Nos últimos anos, a implantação de ERPs têm se tornado tendência absoluta em companhias dos mais variados segmentos. Isso acontece devido ao ganho em produtividade e crescimento que ele proporciona. Apesar dos seus benefícios, esse tipo de tecnologia requer alguns cuidados, principalmente no momento inicial de implementação.
O Enterprise Resource Planning refere-se a um sistema para organização e gestão empresarial, que concentra todos os cadastros e os processos de uma empresa e que atua na administração e automatização de processos. Quando o gestor da empresa traz esse sistema para dentro da organização, ele provoca uma quebra de paradigma com relação aos processos vigentes.
Por essa razão, a implantação de ERP precisa ser cuidadosa. Senão, pode se tornar caótica em vez de contribuir. Caso a sua empresa não possua o sistema ou você não saiba bem como escolher o melhor tipo para o negócio, confira os cinco principais cuidados que o empreendedor deve tomar.
1 – Conheça profundamente a empresa fornecedora e o produto que você está comprando
Existem muitas opções de negócios especializados em tecnologia que fornecem sistemas de gestão integrada, como o ERP. Por isso, é preciso atenção ao escolher um para a sua empresa.
Uma dica importante para a implantação de ERP é buscar informações sobre a empresa e tentar contato com outras pessoas que tenham adquirido o mesmo serviço. Dessa maneira, você consegue saber qual foi a experiência delas.
Solicite uma explicação detalhada do programa e das funcionalidades que ele oferece. Verifique também se existe a chance de personalizá-lo conforme as suas necessidades. Em seguida, peça para realizar um teste gratuito da ferramenta antes de fechar o negócio.
Por fim, faça uma pesquisa sobre a reputação da empresa e se informe sobre o suporte que ela oferece. Investigue desde a fase de implementação até o pós-venda, quando o sistema ERP já estiver funcionando.
2 – Faça um planejamento e diagnóstico da empresa
Como o sistema vai modificar grande parte dos processos internos, é necessário que a empresa realize um planejamento antes de mais nada. Primeiro, mapeie os processos para entender de que forma eles são realizados no momento, o que necessita ser aprimorado e o que tem tomado mais tempo dos colaboradores.
Todo levantamento vai ajudar a companhia a começar a negociação com o futuro fornecedor, pois o diálogo estará num nível mais elevado. Conhecendo a solução necessária, você tem condições de avaliar se o sistema oferecido para implantação de ERP realmente será um investimento vantajoso ou não.
3 – Selecione cuidadosamente o time de implementação
Após escolha e teste de um sistema alinhado com as necessidades do seu negócio, é hora de começar a implementá-lo. Nessa etapa, o gestor precisa selecionar de maneira estratégica as pessoas que vão participar desse processo de implantação de ERP.
O ideal é contar com a participação dos colaboradores de cada um dos departamentos impactados pelo programa. A escolha das pessoas deve ser criteriosa, pois são eles que vão integrar o restante do time nessa nova tecnologia. Portanto, dê prioridade para profissionais com habilidades de liderança e comunicação.
Por fim, coloque alguém como responsável geral pela implementação desse novo sistema, coordenando o restante da equipe. Uma dica é colocar um colaborador da área de TI, pois ele vai ter contato com a empresa que está oferecendo o programa e entende o seu funcionamento.
4 – Realize a capacitação profissional da equipe
Após selecionar os colaboradores que farão parte da equipe responsável pela implementação, é importante capacitá-los adequadamente para a função. Caso a companhia conte com um departamento de TI consistente, algum funcionário do setor pode ministrar o treinamento para os demais.
Às vezes, a própria fornecedora do sistema presta esse serviço de capacitação. De todo modo, a equipe precisa ser treinada para utilizar a ferramenta antes de ela entrar em operação. Isso evita contratempos.
5 – Faça uma gestão da mudança
O trabalho de transição deve continuar em conjunto com um software de cadastro de materiais para potencializar os resultados e eliminar erros. Esse saneamento de cadastros deve iniciar ainda durante a implantação do Enterprise Resource Planning para assegurar um projeto eficiente.
Após a implementação, o trabalho prossegue. De modo geral, é sempre melhor atuar de maneira transparente com um pronunciamento oficial para os colaboradores. Nessa comunicação, deve constar a importância desse passo, além de facilidades e benefícios que a ferramenta vai proporcionar.
Como a Klassmatt pode auxiliar na implantação de ERP?
A Klassmatt atua no momento em que as empresas estão implantando o sistema. O ERP não tem padrões pré-definidos de cadastro, e isso pode gerar preenchimentos equivocados. Com a integração entre as duas plataformas, assegura-se a unicidade do registro das informações e a integridade dos dados.
No saneamento de cadastro, é realizada a limpeza, organização e padronização do cadastro de produtos no sistema. Já na governança de dados, acontece a manutenção dessa organização e padronização com o controle dos dados futuros. Assim, eles já são inseridos no software com o preenchimento correto.
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