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Tenha em mãos um Vendor List relevante, contendo os fornecedores que podem fornecer determinado produto ou serviço.
Processo de qualificação de fornecedores
Como funciona?
Passo 1
- Registro do Convite
-
Responsável: Comprador
Comprador inicia processo de convite ao potencial fornecedor, informando o CNPJ, o e-mail de contato e as famílias para as quais deseja homologar o fornecedor;
Opcionalmente, o próprio fornecedor pode realizar um pré - cadastro através do link que está no site “Seja nosso fornecedor”;
Passo 2
- Consultas Cadastrais
-
Responsável: SistemaProcesso automático)
Sistema realiza as consultas cadastrais às fontes públicas:
Receita Federal
Sintegra
Cadastro Simples Nacional
CND Federal
Passo 3
- Consultas Cadastrais
-
Sistema
(Processo automático)
Com base no resultado das consultas e conforme as famílias de fornecimento indicadas para homologação, o sistema gera a lista de requisitos que o fornecedor deve cumprir para se homologar.
A listagem dos requisitos e documentos necessários é enviada por e-mail ao fornecedor com os dados para acesso ao portal;
- Certificado de Segurança expedido pela PF;
- Autorização de Funcionamento CGCSP/PF;
- Evidência da reciclagem anual dos vigilantes;
- Certificado de Seguro de Vida em Grupo;
- Vida em Grupo.
Passo 4
- Envio do Convite
-
Sistema
(Processo automático)
Passo 5
- Acesso Fornecedor
-
Responsável: Fornecedor
Através do Portal, o fornecedor pode:
- Completar seus dados cadastrais;
- Enviar documentação cadastral e técnica;
- Preencher questionários de Compliance;
- Conhecer e Aceitar Termos e Políticas;
- Informar que tipos de produtos e serviços gostaria de ofertar;
- Acompanhar o processo de qualificação.
Passo 6
- Validação Formal
-
Responsável: Aprovação Final Cliente
Com base da avaliação e parecer final da validação formal realizada pela Integra, a equipe de Compras e/ou Compliance do cliente deve aprovar ou rejeitar; cadastramento do fornecedor;
Após a aprovação, o cadastro do fornecedor está pronto para ser integrado ao ERP (via API ou BTP);
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Workflow
Pode ser iniciado pelo vencimento do cadastro, por iniciativa do comprador ou durante um saneamento;
A primeira fase é feita consultando a documentação pública do fornecedor
Após, é enviado um comunicado ao fornecedor informando os requisitos faltantes para a homologação dele nas famílias especificadas;
O fornecedor acessa o portal e preenche os requisitos solicitados
A central valida a documentação enviada;
O cadastro é atualizado no ERP.
Compliance
Manter a listagem de Requisitos Técnicos e Legais, questionários de Compliance e Termos e Políticas;
Consultar o histórico de homologações e versões de documentos;
Associar os requisitos às famílias.
Fornecedor
Imputar dados cadastrais;
Enviar documentação cadastral e documentação técnica;
Preencher questionários de Compliance
Aceitar Termos e Políticas;
Informar que tipos de produtos e serviços gostaria de ofertar;
Atualizar dados e documentos sempre que desejar ou quando necessário (vencidos);
Candidatar - se a ser fornecedor espontaneamente.
Comprador
Convidar um fornecedor a se cadastrar;
Consultar a situação cadastral de um determinado fornecedor;
Solicitar a homologação ou rehomologação de um fornecedor;
Acompanhar o andamento do processo de homologação de um fornecedor;
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Organização das informações
Requisitos
São todas as exigências que precisam ser cumpridas pelo fornecedor. O conjunto de requisitos que cada fornecedor deve atender depende basicamente do tipo de processo de homologação que ele está passando e do que ele pretende fornecer (Famílias);
Os requisitos podem requerer data de emissão, de validade, emissor e número de identificação em evidência (anexo);
Os requisitos são criados e mantidos por compliance e suprimentos, e precisam ter data de vigência.
- Os requisitos podem ser do tipo:
- Documental (exige anexo);
- Boleano (aceita/não aceita, possui/não possui, etc);
- Numérico
- Textual
Famílias
A Família do item (material ou serviço), que será fornecido será a principal base para a definição dos requisitos que precisam ser atendidos. Propõe-se que seja adotada a classificação UNSPSC como família, mas o cliente poderá carregar a família já utilizada, se desejar
O fornecedor poderá selecionar as famílias que deseja fornecer, ou imputar a listagem dos itens (código + descrição) que fornece, para que o sistema atribua a família correspondente de forma automática
- O fornecedor está virtualmente homologado para todas as famílias que exigimos requisitos que ele atende;
- Se o fornecedor se habilitar à uma nova família precisará atender aos novos requisitos desta.
Local de prestação do serviço
Comumente vinculado a serviços, define se o prestador deverá atender algum requisito específico do local que precisará acessar em decorrência da execução do contrato.
Um fornecedor pode estar habilitado a reparar um motor se retirá-lo na expedição da planta, repará-lo na oficina dele e devolvê-lo novamente no recebimento, sem ter que acessar a planta, mas pode não estar apto a realizar o mesmo trabalho on-site
Tipo de Processo:
O tipo de processo pode ser:
- Emergencial
- Completo
Tipo de pessoa
O tipo de pessoa é definido pelo identificador inicial do processo CNPJ, registro de Estrangeiro PF ou registro de Pessoa Jurídica Estrangeira;
- Sendo PJ Nacional, o tipo ainda pode ser desdobrarem MEI, Ltda, S/S, S/A. Este desdobramento se define com a consulta do Cadastro CNPJ;
- Dependendo do tipo de pessoa podem ser exigidos mais ou menos requisitos.
Documentos
Os documentos comprovam a habilitação cadastral e técnica do fornecedor. Exemplos de documentos públicos:
- Cadastro CNPJ/CPF–RFB;
- Certidão Negativa de Débitos Federais–RFB
- Certidão Negativa de Débitos Estaduais–SEFAZ do Estado;
Exemplos de documentos que o fornecedor providencia:
- Alvará de localização;
- Contrato Social ou Ata de assembleia para S/A;
- Inscrição Municipal;
- PPCI
- Atesta dos técnicos;
- Evidências diversas;
- Certificados
