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Conhecendo melhor a Gestão de Dados Mestres

Existem dados que são considerados norteadores na estratégia das empresas, são os dados mestres ou também chamados de master data! Atualmente, sabemos que a análise de dados está cada vez mais presente em nossa rotina. Afinal de contas, em muitas situações eles se tornam informações relevantes para tomada de ações e decisões. Por isso, vamos mostrar melhor o que você precisa saber sobre a gestão de Dados Mestres, que são considerados essenciais para o universo corporativo.

1 – A importância dos dados mestres para o negócio:

Os dados mestres são informações consideradas essenciais para uma organização. Esses  dados são coletados desde quando a empresa inicia suas atividades até o cenário atual em que ela está, independentemente de seu porte ou setor. Como são informações chave para o negócio, necessitam estar dentro de algumas conformidades: atualizadas, organizadas, categorizadas de maneira certa, já que são importantes para o núcleo estratégico da empresa.

Os dados mestres podem ser encontrados em diferentes sistemas e setores chave de uma empresa, tais como: compras, almoxarifado, produção, vendas e contabilidade. Esses dados são importantes para que a empresa conheça os consumidores ou empresas as quais estão se relacionando comercialmente. Desta forma, a empresa se torna mais preparada para atender o mercado que ao qual pertence, identificando preferências e analisando possíveis melhorias em seus produtos e serviços.

Essas informações chaves quando bem utilizadas, se tornam insights para melhorias no negócio, seja para entender melhor os clientes, como também se tornam benéficas para a organização interna, como integrar setores e unidades de maneira informativa, além de otimizar processos relacionados a dados.

2 – O impacto dos dados mestres na rotina das empresas:

Como já vimos, os dados mestres estão distribuídos entre vários setores dentro de uma organização. As empresas possuem tamanhos variados e quanto maior for a empresa, mais dados mestres provavelmente ela terá. E, se alguns dados estiverem duplicados ou com informações incompletas? Ter tempo para analisar tantos itens de maneira manual pode se tornar uma agulha no palheiro.  

Supondo que o setor de compras, recebeu um pedido do setor de produção, para comprar um item que já está cadastrado na base. Agora, imagine que o material se trata de um equipamento importado, caso a classificação fiscal esteja incorreta, isso poderá tornar a empresa vulnerável a multas fiscais.  

Tendo em vista que o setor de compras e almoxarifado são setores que possuem informações chave, os fornecedores são relevantes para a empresa, como também a escolha deles. A necessidade de uma ferramenta para certificar a situação legal da empresa nas entidades públicas e privadas, é fundamental. Afinal, a organização precisa ter veracidade de que o futuro fornecedor esteja apto antes de fechar qualquer negociação. 

3 – Como gerenciar os dados mestres?

Com o aumento de dispositivos conectados à internet, como os computadores e smartphones, houve um crescimento gigantesco de dados. Em 2019 o Brasil foi considerado o segundo país a passar mais tempo na internet, de acordo com um estudo feito pela Hoopsuite em parceria com a We Are Social. Imagine agora, com o cenário de Home Office?

O que vem preocupando as empresas é a governança master data dentro da organização. A acumulação de dados sem controle pode ser bastante prejudicial, trazendo dificuldades para fazer, até mesmo, análise básica dos dados. 

Por isso, aconselha-se contar com ajuda de uma ferramenta que reduza o tempo operacional na organização dos dados e que mantenha seus dados atualizados e padronizados, trazendo mais tempo hábil para enxergar os dados mestres de maneira estratégica. 

A tecnologia, considerada como uma grande aliada das empresas, tem como solução a governança de dados mestres, que serve para gerenciar, organizar, categorizar e enriquecer as informações essenciais. Também alinha os dados de acordo com a regra comercial da organização, relacionada às estratégias operacionais, de marketing e vendas, eliminando qualquer problema gerado por dados incorretos.

Fazendo uso de plataformas de gestão de dados mestres, também chamadas de Master Data Management, o histórico de compras, informações do cliente, informações completas de materiais e serviços são exemplos de dados que poderão ser  encontrados de maneira padronizada e organizada.

Existem plataformas como  a Klassmatt cuja especialidade contribui para o master data de compras. Um dos maiores benefícios de investir em uma plataforma assim é a redução de custos nas compras: por meio do cadastro de materiais e serviços. O acúmulo de informações pode poluir a base de cadastros, levando a empresa a usufruí-los de maneira incorreta e atrapalhar pequenas análises que sejam necessárias.

Pensando ainda no cenário de compras, a existência de itens obsoletos ou desatualizados na base de cadastros, pode ocasionar compras incorretas ou desnecessárias.

Com o objetivo de manter os cadastros de materiais e serviços organizados, padronizados e enriquecidos de maneira constante, a Integra oferece o serviço de governança de cadastros por meio da Plataforma Klassmatt. Contando com uma equipe especializada para cadastro de novos itens, você poderá evitar transtornos como multas indevidas e, possivelmente, economizar em créditos fiscais pela classificação fiscal de materiais estar dentro das conformidades.

Como a plataforma Klassmatt pode ser integrada ao seu ERP, seus dados mestres estarão constantemente atualizados. Optando pela implantação de uma plataforma para gestão de dados mestres a empresa terá benefícios como:

  • Otimização nas atividades operacionais: ao alinhar os dados da organização e as operações relacionadas;
  •  Agilidade e automação no tratamento de dados;
  • Eliminação de erros por parte dos usuários; 
  • Negociação com fornecedores: com os dados mestres gerenciados, você poderá usá-los para insights em soluções que melhorem a relação comercial com parceiros e fornecedores;
  • Disponibilidade de informações de acordo com o departamento;

O que podemos concluir é que, quando bem gerenciados, os dados mestres podem tornar sua empresa mais competitiva frente a concorrência. Com informações chave organizadas, você e sua equipe farão análises estratégicas, melhorando os resultados a longo prazo. Além disso, vimos que existem soluções tecnológicas que podem ajudar a sua empresa a alcançar resultados e ir mais longe. Por isso, não deixe de usá-las à seu favor. Vamos te mostrar 7 dicas para melhorar sua gestão de dados mestres.

Conheça 7 dicas para melhorar a sua Gestão de Dados Mestres

No dia a dia das empresas, sabemos que todos os setores possuem necessidades de compra e da gestão de dados mestres de materiais. Para que as aquisições sejam feitas de maneira assertiva é essencial que a gestão de materiais seja efetiva.

A gestão de dados de materiais é um composto de ações que envolvem o abastecimento de itens para todos os setores da empresa, de acordo com o surgimento da demanda. Sendo assim, o gestor de materiais é responsável pela reposição contínua dos mesmos. A reposição constante da matéria-prima em estoque para que a produção não pare, ou ainda, a compra de insumos para o escritório são alguns exemplos vivenciados pelo comprador.

Além da garantia a aquisição dos materiais de acordo com a necessidade dos setores, é preciso planejar de modo financeiro e logístico todas as compras da empresa. Por isso, acompanhe abaixo 07 dicas de melhorias para aplicar em sua gestão de materiais. 

01.   Planejamento de compra  

Encontrar o equilíbrio entre estoque e consumo é uma das metas da gestão de dados mestres de materiais. Para que isso aconteça é necessário planejar. O planejamento de compra precisa ser feito a partir do nível de estoque, diante da necessidade de reposição ou demanda para fazer novos pedidos. Ao planejar a compra de materiais, é necessário também planejar financeiramente, já que para que sejam custeados, é necessário previsão do capital de giro ou seja a gestão de dados de materiais.

Definir a hora certa para fazer o pedido de compra, o estoque de segurança precisa ser lembrado, o qual vamos explicar na dica 04. Além disso, os itens que são matéria-prima precisam ser levados em consideração, para que a produção não fique ociosa.

Para te ajudar a coordenar os fluxos de compra tendo como base as entradas e saídas de materiais, existe o MRP (Material Requirement Planning) que é o planejamento de necessidades de materiais. Com esse método você consegue determinar a quantidade certa e o momento mais assertivo para a efetuar novas compras.

02.   Custo de Aquisição de Materiais

O custo de aquisição precisa ser baixo. Para que isso aconteça quando você estiver planejando as compras, é importante que faça uma análise dos itens que estiver negociando em grandes quantidades com o objetivo de economizar, precisa saber se terá espaço suficiente para o armazenamento dos lotes.

O desconto pode ser tentador. Porém, se você comprar uma grande quantidade de material determinado e não houver espaço suficiente para armazená-los, vai precisar alugar um depósito temporariamente, podendo sair até mais caro que o desconto obtido no atacado. Sem contar que existem outros itens que também precisam de espaço no estoque. Por isso, faça uma análise dos materiais que estiver negociando em grande escala.                          

Como forma para reduzir custos, muitas empresas optam por fazer uma combinação de pedidos, planejando compras demandadas por várias pessoas envolvidas nos setores da empresa. Ou seja, ao invés de um colaborador solicitar a compra de um determinado item e logo depois um segundo colaborador precisar de algo do mesmo fornecedor, é feita uma união de todos os pedidos que surgem. Centralizando os pedidos, conseguirá otimizar o tempo dos colaboradores e até mesmo o custo da entrega pelo fornecedor pela gestão de dados mestres.

03.   Logística acompanhada em detalhes

A logística envolve desde o material em estoque até o depósito da empresa. O gestor de materiais precisa considerar a forma de organizar o estoque de produtos, facilitando a contagem de unidades, como a entrada e saída de todos os itens. Além disso, o modo de armazenagem precisa ser pensado nos produtos que são destinados ao varejo, pois para que não perca a qualidade de determinados produtos, é preciso cuidados especiais, para que sejam conservados de maneira correta. Com os materiais organizados, o risco de perdas diminuirá.

O gestor de materiais também é o responsável pelo recebimento de materiais, tendo a necessidade de conferir aqueles que estão em rota de entrega, tendo como o auxílio a nota fiscal do pedido, e ver se os materiais que chegam na empresa estão de acordo com a solicitação, revisando o material físico pela quantidade e qualidade.

Além disso, para que a gestão de materiais gere bons resultados, é preciso que haja registro documentado em todas as etapas, desde o cadastro do item na base até o  acompanhamento logístico de saída do material final.

04.   Controle do estoque

O estoque precisa estar alinhado à demanda da empresa. Quanto maior o estoque, maior o planejamento e quantidade de funcionários para operar neste setor. No entanto, um ponto bem importante a ser citado sobre o setor de compras e estoque, é que, quanto menor a rotatividade de funcionários, melhor. Afinal, os profissionais já conhecem os processos envolvidos na gestão de materiais, podendo, a partir de treinamentos, melhorar a performance de trabalho.

Diferente dos materiais, que quanto maior a rotatividade, menor o risco de perdas. Um estoque que possui um cenário contrário, com baixa rotatividade, corre maior risco de possibilidades negativas, como danos e desperdícios de materiais que ficam estagnados por muito tempo. Além disso, quanto maior o tempo que os itens ficam parados no estoque, mais custo você terá para seguro. Pois o seguro é cobrado de acordo com a base de itens estocados, para que desta forma eles possam indenizar a empresa de forma equivalente aos produtos existentes em casos de perdas (roubo, enchente, chuvas fortes, entre outros). E como já sabemos, estoque parado é dinheiro parado, não é mesmo?

A movimentação interna de materiais entre os setores, também faz parte da gestão de materiais. Sendo assim, os colaboradores envolvidos na distribuição de itens, deve documentar as entregas dos itens, garantindo que o gestor de materiais saiba onde os materiais estão dentro da organização, sejam diretos ou indiretos.

Estoque de segurança

Para ajudar o responsável pela gestão de materiais a manobrar alguma eventualidade, existe o estoque de segurança. Quando segue uma situação como atraso do fornecedor na entrega de pedidos devido a eventos externos (greves, catástrofes naturais), são problemas que o setor de gestão de materiais necessita encontrar uma forma para que não falte itens essenciais como a matéria-prima. Desta forma, é necessário incluir uma quantidade de itens a mais em seus pedidos.

Quanto mais demorada a previsão de entrega dos materiais, maior a necessidade de ter um estoque de segurança para suprir qualquer eventualidade externa. Já, se o fornecedor tradicionalmente tem uma previsão de entrega mais rápida, o risco de ficar sem os produtos é menor, e por isso, o estoque de segurança poderá ser menor.

05.   Custos de Materiais: Qualidade x Preço Baixo

Um dos objetivos da gestão de materiais é definir preço baixo, pois quando você tem vários fornecedores consegue negociar para diminuir custos. Porém, isso pode variar de acordo com o material. Se estamos falando de matéria-prima, é necessário ter um equilíbrio entre preço baixo e consistência de qualidade, garantindo uniformidade na produção. Pensando na prática, se o item que está procurando serve de matéria-prima à um produto, é preciso garantir que as características sejam extremamente similares, para que não modifique o produto final, mantendo o controle de qualidade da produção.  Para que você tenha consistência de qualidade você precisa ter poucos fornecedores para estes materiais.

No entanto, se o material indireto, pode ser uma medida para diminuir custos. A área de gestão de materiais pode analisar produtos que podem ser substituídos por outra marca similar e com preço mais baixo. Trazendo um exemplo, um item que é considerado indireto, como equipamentos para escritório. Por isso, indicamos a procura por novos fornecedores e explicaremos mais detalhes dessa situação na dica 06.

06.   Fornecedores X Entregas

A quantidade de fornecedores pode variar de acordo com o material. Pensando nos itens que envolvem a produção de um produto final, é importante ter somente um fornecedor para determinados insumos, justamente para que os itens comprados tenham a qualidade conforme se espera no resultado do produto final, mantendo o padrão de qualidade e também para garantir a continuidade do fornecimento de materiais.

Além dos cadastros de materiais, é importante que a identificação dos fornecedores na base da gestão de dados mestres esteja atualizada. Se possível, ter o cadastro de novos fornecedores que forem surgindo e que ofereçam produtos do seu interesse. 

Reflita: Supondo que você compre uma quantidade grande de um certo material indireto (que não impacta na produção), e compra do mesmo fornecedor há muito tempo. Mas, você percebe que surgiu um novo fornecedor que oferece esse mesmo material com o valor mais competitivo. Essa é situação perfeita para você comprar uma quantidade pequena e pedir que os colaboradores testem a qualidade do material.

Para analisar se a gestão de materiais está assertiva, existem alguns indicadores de desempenho. Se você tem dúvidas sobre quais indicadores seguir, é essencial que você conheça nosso artigo sobre indicadores de compras.

07.   Cadastros dos Materiais no ERP

Já fez uma compra errada porque a descrição do material estava incompleta? Esse é um dos erros mais encontrados nos ERP’s. A melhor solução nesses casos, é fazer o saneamento de cadastros. Com esse procedimento, você poderá garantir boas compras e melhorar os resultados da sua empresa. 

O saneamento de cadastros funciona da seguinte forma: Primeiramente, os itens da sua base serão higienizados, eliminando itens obsoletos ou em duplicidade. Após, é feita a padronização descritiva de materiais, onde os itens terão um padrão de acordo com suas características. Por fim, será feito o enriquecimento da gestão de dados mestres. Pois, quanto mais informações você  fornecer sobre o material em seu pedido, menores as chances de compras incorretas. 

Você pode contar com a ajuda da tecnologia para fazer o saneamento em sua base de cadastros. A Klassmatt é a nossa plataforma de saneamento de cadastros, transformando os cadastros de seus materiais, ajudando a otimizar tempo da equipe de gestão de materiais nas atividades operacionais e melhorando a gestão de materiais por meio da economia à longo prazo. 

A conclusão que temos, é que a gestão de materiais precisa ser pensada e levada com seriedade nos planejamentos que envolvem as compras.

Uma produção não pode parar porque um funcionário esqueceu de comprar um lote de itens e se esse é o produto da empresa, impactará nos resultados. Por isso, podemos ver que é de suma importância para saúde financeira da empresa, que essa gestão seja eficiente e tenha capacidade de olhar para todos os setores que envolvem a organização.

Gostaria de saber mais sobre a gestão de dados mestres? Fale com nossos especialistas.

Klassmatt

A Klassmatt é uma empresa especializada em saneamento, governança de cadastros de Dados Mestres e Big Data, com 23 anos de experiência, possui clientes em mais de 35 países e desenvolveu a plataforma mais avançada e robusta do mercado na área de governança e padronização de cadastros de materiais, serviços, clientes e fornecedores, a plataforma Klassmatt®. Oferecemos soluções para saneamento de dados referente as descrições, padronização, higienização, enriquecimento de materiais, serviços, clientes e fornecedores, atuamos com classificação fiscal de NCM, NBS, CEST, LC 116, tradução para diversos idiomas, categorização UNSPSC e adição de mídias, tudo de acordo com os mais altos níveis cerificações nacionais e internacionais.

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