Uma gestão de compras eficiente é uma das tarefas mais importantes para o pleno funcionamento de um negócio. Com ela, a verba disponível é utilizada de maneira estratégica e assertiva para evitar erros que podem acarretar gastos desnecessários.
Entre esses equívocos, está a compra de matérias-primas de baixa qualidade ou que não atendem aos critérios estipulados. Outros problemas comuns são a falta ou o excesso de estoque e o orçamento desperdiçado. Portanto, para manter a empresa competitiva no mercado, é importante dominar essa atividade. Continue a leitura e venha saber mais!
Afinal, o que é a gestão de compras?
Basicamente, pode-se definir a gestão de compras como organização, aquisição e planejamento dos recursos da empresa. Graças às estratégias definidas na função, viabiliza-se a aquisição de insumos essenciais à produção em indústrias, além de mercadorias no varejo ou até mesmo materiais para toda a empresa.
Essa atividade é responsável pela administração eficiente da cadeia de suprimentos como um todo, associada ao centro do negócio (core business). Com ela, é possível centralizar a negociação e diminuir as despesas.
Além disso, ela ajuda a manter a qualidade das compras e assegurar a disponibilização dos suprimentos necessários para as atividades da empresa. Como está relacionada diretamente a diversos setores da organização, a gestão de compras e estoque precisa ser executada com eficiência.
A gestão de estoque precisa estar integrada com a de compras, já que uma impacta diretamente a outra. Isso porque grande parte do que é adquirido vai parar no estoque, de uma maneira ou de outra. Por isso, uma comunicação eficaz entre os setores é fundamental.
Consequências negativas
Quando a gestão de compras não é realizada da maneira correta, ela pode resultar em prejuízos para o negócio. Se a empresa não consegue atender às exigências do mercado, vai surgir uma diminuição em sua competitividade diante dos concorrentes e um declínio na satisfação dos clientes.
Quais são as vantagens da gestão de compras e estoque?
A gestão de compras é positiva e gera inúmeros benefícios para as empresas que executam a atividade com excelência. Para entender melhor as vantagens, confira abaixo:
Otimização de custos
Com essa atividade, as empresas conseguem utilizar o orçamento com mais sabedoria, já que ele ajuda a minimizar os custos. Um negócio que conta com planejamento antecipado de compras e seleção rigorosa de fornecedores consegue reduzir substancialmente os desperdícios.
Por consequência, há também uma sustentabilidade financeira para a operação da empresa, pois ela consegue crescer de maneira sustentável. Esse é o resultado de um gerenciamento financeiro com mais transparência e integração.
Melhoria da gestão de estoque
Como já foi dito, a gestão do estoque está relacionada com a de compras. Portanto, quando esta é bem executada, a empresa consegue gerenciar seus estoques de maneira mais eficaz. Outra vantagem é a redução no risco de obsolescência e de excesso do estoque.
Aumento da eficiência operacional
Ao conseguir gerenciar as compras corretamente, a empresa assegura materiais e serviços de qualidade sempre à sua disposição, evitando imprevistos desagradáveis. Com isso, aumenta-se a eficiência da operação e o sucesso do negócio.
Como fazer a gestão de estoque na sua empresa?
Após traçar as estratégias previamente para a realização das compras, o departamento coloca em prática o que foi definido quando surge uma demanda. Assim, quando é preciso adquirir um item, o setor segue em frente com o processo.
Posteriormente, é feita uma cotação com os fornecedores para obter as melhores condições de qualidade, preço e prazo de entrega, por exemplo. Após a conclusão da negociação, o pedido é emitido e as mercadorias ou matérias-primas são recebidas. Depois dessas etapas, o processo está finalizado.
Apesar de parecer simples, as tarefas envolvidas na gestão de compras são múltiplas. Além disso, caso não sejam executadas com conhecimento e habilidade, podem impactar negativamente toda a empresa.
Tecnologia a seu favor
Com a tecnologia, todo esse processo fica mais fácil, menos arriscado e flui da melhor forma. Além disso, a comunicação entre os setores funciona adequadamente, pois, por meio do padrão descritivo de materiais, todos acabam falando a mesma língua.
Assim, a área de compras fica mais perto do estoque. O cadastro de produtos feito com a ajuda de um software oferece mais consistência entre os campos de descrição dos itens, evitando erros de digitação.
Também é possível executar relatórios rápidos para análise de dados e acompanhar tudo em tempo real. Com os padrões descritivos, pequenas, médias e grandes empresas podem ser beneficiadas com custos reduzidos, tempo economizado e erros menos frequentes.
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