Gestão de Cadastros é um termo que você já ouviu falar mas não sabe exatamente o que significa? Nesse artigos vamos te mostrar sobre o que se trata essa gestão, os impactos que podem trazer ao seu negócio e algumas dicas para deixa-la mais eficiente. A governança é um dos conceitos mais importantes do mundo corporativo, uma vez que diz respeito à forma como uma empresa é governada, com todos os seus processos e regulamentos. Esse termo também se aplica aos materiais que fazem parte do dia a dia das organizações. Veja a seguir como a gestão de cadastros, também chamada de governança de cadastro, pode impactar no seu negócio.
Em que consiste a gestão de cadastro?
Basicamente, trata-se do processo de padronizar a descrição e organização dos dados sobre os materiais, criando uma linguagem unificada dentro da empresa. Normalmente, é de responsabilidade do setor de suprimentos, já que ele se encarrega de controlar o fluxo de materiais. O objetivo, portanto, é estabelecer parâmetros para a classificação e nomeação de todos os materiais que entrarem em estoque.
Quais os seus principais impactos?
Muitos empreendedores ainda ignoram que a governança de cadastro pode reduzir significativamente os gastos mensais da empresa, especialmente naquelas em que o volume de materiais é bastante significativo.
Quando não há uma padronização para nomear tudo o que entra em estoque, o setor de compras pode encomendar produtos que já estejam disponíveis, porque não conseguiu identificá-los. Isso gera um custo extra e desnecessário, que pode comprometer o orçamento da empresa.
Aqui, podemos inferir outro impacto positivo da gestão de cadastros para a empresa: otimizar o trabalho do setor de compras, permitindo que a atuação dos colaboradores seja mais eficiente, pontual e assertiva. Graças à padronização, é muito mais fácil localizar os materiais e acessar suas informações para programar as futuras compras livre de erros.
É importante mencionar também que essa é uma medida eficaz para evitar possíveis duplicidade nos cadastros, ou seja, que um mesmo produto seja registrado no controle de estoque com duas nomenclaturas diferentes.
Dimensão estratégica
Embora a gestão de cadastros traga esse impacto financeiro para o negócio e que ele deva ser considerado essencial, ainda mais importante é a sua dimensão estratégica. Adotando uma governança nesse campo, a empresa pode garantir que “produtos-chave” nunca faltem no estoque. Dessa forma, os pontos de venda estarão sempre abastecidos com seus produtos e isso representa uma importante vantagem competitiva.
Outro ponto essencial são as informações mais precisas. Quando todos os materiais são cadastrados de acordo com o mesmo padrão e quando esse padrão é bastante rico em dados, é possível gerar relatórios mais completos sobre o estoque. E com base nesse material, o gestor pode fazer projeções e análises mais bem fundamentadas. Em resumo, a governança de cadastro é um suporte essencial para a tomada de decisões a respeito do estoque.
Além do fato de permitir que todos os colaboradores falem a mesma língua e saibam como cadastrar corretamente ou localizar um material nos registros da empresa. É uma melhoria significativa para a comunicação interna, que certamente irá refletir na relação do empreendimento com o mercado. Quer saber como deixar a Gestão de Cadastros mais eficiente? Vamos te mostrar 8 dicas para facilitar esse processo em sua empresa.
8 passos para deixar sua Gestão de Cadastros mais eficiente
Para deixar sua gestão de cadastros de materiais mais eficiente, é preciso primeiro ter em mente que o gerenciamento de estoques é parte crucial da lucratividade de uma empresa. Infelizmente, muitas empresas não conseguem por em prática as boas práticas de gerenciamento dos materiais internos.
Uma gestão estratégica, correta e equilibrada dos estoques consiste principalmente em deter controle sobre compra e venda de materiais e produtos, promovendo harmonia ao longo de todo o processo previsto na cadeia de suprimentos.
Não é fácil, mas é importante certificar-se de que o inventário está onde deveria estar, e chegar lá com eficiência pode ser um desafio constante para as empresas. Veja agora algumas dicas importantes de como gerenciar com eficiência o seu inventário para aumentar a lucratividade e o gerenciamento de estoques.
1. Faça do seu inventário uma prioridade
Categorizar seu inventário em grupos de prioridade pode ajudar você a entender os produtos que precisa pedir com mais frequência, e quais são importantes para sua empresa, mas que podem ser mais caros. Os especialistas geralmente sugerem a separação de seu inventário em grupos A, B e C.
Os itens no grupo A são itens mais caros que você precisará menos. Os itens da categoria C são itens de custo mais baixo cujo estoque é revertido rapidamente. O grupo B são os itens que têm preços moderados e saem mais devagar do que os itens C, mas mais rapidamente que os itens A.
2. Saiba tudo sobre o produto
Acompanhe todas as informações sobre o produto e certifique-se de manter um registro destes dados no seu inventário. As informações devem incluir códigos dos produtos, dados dos códigos de barras, fornecedores, países de origem, (no caso de produtos importados) e números de lote.
Você também pode considerar o acompanhamento do custo de cada item ao longo do tempo para que você esteja ciente dos fatores que podem alterar os preços, como escassez e sazonalidade.
3. Audite o seu inventário
Algumas empresas fazem uma contagem abrangente uma vez por ano. Outras fazem verificações mensais, semanais ou diárias de seus itens mais procurados. Muitos fazem todos os itens mencionados. Mas independentemente de como você faz este procedimento, faça questão de contar fisicamente seu inventário regularmente para garantir que ele corresponda ao que você acredite que tenha.
4. Analise o desempenho do seu fornecedor
Um fornecedor não confiável pode causar sérios problemas ao seu inventário. Se você tem um fornecedor que atrasa as entregas ou frequentemente deixa de dar baixa em um pedido, é hora de agir. Converse com seu fornecedor sobre os problemas e descubra o que está por trás deles. Esteja preparado para trocar de parceiro ou lidar com níveis de estoque incertos e a possibilidade de ficar sem estoques como resultado, caso continue com a parceria.
5. Implemente um controle de qualidade
O controle de qualidade é de grande importância em qualquer empresa e deve ser implementado o mais cedo possível. Ter um processo para garantir a qualidade pode estar diretamente ligado à satisfação do cliente e ao crescimento dos negócios. Por exemplo, você pode pedir aos funcionários que examinem os produtos nas seguintes características:
- Sinais de danos nos produtos: vazamentos, latas amassadas, vidros ou lacres quebrados;
- Cores, estilos e tamanhos de produtos: todos devem ser idênticos à descrição no pedido de compra;
- Preços e condições de venda.
Quando todos os funcionários estão trabalhando com os mesmos objetivos, a qualidade aumentará. Se os itens não atenderem aos padrões de qualidade da empresa, é importante que eles saibam devolvê-los aos fornecedores. Essa prática recomendada de gerenciamento de estoque impede o aumento desnecessário dos níveis de estoque e impedirá que os funcionários ofereçam mercadorias inadequadas aos clientes.
6. Seja consistente em como você recebe o estoque
Você tem um processo padrão seguido por todos? Ou cada funcionário que recebe um produto e processa o estoque recebido faz isso de maneira diferente? Pequenas discrepâncias na forma como as novas ações são realizadas podem lhe dar dor de cabeça no final do mês ou do ano, imaginando por que seus números não estão alinhados com seus pedidos.
Certifique-se de que todos os funcionários que trabalham no estoque realizem o trabalho de forma padronizada, que todas as caixas sejam verificadas quando recebidas e desembaladas, contadas com exatidão e verificadas quanto à precisão.
7. Acompanhe as vendas
Este processo vai mais além do que simplesmente verificar as vendas no final do dia. Você deve entender, diariamente, quais e quantos itens são vendidos e atualizar estas informações no estoque. Mas mais do que isso, você precisará analisar esses dados.
Você sabe quanto de determinados itens vendem mais rápido ou caem nas vendas? São itens sazonais? Existe um dia específico da semana em que você vende mais ou menos de certos produtos? Compreender não apenas seus totais de vendas, mas a visão mais ampla de como as coisas são é importante para manter o estoque sob controle.
8. Invista na tecnologia para gerenciar seu estoque
Cerca de 40% dos proprietários de empresas ainda usam papel, caneta e planilhas para rastrear seus estoques ou não rastreiam o estoque de forma nenhuma. Este tipo de manuseio incorreto ou ausência deste procedimento abre entrada para muitos erros de dados, erros de envio e recebimentos. Isso pode gerar insatisfação no cliente e potencial perda de vendas.
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Gerenciar coisas manualmente, com planilhas e cadernos, certamente trará falhas que poderão ter consequências graves com o tempo, e à medida que sua empresa crescer, você acabará gastando mais tempo no estoque do que em seus negócios, correndo o risco de perder seu controle.
Um bom software de gerenciamento de estoque facilita todas essas tarefas. Antes de escolher uma solução de software, certifique-se de saber o que você realmente precisa que possa fornecer a análise importante para sua empresa e que seja fácil de usar.
Todos os itens mencionados precisam ser considerados se você quiser ter uma Gestão de Cadastros de Materiais mais eficiente. As empresas que dominam o gerenciamento de estoque e gestão de cadastros de forma mais moderna e rápida descobrem que possuem recursos adicionais para crescimento e expansão, e como consequência, têm clientes e funcionários mais felizes.
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