A importância da governança de cadastro
Você conhece o processo de Governança de Cadastros de Materiais e como ela pode ajudar o seu negócio a ter lucro? Fique conosco até o final do artigo que temos muitas informações que podem te ajudar!
Saindo do mundo público e chegando também a mundo privado, a palavra governança de cadastros se tornou na prática o mesmo que competência. No que diz respeito à administração das empresas, em especial na governança dos negócios.
Hoje mostremos mais desse mundo para você possa entender o motivo de ele ter ligação aos empreendedores.
Sobre a governança de cadastros nas empresas e a sua importância
Governança nas empresas é um conjunto de todos os processos. Internos, leis, políticas e padrões que uma empresa coloca como regras para guiar suas atividades e relações com os clientes, os fornecedores, os parceiros e os outros acionistas. Sua base é o entender de que o caminho não é buscar o lucro a qualquer custo e sem pensar de todas as situações. Mas sim cuidar para conseguir equilibrar os gostos de todos os setores juntos no negócio, sejam eles de dentro da empresa ou de fora da empresa.
Por exemplo:
Pode não ser legal e obrigatório que a empresa tenha disponível certas informações para os seus fornecedores, os parceiros e os clientes. Mas ela pode fazer disso uma ação interna de governança, a fim de aumentar os laços com esse grupo. Nem tudo que a governança colocará está visto em lei, mas tudo que está visto em lei é colocado por ela. Ou seja, também é papel dela garantir que o negócio cumpra as leis atuais.
Existe o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. Que coloca os seus métodos básicos, sendo eles: ser transparente, igualdade, prestar contas e ser responsável pelo negócio.
Usar políticas iguais a esses métodos é o mais importante. Primeiro pelo fato de que os clientes e os investidores estão cada vez mais ligados a essas ações antes de acharem uma marca para se tornarem parceiros de negócios. As empresas com um sistema de governança com uma boa construção e é mesmo seguido por toda equipe. Essas empresas valorizam a sua própria imagem diante do público final que são os seus clientes, mostrando serem sérias e confiáveis. Isso faz a diferença, até para conseguir créditos com bancos.
Portanto, se você que atrair os investidores, os novos clientes e os novos talentos para compor a sua equipe. Seu foco não pode ser só apenas ter um produto ou serviço de qualidade para oferecer para os seus clientes. Ele precisa ter a companhia de uma boa gestão que sempre da prioridade para as boas normas da governança dos negócios para os cadastros.
Inclusive, uma administração focada em governança de negócios também traz benefícios muito mais práticos.
Um deles é uma gestão mais própria com a missão, visão e valores da empresa, simplesmente porque esses três dados vão estar muito mais claros. Assim, a sua ação será mais prática e será própria para o discurso que você quer fazer. Esse é um dos principais dados para construir uma marca forte para ser sempre lembrada por todos os clientes.
Outro ponto muito importante, é que a governança ajuda a gerenciar as confusões. Tanto os de dentro da empresa, como os administrativos, quanto aqueles que acontecem entre a equipe de dentro da empresa e externo os clientes do negócio. Essas brigas vão sempre acontecer, porque são normais do ser humano e, logo, não tem como evitar. Porém, se a empresa for correta em suas ações com sua equipe, estiver com as regras diretas e registradas. O caminho para gerir os problemas já estará escrito e será de conhecimento de todos, basta seguir ele. Assim, o sua empresa não vai se perder o equilíbrio devido a questões desse tipo.
Governança de cadastro
A governança corporativa não é o único tipo de processo importante em uma empresa, existe também a governança de cadastros. Basicamente, se trata de definir leis, padrões e boas práticas para gerir cadastro de materiais, clientes e fornecedores. Assim como no caso antes falado, aqui um dos objetivos é também é fazer com que esse método se torne mais claro.
Estabelecer um padrão que deve ter sequencia sempre que um fornecedor novo estiver no sistema. Por exemplo, toda equipe que acessa esse banco de dados terá conhecimento das mudanças. Desse jeito, vão entender rápido os aspectos importantes relativos a esse fornecedor.
No caso da governança de cadastros de materiais, ela faz mais do que dar padrões e tornar o controle mais claro.
Garante também que todos os produtos vão ser cadastrados do jeito certo e ter a classe fiscal correta. Fazendo com que a empresa siga as leis fiscais do jeito certo. No item de antes, falamos que a governança dos negócios também tem a missão de garantir que o negócio esteja em acordo com as leis atuais. Sendo assim, veja como esses dois conceitos estão mais ajustados do que parecem em primeiro momento.
Em todas as governanças de cadastro, ou seja, de materiais, clientes ou fornecedores. A empresa sempre chega em um ponto maior de clareza com o mercado e se torna mais leal. Portanto, são coisas que trazem vantagens para dentro e para fora da empresa.
No contexto de dentro da empresa, estabelecer padrões é o caminho para chegar a uma gestão única de cadastros, que melhorará o tempo útil da equipe. Tendo um sistema próprio para isso, basta preencher ele e pronto. Os produtos, fornecedores e clientes se tornam parte real da empresa e ficam disponíveis para consulta. A comunicação de dentro da empresa entre os setores é mais fácil porque todos se usam um único sistema.
Podemos considerar que a governança de cadastro está dentro da governança de negócios.
A governança de negócios é um termo mais amplo. Que atinge diferentes campos da empresa, com a clareza e a “política da boa vizinhança” entre os seus pilares. Já a governança de cadastro, é um dos caminhos para isso, já que deixa fácil o controle de informações importantes.
Por exemplo: uma boa governança de cadastro de clientes permite que o nível da relação com esse consumidor seja sempre atual. E fique visível para toda equipe de atendimento. Isso evita aquela situação bem ruim em que a mesma pessoa recebe ligação de diferentes funcionários que oferece algo alguma coisa que ela já recusou antes. Ou seja: pouco a pouco a empresa vai construindo uma imagem mais positiva diante dos seus clientes.
Enfim, tudo isso gira em torno de uma questão: como os itens intocáveis se tornaram pontos básicos de destaque e diferença para os negócios. O seu produto ou serviço pode ser feito por um concorrente, talvez até com um preço mais baixo. Mas a imagem que você consegue construir ao redor da sua marca é única, portanto, é ela que conquistará os seus públicos com interesse em seus produtos! Conheça melhor a Governança de Cadastros de Materiais.
O que é a Governança de Cadastros de Materiais?
A Governança de Cadastros é um conceito que se tornou importante no mundo dos negócios. Ajuda a diminuir a quantidade de erros. Como também traz vantagens, já que, a limpeza de dados é um dos pilares de controle da cadeia de suprimentos.
O que é a Governança de Cadastros de Materiais?
Esse processo consiste no ajuste e organização de dados de materiais, promovendo uma verdadeira limpeza de cadastros. Com isso, são eliminados diversos problemas muito comuns, como:
- Itens duplicados;
- Atrasos nos processos de compra;
- Impasses na comunicação com o fornecedor;
- Erros na classificação fiscal de certos itens;
- Problemas para encontrar itens ou grupos de itens.
Com o requinte de cadastros promovido por ações de Governança. Problemas não serão apenas resolvidos, mas se transformarão em vantagens para a empresa.
Como a Governança de Cadastros funciona?
A Governança de Cadastro tem dois objetivos básicos: eliminar erros e imprecisões no momento de cadastrar as informações e, simultaneamente, promover o máximo de informação útil possível, de modo a diminuir erros e maximizar os processos.
Para isso, o primeiro passo é o ajuste. Nessa etapa, agrupam-se certos itens, de acordo com alguns de seus aspectos, como o material de fabricação. Com esse ajuste e gestão bem clara, o número de erros diminui. Não se compra mais itens do que o necessário e não faltam suprimentos. Afinal, essa gestão é valiosa. Elimina qualquer dúvida quase que por inteira.
Esse ajuste ajuda a ter informações mais precisas. Evitando, problemas com o fisco, por exemplo, e garantindo que todos os itens estejam de acordo com a Nomenclatura Comum do Mercosul. É assim que a Governança de Cadastros transforma os problemas em vantagens.
As vantagens da Governança de Cadastros
A limpeza dos cadastros não somente ajuda a resolver esses problemas, mas apresenta oportunidades para tornar o trabalho ainda mais eficiente. Esse é a vantagem de qualquer solução.
Por exemplo, certos itens podem ser agrupados em categorias, de modo a observar como anda a cadeia de suprimentos de um setor nichado. Assim, fica muito mais fácil revisar todos os itens de maneira metódica, sem deixar nenhum passar ou ser verificado duas vezes. Ou seja, a pesquisa por itens no cadastro é muito mais rápida e precisa.
Algumas das principais vantagens que surgem a partir da limpeza dos dados são:
- Um cadastro com muito mais informações, o que torna pouco provável que ocorram certos erros;
- Um cadastro confiável: o cadastro é muito mais preciso. Assim, não é preciso mais ter dúvidas ou incertezas sobre as informações. Também não é mais necessário revisar as informações múltiplas vezes;
- O conjunto de informações: permite um acesso ainda mais fácil, pois ajuda até mesmo em outros aspectos. Por exemplo, é possível ver onde os materiais estão sendo mais, ou menos, gastos;
- Menos tempo gasto na pesquisa: com todos os aspectos acima, fica muito mais fácil e rápido pesquisar qualquer item.
- Extinção de pedidos duplicados;
- Redução no custo e no tempo de compras: com as informações precisas, as compras são feitas de maneira mais rápida, eficientes e precisas.
Com isso tudo, a melhoria na gestão de estoques é clara. A Governança de Cadastros é um conceito fundamental que transforma problemas em benefícios e garante rapidez nos processos. Vamos te apresentar 3 dicas para que você tenha sucesso nesse processo em sua empresa.
Governança de Cadastros: 3 dicas para organizar sua empresa
Para que uma empresa se firme no mercado em que atua e aumente o seu alcance, precisa fortalecer a governança de dentro da empresa em diferentes campos. Tão importante quanto a governança corporativa é a governança de cadastros. Que reúne os processos que precisam para padronizar e organizar os dados de todos os materiais que envolvem a atividade da empresa.
Já falamos aqui no blog sobre a ideia de governança de cadastros e a sua importância. Portanto, hoje temos três dicas mais práticas para organizar os itens da sua empresa de forma fácil.
Comece sempre pela padronização
O primeiro passo para organizar materiais é ter as normas que vão guiar essa empresa. Quais serão as características usadas para reunir itens iguais? Quais exigências são premiados na descrição reduzida e na descrição completa?
Normalmente, a padronização vê o uso do nome do produto, fornecedor, material de fabricação, tamanho. Data em que ele entrou em estoque, classificação fiscal e outros quesitos (dependendo do setor da sua empresa, os requisitos importantes podem mudar).
O importante é definir quais lados serão utilizados dentro os possíveis e em que ordem serão colocados. Como serão as abreviações e tudo que for necessário para elaborar um padrão. É aqui que entra a importância da Padronização de Descrição de Materiais e Serviços (PDM), um item importante da governança de cadastros.
Automatize procedimentos de operação
Para que a governança de cadastros seja rápida e seja um diferencial de competição para a empresa. É necessário que os funcionários treinados estejam à frente de funções de estratégia. Como, por exemplo: a criação de relatórios a partir de dados cadastrais que transformem números em informações importantes para a logística da empresa.
Além disso, os funcionários que trabalham nesse setor também precisam acompanhar o cadastro de materiais para olhar possíveis mudanças na tributação. E garantir que estão sendo pagos os impostos corretos de cada produto.
Para os recursos humanos poderem se dedicar a essas tarefas, é bom ter investimento em práticas e armazene os dados por mais tempo e com total segurança.
Compras baseadas em movimentações
Todo dono de negócio conhece a frase “estoque parado, dinheiro parado, são o mesmo”. E, além disso, o acúmulo de materiais dificulta a organização dos itens. Por isso, uma das dicas mais importantes é sempre ter o planejamento de compras na movimentação.
Muitas empresas ainda falham ao olhar apenas para o volume total dos materiais em estoque para comprar. No entanto, é preciso avaliar também há quanto tempo aqueles itens já estão ali e considerar visões de origem(quando são cabíveis).
Enfim, e isso volta na dica inicial: quando a padronização dos materiais é boa. Os profissionais do setor de compras conseguem acompanhar o movimento do estoque com mais certeza. Evitando esse problema de comprar novos itens sem haver necessidade. É uma economia de recursos e de tempo, já que a organização dos itens não terá comprometimento pelas grandes compras. Além desse processo ajudar no fechamento das compras dos materiais de sua empresa.
Governança de Cadastros ajuda no fechamento dos materiais
A governança de cadastros de materiais é o processo de padrão descritivo, a classificação e descrição dos itens que tem no estoque de uma empresa. Respeitando padrões e legislações, como o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). As principais vantagens desse tipo de medida está o fechamento de itens, ou seja, ela acompanha todo o ciclo da cadeia de fornecimento. Sendo útil desde a compra de um novo lote de produtos até o momento da venda final para os pontos de venda.
Conhecimento acerca do produto
O padrão descritivo tem essa atuação no fechamento de materiais, porque permite que o empresário conheça melhor a seu produto. A classificação padronizada reúne as principais características do produto para que ele possa ter a comercialização. Como, por exemplo, as dimensões, material de fabricação. Cores, unidades de medida e, é claro, a classificação fiscal, que garantirá que a empresa esteja em dia com nos tributos com o Fisco.
Por meio da governança, portanto, a empresa (ou os setores responsáveis, no caso de empresas de grande porte). Sabem exatamente qual é a condição do estoque, qual item precisa comprar e quais lotes precisam ser distribuídos para os pontos de venda. Ou seja: fecha a cadeia de fornecimento e abastecimento e ainda tem a certeza de que está cumprindo com suas obrigações fiscais e de tributos.
O NCM é tem uso desde 1995 e uma exigência do Governo Federal, para que a natureza de mercadorias que circulam no Brasil seja identificada. Por isso, qualquer produto, importado ou comprado do Brasil, precisa ter o código NCM na nota fiscal. Evitando que ela seja rejeitada e que sejam aplicadas penas por causa disso.
Como implementar uma governança de cadastros na minha empresa?
Muitos empresas que ainda não usam nenhum método de padrão descritivo de materiais têm dúvidas sobre como realizar uma estratégia como essa. E, realmente, esse processo inicial tem sua dose de complexidade, em especial para quem não tem domínio das normas que tem por trás dos códigos. Por exemplo: o NCM é um código numérico de 8 dígitos, e cada um deles é sobre alguma característica da mercadoria. Se um desses números estiver errado, toda a classificação falha.
Por isso, a estratégia mais inteligente é investir em uma empresa especializada em governança e saneamento de cadastros. Que tenha uma plataforma automática para esse fim e que garanta todo o suporte necessário. Isso assegurará que a transição do seu negócio para que o padrão descritivo de materiais aconteça de forma mais tranquila para todos os envolvidos.
É, basicamente, impossível uma empresa ter sucesso sem um controle preciso e exato das suas mercadorias. O estoque é um tesouro, a razão de ser de um negócio que trabalhe com vendas. Por isso, ao buscar saídas para melhorar a sua governança de cadastros, saiba que você está investindo no seu próprio crescimento e consolidação no mercado.
Entre em contato conosco para saber mais sobre como podemos ajudar a sua empresa nessas estratégias.
