irrelevantes ou incompletos também poderão comprometer os resultados.

Dessa forma, a empresa, ao utilizar a limpeza de dados de cadastro poderá ainda elevar a precisão de seus esforços de produção e de geração de mercado. Gerando ainda melhorias para a sua produtividade e acertando ainda mais no alcance de seu público-alvo.

Como principal resultado, o saneamento de dados é uma forma certa para aumentar a precisão das informações, melhorar a produtividade e atingir o público-alvo certo para o negócio da empresa.

Padrão estabelecido pelo Saneamento de Cadastros

Mas, o que é dado limpo? Além de estar livre de inconformidades como erros ou informações incompletas, o dado limpo deve seguir um padrão descritivo para atender os objetivos da empresa.

É importante definir o que é correto em cada dado, buscando evitar erros comuns como duplicações, uso de termos não devidos, descrições incorretas ou cadastros incompletos.

Em muitos casos, o gestor ou analista de dados poderá excluir dados excessivamente técnicos ou que são obsoletos como o contato de clientes que não atualizaram seus dados de contato.

Em boa parte dos casos, a empresa ainda deve unificar a gestão sobre determinados tipos de serviços ou materiais a serem prestados pela empresa. Verificando sempre a eficiência da gestão dos dados nos meios cadastrais.

Revisão dos processos internos com Saneamento de Cadastros

A revisão dos processos internos poderá exigir frequentemente a análise adequada para a verificação do processo de cadastro da empresa. Em muitos casos, poderá ser essencial dialogar com os supervisores de vendas, analistas de dados e pessoal do e-commerce para verificar o número de itens existentes no sistema com o estoque físico existente.

É fundamental, no processo interno, que a empresa faça a verificação dos dados cadastrais para poder verificar se os mesmos estão atualizados. E enfim verificar se cada dado ainda oferece todas as ações necessárias para preenchimento.

Conclusão

Portanto, neste artigo apresentamos os principais conceitos e práticas referentes ao saneamento de cadastros , seja para a contratação de fornecedores ou para a atração de novos clientes.

A gestão da empresa deverá sempre investir na seleção e no direcionamento dos dados, tendo como meta a limpeza e validação dos dados certos e que sejam de fato oportunos para geração de novos negócios partindo de oportunidade de contato, abordagem de vendas e disparo de campanhas com menor índice de perdas.

Atualmente, colher e administrar dados tem sido uma das tarefas mais difíceis para empresas de menor porte, porém o Saneamento de Cadastros é uma atividade que já é obrigatória em empresas de grande porte, tornando-se também imprescindível para empresas de porte pequeno.

Gostaria de saber mais sobre o assunto? Chame nossa equipe para marcar uma reunião com nossos especialistas.

Klassmatt

A Klassmatt é uma empresa especializada em saneamento, governança de cadastros de Dados Mestres e Big Data, com 23 anos de experiência, possui clientes em mais de 35 países e desenvolveu a plataforma mais avançada e robusta do mercado na área de governança e padronização de cadastros de materiais, serviços, clientes e fornecedores, a plataforma Klassmatt®. Oferecemos soluções para saneamento de dados referente as descrições, padronização, higienização, enriquecimento de materiais, serviços, clientes e fornecedores, atuamos com classificação fiscal de NCM, NBS, CEST, LC 116, tradução para diversos idiomas, categorização UNSPSC e adição de mídias, tudo de acordo com os mais altos níveis cerificações nacionais e internacionais.

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