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O que são Dados Mestres e os problemas da sua falta de gerenciamento

Você conhece o termo “Dados Mestres” e no que eles podem agregar em sua empresa? Nesse artigo vamos te dar dicas e mostrar mais sobre a sua importância dentro das empresas. Nem sempre é fácil conseguir organizar todos os dados de uma empresa, para isso existe o Master Data, um local que centraliza todas as informações, deixando tudo visível para todos os colaboradores.

De uma forma bem simples, os Dados Mestres podem ter definição como conjunto de todos os dados básicos para um negócio.

Imagine que a sua empresa tem muitos setores e cada um deles tem os próprios dados com os quais trabalha para ter novas estratégias. Master Data seria um centro que une dados de diferentes das áreas que são praticamente o coração do negócio, ou seja, se alguém olhar para esse conjunto de itens, consegue saber muito a respeito da empresa.

É importante falar que nem todos os dados entram nesse grupo importante. Até porque dependendo do setor, existem informações que são muito específicas de cada área e que são muito instáveis. Por isso, são considerados Dados Mestres aquelas “peças-chave”, ou seja, dados realmente importantes para o negócio em um ponto de vista mais geral que tendem a sofrer pouca ou nenhuma alteração ao longo do tempo.

Normalmente, os Dados podem ter a divisão feita em categorias:

Em geral, os dados coletados pelas empresas se enquadram em uma dessas categorias:

  •  Dados transacionais: dados transacionais são dados gerados por vários aplicativos durante a implementação ou suporte e processos de negócios diários. Os Dados Mestre geralmente não são de natureza  transacional. A exceção a isso é quando as informações de componentes-chave, como peças ou produtos, são listadas apenas em documentos de transação, como faturas e recibos, e não são registradas separadamente (embora devessem ser).
  •  Dados analíticos: Os dados analíticos, como o próprio nome indica, resultam de cálculos ou análises realizadas em dados transacionais. 
  • Dados de materiais: informações dos produtos que fazem parte do portfólio da empresa;
  • Dados de pessoas: aqui entram fornecedores e parceiros. Clientes podem ou não entrar, dependendo do quão instável é a relação com eles. No mercado B2B, é mais comum que os clientes façam parte dos Dados Mestres porque a relação entre eles e a empresa costuma ser mais firme;
  • Dados de localização: informações de localidade, por exemplo, onde está estabelecida a matriz, as filiais;
  • Dados da organização: reúnem informações sobre a estrutura organizacional da empresa.
  • Dados Mestres: Os Dados Mestres representam os objetos de negócios reais e importantes sobre os quais essas transações são realizadas, considerando também os parâmetros pelos quais a análise dos dados é realizada.

É claro que nem só de Dados Mestres vive uma negócio. Por isso, além deles existem os chamados dados de transações, que são precisamente os que sofrem alterações com mais frequência, como por exemplo, os orçamentos, compras para estoque, pedidos e outros.

Os Dados Mestres geralmente são  agrupados em conjuntos de dados de registro de chave, que podem ter “dados primários” associados a eles. No entanto, é importante separar os dados de base dos dados de referência. Os dados de referência relacionados são como dados relacionados adicionais, como códigos postais em endereços de filiais no conjunto de dados do cartão do cliente.

São necessários para muitos processos de negócios, bem como para seus sistemas de TI. Portanto, é necessário padronizar os formatos de dados subjacentes, sincronizar valores e gerenciar adequadamente os dados  para  uma integração bem-sucedida no sistema.

Gestão de Dados Mestres

Não é exagero dizer que os Dados Mestres são o centro de gravidade de uma empresa. Por isso, certamente, eles não podem apenas existir, precisam de gerencia com estratégia e sabedoria para que se tornem fonte de informação para basear a tomada de decisões. Portanto, quando falamos em gestão de Dados Mestres, falamos de todo o processo de organizar, centralizar em um único sistema, colocar categorias e gerenciar essas informações tão preciosas.

Normalmente, esses dados ficam desfeitos em diferentes setores, então, o primeiro passo da gestão é importante centralizá-los. Além disso, também é preciso colocar um padrão para que eles sejam cadastrados seguindo uma lógica que seja entendida por quem precisar fazer a consulta. E sempre que uma informação for atualizada nesse sistema, essa atualização também deve seguir o padrão.

Falamos no início desse material que a informação é o que há de mais precioso para os donos de negócios atuais, mas ela precisa estar lapidada para fazer sentido.

Benefícios da gestão de Dados Mestres

Talvez você esteja se perguntando: organizar tantos dados é uma tarefa difícil, realmente vale a pena investir nessa caminho? Quais são os benefícios reais que essa gerencia pode gerar?

Facilitar a comunicação interna

Não existe nada pior do que uma empresa em que as informações estão adversas dentro delas mesmas. Além de causar problemas de divergência, normalmente o cliente consegue perceber que os diferentes setores não estão bem alinhados e isso transmite uma imagem ruim.

A partir do momento em que se tem essa central de dados, todos os colaboradores que precisam ter acesso a informações estratégicas (como por exemplo, o diretor de marketing, gerente de compras, coordenador de operações) vão consultar a mesma fonte e se basear nos mesmos dados para a gerencia de suas ações. Uma empresa com essa certeza se torna muito mais poderosa.

Facilitar a integração entre matriz e filiais

Para empresas maiores que tem mais de uma unidade, a gerencia de Dados Mestres é algo ainda mais sério. Imagine que um novo produto seja lançado e cada unidade tenha dados diferentes e discrepantes e se baseie neles para criar a campanha de marketing: o resultado certamente será informações desencontradas, investimento em uma ação que não vai trazer o efeito esperado e, novamente, prejuízos para a imagem pública.

Portanto, nesses casos, deve existir uma única central com esses dados importantes que representantes possam acessar das filiais. Mas tais informações não podem ficar espalhadas.

Cruzamento de informações

Dados não servem para nada se não forem interpretados. Ao organizar e gerenciar os Dados Mestres, eles ficarão muito mais claros e, a partir disso, será possível estabelecer relações entre eles. Isso pode enriquecer as estratégias de prospecção de clientes, por exemplo, ou até mesmo de retenção de talentos e, novamente, as campanhas de marketing.

Em resumo, dados bem gerenciados deixam de ser um amontoado de números e ganham sentido. Só assim eles podem fazer a diferença para a tomada de decisão.

Visualização da cadeia de valor

Quando você criar essa central de Dados Mestres, poderá visualizar graficamente com facilidade toda a sua cadeia de valor. E por que isso é importante? Porque permite identificar em quais pontos dessa cadeia é possível melhorar a experiência do cliente. Em quais etapas o relacionamento pode se tornar mais personalizado, enfim, onde agregar valor. Esse é o segredo para que a empresa possa se manter em um ritmo de crescimento sem se tornar obsoleta pelo ponto de vista do público.

Diante de tudo que foi exposto, perceba como vale a pena investir na governança de cadastros também para gerenciar e organizar esse tipo de informação. Esse é praticamente o cérebro da sua empresa, ele merece ter bons cuidados em prol do seu próprio desenvolvimento, agora vamos te mostrar o motivo de se preocupar com dados mestres.

Por que se preocupar com os dados mestres?

Antes de tudo, o gerenciamento de Dados Mestres mais conhecido em todo o mundo através da sigla MDM. Primordialmente, é uma demanda cada vez mais maior em empresas de diferentes tamanhos no Brasil e no mundo.

Acima de tudo, essa tecnologia surge de uma intensa demanda de empresas e de setores públicos buscarem a melhor e mais consistente qualidade de ativos de dados. Dados de produtos, dados de ativos e mais ainda os dados de clientes ou de local de produtos.

Então, muitas empresas globais atuam com centenas de aplicativos e outros sistemas como o CRM para o gerenciar a relação com o cliente. Ou seja, o ERP para administrar notas e dados financeiros.

Nesse sentido, entre estes e outros exemplos, temos aplicativos que tem dados. Então, podendo ser cruzados de forma dependentes com informações de diferentes setores ou divisões da empresa. Assim, as informações podem ser duplicadas ou serem pequenos pedaços.

Afinal, a empresa poderá sofrer em casos de dados que não estão atualizados, informações que não estão certas e falta de resposta nas questões mais comuns nos ambientes online de atendimento.

Assim como, desvio de dados em seus números, o que em conjunto atrapalha os resultados de uma empresa.

Dessa forma, ao utilizar os números da forma correta a marca poderá identificar quais são os seus clientes que mais dão lucro. Quais produtos apresentam as melhores margens e qual o grau de precisão na resposta da empresa em seu mercado.

Empresas, negócios e até mesmo o setor público necessitam de acesso e uso total de informações corretas. Bem vistas e que possam ajudar a criar mais chances tendo como razão um ambiente no qual os dados sempre ficam maiores.

Problemas e desafios típicos que surgem com dados mestres mal gerenciados incluem:

 Inconsistência de dados

Isso pode ser parcialmente atribuído a erros manuais na entrada e manutenção de dados, sugerindo a necessidade de sistemas automatizados de gerenciamento de dados. Também pode ser causado por redundância de dados e consolidação de informações de vários aplicativos.

Redundância de dados

Os negócios são a fonte de redundância de dados porque vários departamentos podem manter dados inconsistentes em vários aplicativos. Por exemplo, a equipe de vendas armazenaria as informações no software de gerenciamento de patrimônio do cliente, enquanto o departamento de contabilidade armazenaria as informações no software de contabilidade. As mesmas informações do cliente serão divididas muitas vezes, aumentando os custos e às vezes causando confusão.

Processos de negócios ineficientes

Quando os dados primários são armazenados com dados redundantes, podem afetar negativamente os processos de ponta a ponta de uma empresa. Por exemplo, quando há versões diferentes de dados-chave, uma ação de atendimento de pedido diferente, como pedido a entrega, faturamento e outros fluxos de processo, se conecta a um conjunto de dados mestres diferentes. Isso impede o cumprimento bem-sucedido do processo: um item pode ser enviado para o endereço errado ou um endereço desatualizado pode aparecer na fatura. Ter um sistema integrado de gerenciamento de dados totais pode ajudar uma empresa a evitar todos esses problemas e custos associados.

A importância do gerenciamento de dados

Considerando que no mercado atual estamos olhando um grande aumento de dados que clientes geram ou por usuários de aplicativos. Outros tipos de serviços online, além de olhar cada tipo de informação se torna básico para gerencia de cada tipo de dado. Como forma de aumentar o efeito dos trabalhos.

Conforme a fonte de dados aumenta, a gerencia é uma atividade muito falada para a manter as decisões de cada dado atualizadas e corretas.

Quando falamos do dado mestre vamos lembrar que boa parte dos sistemas digitais apresentam conjuntos de listas de dados. Que pode partilhar, repassar e utilizar as listas em diferentes aplicativos.

E podemos exemplificar o ERP, cadastro de clientes, cadastro de produtos ou itens de produção, dados de contas. E entre outros dados que sempre dependerão de inclusão e atualização desses dados.

Dados básicos

A gerencia de Dados de Mestres começa com o trabalho olhamos os dados básicos. Que lidam com informações iniciais como lista de clientes, produtos, local, funcionários e itens da empresa.

Geralmente os itens de cada dado devem ser gerenciados por um software MDM de forma mais difícil e que pode desafiar as definições mais básicas.

Porém, quantos Dados Mestres se pode alterar conforme vão se adicionando novas informações e determinações.

A qualificação dos dados mestre

A seguir vamos apresentar os principais problemas dos dados que prejudicam sua qualificação, entre eles:

1 – Dados sem estruturas

Se referem aos dados apresentados em e-mail, artigos de revistas, white papers, portais de intranet, dados de produtos, arquivos de PDF. Até mesmo materiais de marketing.

2 – Meta de dados

Estes dados que vem atuando sobre outros dados. Ele pode ocupar em ou conjunto ou armazém formal de dados. Como definições de relatórios, documentos XML, banco de dados citados, log, conexões ou arquivos de configuração diversa.

3 – Nível do dado

São informações que junto com os dados conseguem guardar determinadas relações entre outros dados que existem. Podem ter o armazém como parte de um sistema contábil ou de modo separado com uma descrição de relações comerciais em um mundo real.

Envolve estruturas de negócios da empresa e até mesmo da linha de produto. Ele pode ainda ser considerado como um comando de super MDM, e pode ser mais importante em certa tarefa.

Sobre os Dados mestres

O tema principal deste artigo é quando falamos em gerenciar dados mestres. Pois é uma atividade que lida direto com dados que existem dentro de uma empresa. E que são capazes de descrever os objetos ao redor dos negócios que estão em processo de transporte.

Esses dados quase não se alteram e podem ter dados de referência que são vitais para a gestão de um tipo de negócio.

Geralmente, o Dado Mestre não tem padrão de transição mas pode ter uso para descrever as ações. Lida com questões críticas de uma empresa com esse dado envolvendo vários domínios e outras categorias de cada domínio.

Outras níveis de práticas

A atividade prática de gerenciar Dados Mestres pode formar competências internas das equipes de analistas de dados.

Em alguns casos, por exemplo, o cliente será cadastrado em um conjunto de dados de segmento. Baseado em incentivos recentes, histórico de consumo e outras informações.

Por outro lado, o registro de produtos pode lidar com inserção de produtos mais segmentados para o setor da indústria. Por exemplo, ou conforme o ciclo de vida de cada tipo de produto.

Quais dados fazer controle?

Inicialmente, todos os dados podem ter gerencia. O processo para identificar certos tipos de informações ou itens que existem em cada dado mestre pode ser muito simples.

Porém, não são todos os dados que tem potencial de dados mestres ou que podem ter a gerencia dessa forma.

Geralmente, os dados mestres são uma pequena parcela dos dados que existem em um certo volume e quantidade. Mas alguns dados vão poder se tornar muito mais complexos ou mais valiosos que os outros dentro do processo.

Definições para um projeto

Na maioria dos casos, os dados recebem conceitos diferentes de acordo com o projeto que vai ser desenvolvido e aplicado.

Mesmo que seja muito simples enumerar vários tipos de listas de dados mestres. Pode ser desafiador tomar decisão de escolher quais itens de dados de uma empresa deve ser avaliado ou não.

Nem sempre os dados tem caraterísticas de mestres e precisam de outra gerencia. Em um último caso, a decisão de qual tipo de lista de dados deve ser estudado vai depender no tipo da sua categoria. Conforme o comportamento e necessidade de uma mesma ou variada informação, a importância dos dados mestres já é mais do que perceptível, mas vamos te ajudar a entender um pouco melhor.

A importância do gerenciamento de dados

O processo de gerenciamento de dados mestre é de suma importância para uma empresa ou instituição. Ao identificar, por exemplo, um endereço incorreto no cadastro de um cliente, isso poderá gerar custos e perdas com o envio para o endereço errado.

Outro fator é rastrear erros de preço em um determinado e-commerce ou lista de produtos no estoque. O que poderia impactar nas contas da empresa e no cálculo do lucro presumível.

Nesses casos exemplificados, os Dados Mestres identificados devem ser consistentes e corretos. Mesmo em situações nas quais os dados mestres não apresentam erros.

O ambiente de negócios

Geralmente, grande parte das empresas podem crescer através de fusões ou aquisições. E na prática cada empresa que se compra vem juntamente com seus dados.

Em muitos casos poderia ser possível somente unir os dados de duas ou mais empresas que compõe um grupo empresarial complexo. Porém em muitas fusões nem sempre as empresas pertencem a um mesmo segmento de mercado.

Poderia ser simples unificar os novos dados provenientes da empresa adquirida com os Dados Mestres da compradora. Mas no caso de empresas que pertencem a mercados diferentes, países distantes e classes de clientes diferenciadas.

Não é aconselhável investir a curto prazo nessa unificação.

Raramente nestes casos, atenderão o mesmo cliente. Pois em grande parte dos casos o número dos clientes registrados e os números dos produtos e das peças serão uma atribuição do sistema utilizado. Que cria automaticamente os registros mestres vinculados.

Na prática o uso de Dados Mestres de cada item pode dificultar o processo pela reconciliação. Em casos de peças ou produtos oriundos de fornecedores diferentes.

Principais benefícios

Ao decidir criar uma lista de Dados Mestres comuns, no caso de empresas pertencentes a um mesmo segmento ou atuação de mercado. Teremos os seguintes benefícios consolidados:

  • Utilização de fatura única que poderá gerar economia de dinheiro e melhorias de qualidade para atingir a satisfação do cliente final;
  • Redução de preocupações com o envio de conteúdos de marketing para um cliente em diferentes listas de clientes;
  • Visão consistentes sobre os clientes de todas as organizações, podendo antecipar condições de entrega de produtos, valor do frete. Uso de determinada agência de pagamento e entre outros aspectos;
  • Organização de itens e produtos a serem ofertados ou utilizados reduzindo riscos de desperdícios ou elevação de custos.

O que fazer?

Ao saber o que é gerenciamento de dados mestres ou MDM (Master Data Management) refere-se a uma tecnologia, conjunto de processos e de ferramentas. Que visam garantir que todos os dados, principalmente, os mestres sejam utilizados de forma coordenada.

Ao pensar em o que fazer? É fundamental criar políticas de identificação, uso e coordenação para toda a empresa. Esse tipo de gerenciamento deve ser reconhecido pela empresa como um recurso primordial considerando que o MDM é um serviço de dados. Que ajuda na unificação de dados precisos, consistentes e completos.

Para muitos pode se tratar apenas de uma solução tecnológica para o banco de dados. Porém ajuda a implementar modificações importantes na cultura organizacional da empresa e na geração de melhores resultados.

Devemos lembrar que o MDM abrange ainda a geração e manutenção de dados mestres limpos e comprometidos com determinadas questões para se analisar.

A Tecnologia certa

Dessa forma, ao utilizar a tecnologia certa, o gerenciamento de Dados Mestres pode ainda usar um único domínio referente a lista de clientes ou de produtos. Por exemplo, bem como a de vários domínios.

A Implementação

Devemos ressaltar que a implementação do gerenciamento de dados mestres deve ter coordenação e contar com equipes habilitadas. O esforço inicial poderá exigir mais investimentos em máquinas, sistemas, softwares, treinamento e em contratação de profissionais habilitados.

Porém, com o passar do tempo, haverá efetivo ganho de organização e de segurança na qualificação e manipulação de determinados dados de forma precisa.

Atualmente, muitas empresas da área tecnológica e não tecnológica têm investido pesado em soluções nesta área.

Conclusão

Enfim, neste artigo apresentamos importantes conceitos sobre o gerenciamento de Dados Mestres. Em suma, os tipos de qualificação de cada dado e a aplicação desse tipo de tecnologia metodológica e prática.

Em conclusão, refere-se a um processo complexo que pode exigir altos investimentos financeiros e de dedicação de tempo dependendo da quantidade de dados para se trabalhar.

Assim, o MDM permite incrementar novas tecnologias e conhecimentos que, de modo profissional e bem coordenado, pode gerar positivos retornos.

Sobretudo, é fundamental que o projeto conte com suporte e o envolvimento de usuários competentes.

Nos tempos atuais, investir em big data e diferentes tipos de informações digitais é uma obrigação, principalmente, quando notamos o crescimento de uma empresa. Por outro lado o Dado Mestre jamais poderá ter dispensa em um projeto mais abrangente.

Enfim, independente do porte de uma empresa e de seu segmento de atuação mercadológica, temos a missão de implementar o MDM de forma consistente e direcionada.

Para evitar desvios de dados ou erros que, no futuro, comprometam a missão de uma empresa junto aos seus colaboradores e clientes.

Portanto, esse tipo de gerenciamento lida diretamente com a organização, eficiência, segurança e direcionamento de informações junto ao mercado. Enfim, à própria corporação de modo a gerar melhores práticas organizacionais e efetivas. Agora vamos te mostrar melhor como fazer a gerencia destes dados.

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Nathalia

klassmatt

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