O compliance fiscal surgiu como um grande aliado das empresas. Isso porque ele é essencial para garantir o cumprimento das normas fiscais de um negócio. Com isso, é possível evitar multas e processos.
Neste artigo, além de descobrir o que é compliance fiscal, você vai entender como aplicá-lo em sua companhia e os motivos do seu negócio precisar dele imediatamente. Boa leitura!
O que é compliance fiscal?
Compliance fiscal é o conjunto de práticas e procedimentos que visa garantir a conformidade de uma empresa com as obrigações fiscais e tributárias estabelecidas pelas autoridades.
Em outras palavras, o compliance ajuda a evitar problemas com os órgãos de regulamentação: fiscais, contábeis, trabalhistas, ambientais ou outros. O não cumprimento dessas responsabilidades pode resultar em multas, juros ou, até mesmo, em processos criminais.
Entre as obrigações mais comuns em território brasileiro, temos a emissão de notas fiscais, a escrituração de livros fiscais e contábeis e o recolhimento de impostos e contribuições sociais.
Diferenças entre compliance fiscal e tributário
Uma das maiores dúvidas de quem está entrando para o mundo dos negócios é a diferença entre compliance fiscal e tributário. Esses termos, muitas vezes, podem confundir até quem já trabalha há anos no mercado.
A área fiscal é responsável por toda a papelada relacionada ao recebimento e à verificação de documentos, assim como pela escrituração. Porém, e o compliance fiscal, o que é? Ele é justamente o responsável pela adequação dos processos fiscais e contábeis de uma empresa perante a lei.
Já o setor tributário complementa a contabilidade fiscal e ambos trabalham juntos a fim de garantir o cumprimento das obrigações legais. Porém, cabe ao departamento tributário apurar e assegurar que a companhia esteja pagando em dia as taxas, os impostos e as demais contribuições solicitadas pelos órgãos públicos.
Importância do compliance fiscal
Afinal, por que compliance é importante? Em resumo, ele é fundamental não apenas para evitar problemas fiscais para a empresa, mas também para aprimorar processos. Por exemplo, gerenciar os prazos de entrega que não podem ser negligenciados.
Também é um importante aliado na hora de corrigir erros anteriores, como nota fiscal com crédito indevido, NCMs inexistentes, alíquotas erradas e arquivamento de NFe.
Outro papel fundamental do compliance fiscal é o de poder reduzir a carga tributária do negócio. Para isso, os profissionais responsáveis utilizam-se de meios legais que busquem minimizar os custos administrativos relacionados às obrigações tributárias.
O que acontece quando as empresas não estão alinhadas ao compliance fiscal?
Quando erros fiscais acontecem, as empresas podem sofrer processos, autuações, multas e ter problemas com a má reputação gerada. Isso pode afastar investimentos, fornecedores e clientes que passam a ver a organização sob uma ótica não confiável.
Além das despesas extras geradas pela falta de compliance fiscal, podem surgir outros encargos na hora de normalizar a situação, como o custo operacional decorrente de refazer os processos.
Por isso, estar em conformidade com a legislação vai além de mera obrigação legal, podendo causar a falência de uma organização. Não é à toa que o compliance vem ganhando cada vez mais espaço no mundo dos negócios.
Atenção aos fornecedores
Não basta somente a empresa estar aliada ao compliance fiscal, também é preciso prestar atenção aos fornecedores. Afinal, antes de qualquer contratação, é imprescindível consultar o histórico daquele fornecedor a fim de verificar se ele está em dia com as obrigações técnicas e legais.
A Klassforr é uma plataforma que auxilia as empresas nesse processo. Com ela, os fornecedores passam por uma verificação dentro dos requisitos técnicos e legais por meio de questionários de Compliance, termos e políticas empresariais. Isso ajuda ambas as partes a se manterem protegidas, além de redução de custos operacionais e tempo para validação.
Como aplicar o compliance fiscal na sua empresa?
Agora que você já entende a importância do compliance fiscal, vamos mostrar como aplicá-lo. Abaixo, você encontra os principais passos que vão ajudar a sua área fiscal a andar de acordo com a legislação e a fiscalização.
Revise os processos atuais
O mapeamento das operações é o primeiro passo para iniciar os processos de compliance fiscal. Ele envolve avaliar todos os processos internos, as metodologias de trabalho, a gestão de pessoas, os sistemas e as tecnologias utilizadas, entre outros aspectos.
A partir dele, é possível identificar pontos de melhoria e ações a serem implantadas para garantir que a companhia esteja em conformidade com as normas fiscais e tributárias. Cada área vai enfrentar desafios específicos, por isso, é importante que uma pessoa fique responsável pelas mudanças no seu departamento.
Considere os principais objetivos ao adotar o compliance fiscal
Com o mapeamento dos pontos de melhoria em mãos, agora é a hora de transformá-los em metas. Então, é pertinente entender com qual objetivo e de que forma o compliance fiscal está sendo implantado na empresa.
Um exemplo de meta a ser atingida é a de garantir a segurança dos XMLs a fim de evitar multas e autuações. Para alcançá-la, a companhia deve investir em tecnologia de automação de recebimento e guarda dos documentos.
Treine a equipe
Vale lembrar que o compliance não é uma ação isolada. Ou seja, ele depende da participação de todos os responsáveis pelas políticas empresariais. Por isso, é importante educar todos os envolvidos sobre qual é o papel de suas responsabilidades diárias levando em conta o cumprimento das leis.
Desse modo, o treinamento se torna ainda mais essencial para os gestores, por servirem de exemplo para o resto da equipe. Afinal, todo esse processo envolve uma mudança na cultura da companhia.
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