Fornecedores: Como criar uma RFP perfeita para eles

Antes de tudo, lidar com fornecedores nunca foi uma tarefa simples para as empresas que tem que adquirir produtos e serviços de outros. Muitas vezes, a falta de qualidade, o atraso nas entregas no que a empresa comprou, problemas com pedidos e outros. Podem atrapalhar o estoque da empresa e toda a sua operação que é feita para que ele seja bem controlado. Por isso, contratar a empresa certa e deixar claro exatamente o que a sua empresa precisa de forma clara é essencial nesse tipo de negociação.

Portanto, para isso, as empresas precisam fazer uma RPF (Request for Proposal) para os fornecedores. Esse é um documento formal e escrito que fala as informações completas sobre o seu negócio. E descreve os produtos e serviços a serem obtidos de fornecedores externos. Que no caso a empresa ainda não contratou nada.

Tal documento deve servir tanto para escolher os fornecedores que vão começar com sua empresa, como para achar as melhores empresas para um novo projeto. Dessa forma, todas as condições e requisitos da empresa para definido serviço ou produto estarão descritos nesse documento que será entregue aos candidatos a fornecedores. Estes devem responder esse “convite” com uma proposta para sua empresa.

O processo de RFP de fornecedores é conhecido também como ITT (Invitation To Tender) ou convite para apresentação de propostas e propicia vantagens para os dois lados.
 

Para a empresa, tem como deixar todas as suas exigências e buscas dos produtos e serviços muito bem especificas para os fornecedores. Além de poder ter mais opções e escolher com mais certeza as melhores ofertas e condições dos mesmos. Enfim, o padrão comum que pode ser colocado no RPF permite também maior facilidade para comparar orçamentos de diferentes ofertas.

Já para os fornecedores, as chances de propor ofertas ficam mais fáceis a partir do momento que todos os requisitos estão descritos. Então, é possível ver melhor o serviço e pedir preços justos para ambas às empresas.

Assim, para as duas, a formalização dos deveres, dos direitos e das obrigações dos dois lados evita problemas no futuros quanto ao não cumprimento desses pontos. Ou seja, se a quantidade de produtos necessários para a empresa está bem clara no RFP e a fornecedora não os entregou como solicitado. É possível pedir o que precisa com base no que foi descrito e concordado pelas partes. Então, o mesmo vale para as fornecedoras que podem contar com atrasos de pagamentos das empresas ou valores errados. O que também estará escrito na oferta enviada.

Portanto, essas são algumas dos benefícios proporcionados por esse documento. Por isso, fazê-lo corretamente é muito importante para a empresa. Confira algumas dicas sobre como ter uma RPF perfeita:

1. Envolva as pessoas certas e saiba o que precisa

Escale aquela equipe envolvidas no seu projeto ou que entendam a fundo o que ele irá demandar. Quais serão os produtos necessários ou serviços que irão precisar dos fornecedores. É preciso deixar tudo isso muito bem claro para não ter problemas depois de falta ou de sobra de produtos.

Junto a isso é preciso estudar e planejar de forma certa o que será preciso, entre outros detalhes como quais são os sistemas e conexões necessárias. Volumes de ação, o que está procurando e a que preço, o escopo do trabalho e do produto. Também tem as entregas, responsabilidades, prazos, princípios, formas de pagamento, cronograma, restrições na RFP, entre outros termos e condições de contrato. Essa lista pode te ajudar a saber o que colocar nesse documento:

Portanto, as intenções da RFP devem estar bem alinhadas. Podendo ter as definições:

• Atividade que vai ter sua realização;
•Serviço, produto ou resultado que devem ter apresentação pelo fornecedor;
• Tempo para a criação da solução;
•Quais serão as funções de cada pessoa;
• Estimativa para que o programa seja feito;
•Molde de gestão;
• Formas de pagamento;
•Regras e condições.

2. Inclua informações claras

Para que os candidatos entendam realmente o que a empresa necessita para propor ofertas justas. É preciso que a RPF tenha informações claras sobre os serviços e produtos pedidos. Por isso, fale com clareza onde o produto ou o serviço vai ter a utilização. O motivo da necessidade dele, o volume pedido, o que busca com ele e a margem de valor.

3. Inclua cláusula de confidencialidade

Como a sua empresa vai fornecer dados relevantes sobre suas operações, detalhes sobre produtos, máquinas e sobre novos projetos que incluam os fornecedores. Assim, é preciso colocar uma cláusula no contrato de confidencialidade por parte da contratada. Portanto, o mesmo vale para os fornecedores que estarão compartilhando de seus preços, serviços e meios de trabalho.

Assim, essa cláusula irá garantir que as informações sobre suas operações não sejam compartilhadas. Tanto da parte da própria solicitante quanto do fornecedor que saberá que seus preços e serviços estarão sob sigilo.

4. Estabeleça referências sobre os fornecedores

Para que você tenha referências sobre os fornecedores que enviarão propostas, indique as que serão exigidas. Podem ser os dados da empresa, cartas de referência de outras instituições que contrataram os serviços ou os produtos do fornecedor, entre outras formas.

5. Determine o modo de resposta

Para que o fornecedor responda com a oferta de maneira satisfatória para a empresa é preciso ter no documento como isso será feito pelas empresas. Escolha por escolher somente uma pessoa como contato principal. Depois para garantir as informações seguras, evite dar respostas separadas.

Para os fornecedores, essa resposta também deve ser muito bem feita para aumentar as chances de fechar negócio com a empresa. Para isso, os mesmos devem analisar minuciosamente as exigências e detalhes do projeto descritos no documento. Ver a empresa, avaliar se tem a capacidade para suprir suas necessidades, tirar todas as dúvidas, pensar em preços justos para os dois lados. Negociar prazos de adaptação e se resguardar quanto às possíveis mudanças de escopo ao longo da prestação de serviços.

Além disso, apesar de estar escrito o que a empresa precisa, o fornecedor pode ter outro olhar mais profissional sobre o que está sendo pedido. E propor diferentes opções para atender o que está sendo pedido. Isso pode ser decisivo na hora da escolha do fornecedor.

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