Veja como criar a RFP ideal para os seus fornecedores

A RFP é um documento que contribui para que os processos empresariais sejam mais eficientes, além de ajudar os gestores nas tomadas de decisão. Isso vale sobretudo para aqueles que enfrentam dificuldades com prazos e produtos de baixa qualidade.

No entanto, a RFP (Request for Proposal) para ser elaborada, necessita de informações claras e precisas a respeito do seu negócio, uma vez que, por meio dela, você encontrará novos parceiros para o seu negócio. Confira este texto e tire suas dúvidas sobre o assunto!

O que é e como funciona uma RFP?

A Request for Proposal é uma solicitação de proposta, ou seja, consiste em um documento desenvolvido para auxiliar a sua empresa na padronização das negociações, sendo este encaminhado aos fornecedores que podem fornecer insumos para o seu negócio.

No entanto, o documento precisa detalhar todas as informações sobre a sua companhia. Além disso, deve conter os produtos e serviços que a empresa necessita.

Esse documento pode ser enviado para uma lista de fornecedores. Esses possíveis parceiros precisam atender todos os requisitos e condições que sua empresa exige para o projeto. Por isso a necessidade de um documento bem elaborado e claro.

Assim que avaliarem os requisitos e exigências do projeto, os fornecedores podem responder ao “convite”, apresentando a sua proposta para atender ao serviço ou produto em questão.

A proposta deve conter informações sobre valores, prazos, especificações técnicas, cronogramas de execução e formas de pagamento, que estejam de acordo com as exigidas na RFP.

O que fazer com as propostas enviadas pelos fornecedores?

Com as propostas enviadas pelas empresas fornecedoras, você pode analisar quais oferecem os melhores preços e os recursos mais adequados para o seu negócio. Caso os contratos sejam firmados, é importante formalizar os direitos, deveres e obrigações a serem cumpridas por cada uma das partes.

Essa celebração é crucial para evitar problemas relacionados ao não cumprimento dos acordos, como entregas fora do prazo, atrasos nos pagamentos e valores errados nas quitações.

Com a RFP pode beneficiar a sua empresa?

Ela oferece uma contribuição significativa no que diz respeito ao planejamento de suas ações, assim como nas tomadas de decisão referentes à cadeia de suprimentos. Além disso, oferece benefícios como:

• cadastro de fornecedores qualificados;
• captação de parceiros adequados ao seu modelo de negócio;
• padronização de empresas fornecedoras de insumos;
• maior compreensão do negócio;
• melhor relacionamento com seus fornecedores.

Esse documento também é importante para realizar o gerenciamento de fornecedores, principalmente se busca relações comerciais com empresas que disponibilizam insumos e serviços de nichos diferentes. Com isso, você consegue separar os contatos e acordos por categoria, otimizando a dinâmica do seu negócio.

Como desenvolver uma RFP perfeita?

É importante que o documento seja desenvolvido de forma correta, atendendo todas as exigências para a criação de um bom projeto. Confira algumas dicas detalhadas para ter uma RFP perfeita!

Entenda o que você precisa e escolha as pessoas corretas

Em primeiro lugar, você precisa selecionar o que necessita para realizar um bom planejamento para o seu projeto. Dessa forma, deve reunir informações importantes, como:

• volume de ação;
• produtos que precisa para o seu negócio;
• preços;
• escopo do trabalho e do produto;
• formas de pagamento;
• cronograma;
• prazos;
• restrições.

Assim que definir esses pontos, você precisa escolher a sua equipe, considerando as qualidades e o comprometimento de cada um dos colaboradores. Determine as funções e atividades que serão executadas por cada integrante, tempo para criação e estimativa de entrega.

Inclua informações claras para os fornecedores

A boa relação entre a empresa e o fornecedor depende muito de uma comunicação precisa e de negociações firmadas com base em informações claras e corretas.

Por isso, a RFP é importante para as companhias fornecedoras, uma vez que elas precisam certificar se estão aptas para atender à sua demanda e, dessa forma, propor ofertas justas.

Sendo assim, insira as informações que reuniu no desenvolvimento do projeto com bastante clareza. Fale sobre os produtos e serviços que necessita e explique onde eles serão aplicados, o volume e a margem de valor.

Insira uma cláusula de confidencialidade

Como você vai fornecer dados relevantes acerca das suas operações, detalhes sobre os produtos e projetos, é importante inserir uma cláusula exigindo confidencialidade.

Esse documento vai garantir que as informações referentes às suas operações não sejam compartilhadas, tanto pelas empresas solicitantes quanto pela fornecedora contratada, já que elas terão ciência que seus dados estarão sob sigilo.

Solicite referências dos fornecedores

É importante pedir para que as empresas incluam referências de outras companhias que já adquiriram seus produtos ou serviços. Isso permitirá que tome decisões baseadas em provas sociais, referentes à qualidade do material disponibilizado por essas empresas a outros contratantes.

Determine os modelos de resposta

O objetivo da resposta é fechar o negócio, não é mesmo? Por essa razão, é importante a forma como ela é comunicada. É recomendável que você estabeleça um padrão de retorno para as empresas em que avalia concluir um negócio.

É importante também escolher uma pessoa de cada possível fornecedora como contato principal, evitando fornecer respostas separadas para outros membros dessas equipes. Com isso, você garante que as informações permaneçam seguras e não sejam visualizadas, evitando confusões no momento de fechar o contrato.

Veja como a Klassmatt pode ajudar você a encontrar bons fornecedores

O Klassforr, software usado para homologação de empresas fornecedoras, é uma solução que pode gerar impactos positivos no seu negócio. Essa ferramenta torna sua empresa muito mais competitiva, fazendo com que ela alcance altas posições no mercado. Clique aqui e saiba mais sobre essa solução oferecida pela Klassmatt.