A gestão dos fornecedores é uma das coisas mais importantes para o setor de compras da sua empresa. Aqui, explicaremos o que é homologação e porque você precisa conhecer os benefícios dessa prática, de modo a agilizar os processos da sua companhia.
Para a entrega de bons resultados e redução de custos, a homologação de fornecedores garante que a sua empresa seja competitiva e tenha uma boa posição no mercado, na frente de outras do mesmo setor.
Os fornecedores são um dos parceiros mais importantes de uma organização, especialmente para o recebimento de produtos, para o uso no processo de produção, e, também, para a economia do espaço na gerência de materiais e serviços. Venha saber mais!
O que é a homologação de fornecedores?
Em suma, a homologação de fornecedores é o procedimento conduzido por uma empresa para aplicar certas condições aos seus parceiros, buscando garantir o fornecimento de serviços e/ou insumos necessários para sua operação.
É de extrema importância buscar padrões de atendimento na companhia fornecedora. Após escolher as condições, os acordos e os pedidos para garantir que o fornecedor entregue os itens que você deseja, sejam eles de bens, sejam de serviços, você pode começar a pensar no contrato formal com o seu novo parceiro.
Esse processo crucial resulta nas seguintes conclusões: em primeiro lugar, a seleção minuciosa diminui muitos riscos na gestão de fornecedores na cadeia de estoque, trazendo melhorias para os materiais da instituição.
Em segundo lugar, o processo deixa a negociação e as compras mais seguras, oferecendo mais confiança para os negócios com o fornecedor que você escolheu para ser seu parceiro. Por isso, a importância de saber o que é homologação de fornecedores.
Etapas para a homologação
Em geral, a aprovação dos fornecedores pode ser dividida em três fases: pré-cadastro, aprovação e cadastro. Essas etapas vão definir a qualificação de fornecedores e se eles são adequados ou não para aquela determinada empresa.
Primeira etapa
Saber o que é homologação também significa entender os processos. A primeira etapa é o pré-cadastro, em que o fornecedor pleiteado entra em contato com a companhia para fechar um contrato com ela. Assim, ele oferece bens e serviços para a organização buscando a contratação.
Nada impede, também, que a empresa procure rapidamente um fornecedor em um catálogo, que nada mais é do que uma base de dados em que são feitos cadastros de fornecedores, deixando mais fácil a busca pelas instituições.
Segunda etapa
Em seguida, na aprovação, a organização realiza uma série de buscas sobre o fornecedor, para saber se ele atende às condições e qualidades que a companhia busca para atuar junto dela.
Nessa etapa, a empresa deve ter cuidado ao olhar os documentos e as certificações do fornecedor. Consultar os cadastros públicos para saber a atuação junto às outras empresas também é pertinente. A partir dessa base, pode-se negociar um preço mais barato com o fornecedor.
Terceira etapa
Por fim, se o fornecedor estiver dentro das regras definidas, ele é registrado no sistema da instituição como aprovado após ser verificado. Percebe-se, assim, a importância de entender o que é homologação para ter maior segurança na hora de fazer negócios, garantindo a redução de riscos.
Veja o que é homologado
Agora, o que é homologado? Esse termo significa aprovar ou reconhecer oficialmente. Ou seja, são os fornecedores que já passaram por todos os processos descritos acima e foram aceitos pela empresa, já podendo dar início a parceria.
Principais riscos de aceitar fornecedores sem certificação
A legislação tributária brasileira é bastante complexa. Por isso, é fundamental que o fornecedor esteja em dia com seus documentos e suas obrigações fiscais — CNPJ, cadastro municipal, cadastro estadual, alvarás, estatutos e diversos outros documentos comprovam sua solidez e seu comprometimento.
Isso evita que os fornecedores contratados esteja envolvido em algum tipo de atividade ilegal sem que você tenha conhecimento, desde irregularidades fiscais a até mesmo trabalho análogo a escravidão.
Tenha a tecnologia como aliada
Agora que você entendeu o que é homologação, deve ter em mente também que a tecnologia é uma importante aliada na gestão de fornecedores. Por meio do uso das ferramentas certas, uma companhia pode reduzir custos, mitigar ameaças, centralizar e integrar seus processos de gestão de dados, financeiros e de riscos.
O procurement é uma das áreas mais importantes do negócio, pois trata diretamente das relações comerciais da organização, desde o recrutamento até a aprovação de fornecedores e outros processos.
Além disso, é uma área sujeita a uma ampla gama de leis e regulamentos, e continua sendo um dos principais centros de fraudes e outros atos ilícitos. Por isso, ao aplicar estratégias de compliance na homologação de fornecedores, a empresa garante maior controle sobre todas as etapas da cadeia de suprimentos.
Por esses motivos, o compliance oferece benefícios como a criação de ações para prevenir, detectar e corrigir anomalias, como erros e fraudes; a definição de critérios claros para os processos de seleção de fornecedores; negociações baseadas na ética e na lei; a identificação de riscos e incertezas, entre outros.
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