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Tenha em mãos um Vendor List relevante, contendo os fornecedores que podem fornecer determinado produto ou serviço.

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Processo de qualificação de fornecedores

Como funciona?

Passo 1

Comprador inicia processo de convite ao potencial fornecedor, informando o CNPJ, o e-mail de contato e as famílias para as quais deseja homologar o fornecedor;

Opcionalmente, o próprio fornecedor pode realizar um pré - cadastro através do link que está no site “Seja nosso fornecedor”;

Passo 2

Sistema realiza as consultas cadastrais às fontes públicas:

Receita Federal

Sintegra

Cadastro Simples Nacional

CND Federal

Passo 3

Com base no resultado das consultas e conforme as famílias de fornecimento indicadas para homologação, o sistema gera a lista de requisitos que o fornecedor deve cumprir para se homologar.

A listagem dos requisitos e documentos necessários é enviada por e-mail ao fornecedor com os dados para acesso ao portal;

Passo 4

Passo 5

Através do Portal, o fornecedor pode:

Passo 6

Com base da avaliação e parecer final da validação formal realizada pela Integra, a equipe de Compras e/ou Compliance do cliente deve aprovar ou rejeitar; cadastramento do fornecedor;

Após a aprovação, o cadastro do fornecedor está pronto para ser integrado ao ERP (via API ou BTP);

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Workflow

Governança de Dados Mestres

Pode ser iniciado pelo vencimento do cadastro, por iniciativa do comprador ou durante um saneamento;

A primeira fase é feita consultando a documentação pública do fornecedor

Após, é enviado um comunicado ao fornecedor informando os requisitos faltantes para a homologação dele nas famílias especificadas;

O fornecedor acessa o portal e preenche os requisitos solicitados

A central valida a documentação enviada;

O cadastro é atualizado no ERP.

Diagnóstico de Base

Compliance

Manter a listagem de Requisitos Técnicos e Legais, questionários de Compliance e Termos e Políticas;

Consultar o histórico de homologações e versões de documentos;

Associar os requisitos às famílias.

Fornecedor

Padrão Descritivo

Imputar dados cadastrais;

Enviar documentação cadastral e documentação técnica;

Preencher questionários de Compliance

Aceitar Termos e Políticas;

Informar que tipos de produtos e serviços gostaria de ofertar;

Atualizar dados e documentos sempre que desejar ou quando necessário (vencidos);

Candidatar - se a ser fornecedor espontaneamente.

Saneamento de Cadastros

Comprador

Convidar um fornecedor a se cadastrar;

Consultar a situação cadastral de um determinado fornecedor;

Solicitar a homologação ou rehomologação de um fornecedor;

Acompanhar o andamento do processo de homologação de um fornecedor;

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Organização das informações

Requisitos

São todas as exigências que precisam ser cumpridas pelo fornecedor. O conjunto de requisitos que cada fornecedor deve atender depende basicamente do tipo de processo de homologação que ele está passando e do que ele pretende fornecer (Famílias);

Os requisitos podem requerer data de emissão, de validade, emissor e número de identificação em evidência (anexo);

Os requisitos são criados e mantidos por compliance e suprimentos, e precisam ter data de vigência.

Famílias

A Família do item (material ou serviço), que será fornecido será a principal base para a definição dos requisitos que precisam ser atendidos. Propõe-se que seja adotada a classificação UNSPSC como família, mas o cliente poderá carregar a família já utilizada, se desejar

O fornecedor poderá selecionar as famílias que deseja fornecer, ou imputar a listagem dos itens (código + descrição) que fornece, para que o sistema atribua a família correspondente de forma automática

Local de prestação do serviço

Comumente vinculado a serviços, define se o prestador deverá atender algum requisito específico do local que precisará acessar em decorrência da execução do contrato.

Um fornecedor pode estar habilitado a reparar um motor se retirá-lo na expedição da planta, repará-lo na oficina dele e devolvê-lo novamente no recebimento, sem ter que acessar a planta, mas pode não estar apto a realizar o mesmo trabalho on-site

Tipo de Processo:

O tipo de processo pode ser:

Tipo de pessoa

O tipo de pessoa é definido pelo identificador inicial do processo CNPJ, registro de Estrangeiro PF ou registro de Pessoa Jurídica Estrangeira;

Documentos

Os documentos comprovam a habilitação cadastral e técnica do fornecedor. Exemplos de documentos públicos:

Exemplos de documentos que o fornecedor providencia:

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