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Homologação de fornecedores: Como Fazer?

Antes de tudo, como fazer a homologação de fornecedores? Primeiramente, se trata de um meio que se virou fundamental para escolher seus parceiros. Para que a sua empresa não sofra com a falta de itens e de qualquer tipo de produtos que precisa no seu dia a dia.

Homologação de Fornecedores

Primeiramente, a meta é que não falte produtos com o uso desse processo em sua empresa e que não tenha os atrasos e as produções.

Enquanto, hoje em dia, o tempo se tornou cada vez mais importante para empresas que precisam contar com produtos em seus estoques. Para atender as vendas que vem a aumentar.

Acima de tudo, o grande objetivo é atender os clientes. Com qualidade e entregar os produtos dentro do tempo que foi falado para não deixar o cliente esperar por muito tempo.

As vezes, entre outros motivos esse tipo de aprovação se trata de um cadastro que ajuda a mostrar os fornecedores atuais. Enfim, seu histórico e as condições de compra e venda junto a cada de fornecedor.

Neste artigo vamos enfim, falar mais sobre essas ideias e uso das práticas que acabam com esse tipo de tarefa.

O que é a homologar um fornecedor?

Em suma, se trata de um método que te ajuda na escolha, cadastro e aprovação do fornecedor escolhido. Para que ele esteja com aprovado a vender e fornecer itens ou produtos para as tarefas da empresa.

Dessa forma, como foi visto nos casos dos carros, a produção ou a venda de produtos pede que a empresa tenha um bom fornecedor. Enfim, homologar deve funcionar também para validar a lista geral e considerar a produtividade e a qualidade como um todo.

Dessa forma, é come esse processo, que empresa vai diminuir os gastos que o processo de busca gera dentro do negócio. E, as vezes, aumentar a confiança e a segurança que se tem com os fornecedores.

​Como funciona a homologação de fornecedores?

Antes de tudo, se estuda como homologar um fornecedor, nesse momento devemos olhar as qualidades que ele deve apresentar para ser visto pela empresa como um bom parceiro.

Antes de tudo, junto das melhores qualidades, o fornecedor precisa ser entregar na hora as entregas, ter bons produtos. Bem como, ter um bom preço, juntar um bom serviço e cumprir todos os acordos feitos com os seus clientes. Bem como, oferece suporte técnico, atualiza o seu cliente com as informações certas e completas. Sobretudo, é importante ter um bom histórico no mercado, apresentar documentos sempre que preciso. E enfim, tem que obedecer às regras fiscais e jurídicas, a unir suas melhores qualidades técnicas e financeiras, se tornando a melhor escolha na hora de se procurar um fornecedor.

Antes de mais nada, a empresa deve analisar os seus fornecedores atuais e ver se tem qualidades que são o que sua empresa precisa e depois sim procurar novos formadores e estudar eles.

Na prática, como fazer a homologar um fornecedor do jeito certo?

Se a sua empresa faz carros, ela vai precisar de fornecedores de peças elétricas. Por outro lado, se uma loja vende carros ela deve ter os melhores fornecedores de carros para atender os seus clientes e manter eles em contato com você.

De todo modo, a empresa vai precisar realizar uma ação para que seja selecionado um bom fornecedor. Para deixar essa escolha fácil e rápida o dono do negócio pode fazer uma lista onde tenha informações sobre ele, seguindo as dicas que já falamos acima.

Etapas de estudo

Para realizar um estudo e escolher o melhor fornecedor para ser seu parceiro nas vendas, a empresa deve olhar os as informações seguir, desse jeito ela vai poder ter ideia do que o fornecedor pode ter de bom:

– Ajudado: É um nível de competição que o fornecedor apresenta em relação aos outros. Por outro lado, a empresa deve ter uma lista com outras opções de fornecedores que possam substituir o fornecedor principal para que desse jeito nunca falte insumos para sua produção e assim seu lucro fica igual, sem ter alteração por causa de um fornecedor que não cumpriu o prazo.

– Estratégico: A empresa tem que ver se o fornecedor tem o controle do seu mercado ou se apresenta valor para ganhar dos concorrentes em todos os níveis que a empresa busca.

Commodity: Nesse item a empresa deve ver se o fornecedor tem insumos o suficiente para atender o que sua empresa precisa e se caso algum dia ema precisar de mais do que o comum, se esse fornecedor vai conseguir atender ela.

– Oferta: O fornecedor pode apresentar níveis de ofertas baixos ou altos, ou ainda oferecer obstáculos para acesso de seus produtos. Principalmente, no caso de fornecedores de fora do país.

– Pré-cadastro : Nessa etapa começa os primeiros passos de saber como fazer homologação de fornecedores. Sabendo que é através do pré-cadastro que temos as informações iniciais de contato e perfil de cada empresa.

– Homologação: Nesse ponto estamos de fato fazendo a seleção do fornecedor vendo se ele apresenta todos as normas pedidas.

– Cadastro final: Essa é a etapa final do processo no qual temos o registro do fornecedor já aprovado.

A importância da homologação de fornecedores para a empresa

É importante que a empresa possa ter a certeza que seus pedidos sempre vão chagar no destino do jeito certo. Cada item deverá ter a entrega dentro do prazo estabelecido considerando outros motivos conforme o que foi planejado.

Homologação de Fornecedores

Logo que um fornecedor pode ter sua homologação, se pode gerar a abertura. De um melhor relacionamento entre a empresa que vende produtos e a empresa que compra para produzir ou revender.

Depois da homologação a empresa que compra vai conhecer as principais ações, as formas de trabalhar e condições de entrega de cada fornecedor.

Entre outros motivos temos também a avaliação pelo do preço de cada produto. Porém, o preço não pode ser a único fator a ser considerado, sendo importante olhar o nível de qualidade e de benefícios.

Algumas empresas também erram ao não estabelecer uma relação mais próxima com a empresa que fornece produtos e insumos. O que poderá gerar negativos impactos para a atuação da empresa.

Uso de sistemas

Ao saber como fazer homologação de fornecedores, é importante ter sistemas e ferramentas digitais que te ajudam. Organizar listas e todas as informações de cada fornecedor.

As soluções digitais organizam os dados de contatos e tornam o contato mais próximo e mais exato.

O cadastro deve ser feito usando programas e aplicativos que se baseiam em sistemas de registros. Podendo também contar com o processo de auto cadastro, contando com gerenciamento de dados e de qualidade em tempo real.

No mercado atual de tecnologia da informação existem programas grátis mais simples e sistemas pagos. Com soluções para atender níveis de informações mais difíceis que podem ajudar na gestão de documentos e na hora de tomar a decisão.

Todo o processo de homologação se torna mais simples com a soma de programas. E de sistemas que ajudam a unir informações e deixar o processo mais rápido.

A seguir apresentamos as etapas mais simples para que empresas de diferentes setores saibam como fazer homologação de fornecedores de modo seguro e bem focado.

1 – Pense na segmentação

Quando a empresa separa os perfis de fornecedores ela consegue se relacionar melhor com eles e ter mais proximidade. Dessa forma, cada área entende os riscos e as oportunidades de cada perfil de fornecedores calculando a chance de retorno.

Por exemplo, a sua empresa poderá separar organizando uma lista com fornecedores de São Paulo ou somente do de fora do país.

Porém, essa separação é feita pela atividade de cada empresa. E a missão a ser feita como mostramos a seguir, desse jeito a segmentação é realizada por área:

Veja a seguir:

Fiscal: Através da segmentação fiscal podemos criar grupos de fornecedores considerando os dados do CNPJ e dos demais ativos fiscais.

Tributário: Ao verificar se o fornecedor tem um bom histórico com tributos também podemos organizar uma lista considerando esse ponto. Para evitar contratar serviços de empresas que escondem impostos ou estão envolvidas com problemas fiscais.

Trabalhista: no segmento trabalhista podemos escolher empresas que fornecem e que estão em acordo com a legislação dos trabalhista atual.

Atuação: A empresa que compra pode selecionar por segmento de atuação podendo aumentar o número de empresas por cada grupo.

Saúde e segurança: Contratar empresas que possuem programas de cuidado com riscos, comissões internas de saúde e segurança no trabalho. Gerando mais segurança para realizar as parcerias.

Razão social: Empresas que investem atuam em missões sociais podem ser boas candidatas no momento da homologação de fornecedores, por trazerem crédito ao seu negócio.

Reputação: Um ponto grande que pode ajudar é observar o nível de valor de potencial que um fornecedor tem no mercado. E como sua reputação pode ser vinculada com a marca de sua empresa.

Outros quesitos: Enfim, existem outros fatores para considerar, como as certificações que o fornecedor possui. Como no caso do ISO 9001 um selo de qualidade do fornecedor.

2 – Avalie a qualificação

O processo de homologação de fornecedores também tem ligação ao de qualificação que também depende da visão antes apresentada.

Nessa etapa é importante considerar qualidades que devem ser analisadas como todas as informações e certificados que o potencial fornecedor possui.

A empresa que contrata também poderá verificar se existem questões jurídicas ou financeiras nas atividades do fornecedor com outras empresas.

Porém, na etapa de qualificação se busca transformar o processo mais rápido procurando avaliação de padrões de riscos.

Dentre os principais fatores, é preciso ver a pontualidade na entrega. Também sendo importante olhar, qual o processo de revisão dos padrões de qualidades são aplicados. Uso de comunicação claro, capacidade de responder à procura, apresentação de preço justo, apoio para ajudar a sua empresa a alcançar os lucros. Oferta de suporte técnico, possibilidade de cumprir acordos, estar disponível para negociar com o cliente.

3 – Homologação

Por fim chegamos à etapa de homologação. Nessa fase estamos criando uma lista completa com os melhores fornecedores que estão preparados para atender a sua empresa.

Tendo as listas, todos os documentos nas mãos a empresa vai poder então saber como fazer a homologação de fornecedores de forma segura. Começando um novo processo para os contatos e negociações.

Por outro lado, é importante monitorar os fornecedores já homologados. Com o passar do tempo para verificar mudanças futuras em novos orçamentos, precificação e condições de cada item a ser adquirido.

Evite erros

Antes de tudo, a empresa que contrata precisa evitar erros no processo de homologação e fazer de novo de lista de fornecedores. Se trata de um processo difícil e com tempo que não poderá perdido.

Depois da homologação, a empresa deve ficar alerta aos casos de violação da lei por parte dos fornecedores. Evitar muitos papeis, e evitar não monitorar a qualidade dos fornecedores.

Manter uma boa relação com os fornecedores gera uma responsabilidade alta no momento de poder usar as ferramentas certas. Para monitorar e fazer a manutenção dos fornecedores já homologados.

Avaliação do atendimento

Homologação de Fornecedores

Outro fato importante é procurar olhar o nível de qualidade que o fornecedor atende. Mesmo que ele atenda a todos as condições (e apresentadas antes neste artigo). É vital olhar se ele atende dentro do prazo, se ele ajuda a sua empresa a completar prazos e, se tem boa educação no atendimento.

Porém a avaliação pode ser registrada pelos responsáveis de sua empresa que vão poder adicionar traços de qualidade ao lado do nome de cada empresa.

Conclusão

Enfim, mostramos como fazer homologação de fornecedores, apresentamos os principais passos para realizar essa tarefa e indicamos os erros devem ser evitados.

Geralmente, se trata de um processo de muito trabalho que pode consumir semanas ou meses de empenho. E que não poderá desperdiçar tempo e dinheiro da empresa que contrata.

É fundamental manter o total fornecimento, principalmente, para a empresa contar com o apoio e suporte necessário.

Quando se aceita contratar um determinado fornecedor a empresa está abrindo caminho para um novo parceiro de negócios entrar em seu ambiente como fornecedor.

A homologação faz a criação de relação através da transparência e qualidade da produtividade.

Porém, é importante pensar na capacidade de resposta do fornecedor. Na qualidade dos produtos e serviços, verificar condições fiscais e jurídicas corretas para continuar com a parceria.

Atualmente, empresas de diferentes tipos buscam por bons fornecedores sendo importante fazer uma seleção segura e organizada, ampla ou fechada. Querendo atender os projetos e objetivos da empresa que contrata.

É importante dedicar tempo, dinheiro e energia para fazer homologações profissionais e que levem mesmo a empresa no presente e no futuro. Assim a empresa vai ter resultados para suas atividades de produção e de vendas.

Portanto, é muito importante realizar esse processo de forma séria. Bem voltada desejando atender as necessidades de produção da empresa que contrata em seu mercado de atuação.

Os fornecedores são uma parte muito importante para o sucesso da empresa. Portanto, é muito importante ter um controle e conhecer de perto todos as dificuldades que podem prejudicar seu negócio.

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