Compliance fiscal na gestão de cadastros

O cadastro de produtos é um processo fundamental de qualquer negócio. Essas informações são essenciais para cumprir as regras fiscais vigentes no país. Mas também para a empresa poder ter mais dados e insumos para fazer o gerenciamento de compras compliance fiscal e aquisições mais eficiente. Como deve ser feito o compliance na gestão de cadastros?

O que é o compliance fiscal?

Para começar, é preciso entender o conceito mais amplo, que é o compliance.
Esse termo, traduzido do inglês, significa conformidade e é um conjunto de normas, regras e práticas que a empresa estabelece. De modo a estar de acordo com todas as suas obrigações. Sejam elas legais, fiscais ou até mesmo de acordo com as próprias expectativas da empresa.
Por exemplo, a empresa pode ter um processo de conduta interno e colocar medidas que garantem que essas obrigações serão cumpridas.
A importância do compliance vem se tornado cada vez mais evidente por conta da exigência do público de ser tratado da maneira correta. Com tantas notícias e escândalos de corrupção, não somente no Brasil, mas no mundo. Combinados com a facilidade e a velocidade com a qual a informação viaja. O público está cada vez menos tolerante a qualquer informação negativa de uma empresa.
Além de a fiscalização estar muito mais forte, um problema pode ter consequências péssimas para a imagem da empresa perante o público geral. Sendo assim, cabe cada vez mais, a implementação de medidas que tem como objetivo garantir que as péssimas condutas sejam eliminadas.
Enquanto o compliance é fundamental para evitar riscos e exposições da empresa a diversos problemas, ele também tem seus benefícios. Todas as condutas estão alinhadas com o propósito, o objetivo, a linguagem e a personalidade da empresa. Desta maneira, ao implementar essas medidas, os gestores estão colocando todos os colaboradores na mesma página.
Isso leva a um aumento considerável da produtividade da empresa como um todo. Desde os profissionais até os gestores, que podem usar as informações para tomar decisões mais contextualizadas. Em um mercado tão competitivo, qualquer ação que aumente a produtividade é bem-vinda.
Porém, o que isso tem a ver com a gestão de cadastros?

Compliance na gestão de cadastros

O compliance tem como um dos principais alicerces o respeito às obrigações legais. Na gestão de cadastros, isso não é diferente. Mas, ao mesmo tempo, a maneira como os produtos tem cadastros e suas informações também chegam mais rápidas e diferentes do que nunca.
Por conta disso, obedecer aos parâmetros estabelecidos na NCM, UNSPSC e diversos outros é fundamental. Para garantir que os produtos estão classificados e cadastrados de acordo com o seu código correto.
Não estar em conformidade com essas convenções pode resultar em multas, perda de benefícios fiscais e outros problemas que podem se tornar muito mais sérios.
Por isso, uma boa dica de compliance na gestão de cadastros é não confiar em possíveis classificações de terceiros. É sempre uma excelente prática garantir que os códigos estão sendo cadastrados da maneira correta.
Caso a sua própria empresa precise cadastrar os produtos, é necessário ter parâmetros de compliance. Para que o procedimento seja feito de uma maneira que permita, ao mesmo tempo, rapidez e precisão.
Além disso, esse processo também precisa garantir a proteção contra os vazamentos por parte de hackers. Esse é um perigo muito real, com casos notórios até mesmo com figuras públicas, de informações-chave que são colocadas em risco por problemas na segurança.
Com o cadastro dos parceiros ou clientes, é preciso ter ainda mais cuidado, pois a empresa é responsabilizada por qualquer dado cadastral. É importante contar com soluções tecnológicas para colocar “barreiras” que impeçam os hackers de entrar.

Esquemas de “phishing” estão cada vez mais comuns. Neles, os invasores constroem uma página ou uma comunicação idêntica à verdadeira e pedem os dados de cadastro.

Cabe à empresa alertar aos funcionários e parceiros de que as informações são sigilosas. De modo a evitar que caiam nessa armadilha.
Por fim, o compliance na gestão de cadastros também exige que a empresa eduque os próprios funcionários para evitar problemas de vazamentos de dados. Soluções como a verificação em duas etapas, por exemplo, ajudam a garantir que os dados serão acessados apenas por quem tem permissão.
Outra parte importante da gestão do compliance na gestão de cadastros é como garantir que esse processo será o mais benéfico possível para a empresa.
Fazer o cadastro dos produtos de maneira adequada permite que diversos setores de uma empresa. Assim como a sua gestão, tenham as informações necessárias para tomar as melhores decisões.

Processos como aquisições sempre contam com a rapidez. E até mesmo setores como o marketing podem usar informações atualizadas sobre os produtos para decidir quais campanhas valem a pena ser feitas.

Para isso, é preciso que o cadastro seja feito de maneira ideal. É possível, e até recomendado, ter um sistema que complemente os usados mais comumente pelos órgãos governamentais.
Os modelos mais conhecidos são genéricos, exatamente por precisar atender toda a gama de possíveis produtos. O que significa que podem não conter alguma informação que seja vital à sua empresa.
Cabe também ao compliance na gestão de cadastros encontrar essas falhas e corrigi-las. Aplicando soluções que tornem o sistema mais útil e proveitoso para a empresa.
Nesse aspecto, é fundamental se atentar à padronização. Como todos os setores da empresa terão acesso a essas informações. É preciso que elas tenham um padrão, para que ambos estejam falando a mesma língua. Isso evita qualquer tipo de problema de comunicação e garante o maior sucesso no cadastro.
O compliance na gestão de cadastros é uma disciplina complexa, que fica encarregado de garantir a conformidade com as leis de cadastro dos produtos. E ao mesmo tempo, impedir qualquer tipo de vazamento de informações. Isso tudo, enquanto garante que os dados somente serão de uso da forma que seja mais benéfica para empresa. Com a quantidade cada vez maior de dados, essa prática se torna ainda mais importante.
Porém, também é preciso trabalhar no aspecto humano. Da conscientização dos funcionários e clientes, pois o “hacking social” ainda é a forma mais fácil de invadir os sistemas.

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