Como reduzir custos eliminando itens duplicados

A eliminação de itens duplicados nos sistemas de cadastro de materiais e serviços faz com que uma empresa tanto consiga reduzir custos como também garante que ela se torne mais eficiente e produtiva, sendo capaz de atender as suas demandas com agilidade.

Para que você consiga visualizar com clareza o que dissemos, fizemos este texto em que reunimos algumas possíveis situações que expressam isso. Veja como é importante gerir corretamente o cadastro de materiais e serviços de sua empresa para que ela não seja induzida ao erro e, por conta disso, realize gastos que poderiam ser investidos em áreas estratégicas capazes de fazê-la crescer com mais rapidez.

Maior valor no seguro de estoque

A maioria das operadoras que trabalha com seguro de estoque desenvolve o valor a ser cobrado da empresa atendida tendo por base a quantidade de itens dentro de seu estoque. Quanto mais itens tiver o estoque de sua empresa, maior será o valor a ser cobrado pela seguradora. Isso porque é com base na quantidade de itens que ela pagará uma indenização justa à sua organização.

Assim, baseia-se nos produtos existentes para formar o valor a ser cobrado, de modo que compense uma possível situação de risco que todo estoque está suscetível de passar em algum momento de sua existência: incêndio, roubo, chuva torrencial, ventania, tsunami, enchente, etc.

Por essa razão, devem-se eliminar os produtos no sistema de cadastro de materiais e serviços, pois se assim não se fizer, a organização poderá pagar mais em seu seguro desnecessariamente, caso não realize inventário com frequência para verificar possíveis incompatibilidades entre os produtos existentes fisicamente e os que constam em seu sistema.

Geralmente, a empresa se baseia em seu sistema para tomar atitudes, pois passa a confiar nele. Quando passa a questionar os dados que ele fornece, já é tarde demais para voltar atrás em algumas de suas atitudes. É somente a partir de um inventário minucioso que a marca poderá identificar as incoerências em seu sistema de cadastro de materiais e serviços e, assim, resolver o problema, reduzindo custos no que tange ao seu seguro.

Readequação desnecessária da solução tecnológica

Uma solução tecnológica, como um software de cadastro de materiais e serviços, para servir bem aos interesses de uma empresa, recebe intervenções que o torna mais eficiente e produtivo e adequado ao seu contexto. Em outras palavras, a solução tecnológica passa a ser personalizada, adaptando-se ao contexto e as necessidades da empresa.

A questão é quando tal personalização não é, de fato, necessária, fazendo assim com que a marca nada mais faça do que ter um dispêndio financeiro impróprio ou ter um custo desnecessário. Isso pode prejudicar o seu desenvolvimento.

Isso acontece, na maioria das vezes, quando os itens estão duplicados no cadastro digital, gerando uma falsa necessidade de readequação do sistema para comportar os dados da empresa no que tange aos seus produtos e serviços, assim como outros documentos julgados como importantes para a empresa.

O que pode ser bem ruim para ela, pois o recurso investido na readequação do sistema de cadastro de produtos e serviços poderia ser utilizado em áreas estratégicas, fazendo assim com que pudesse alcançar os seus objetivos com maior agilidade, bem como o sucesso.

Custo com espaço

Itens duplicados no sistema de cadastro de materiais e serviços pode também gerar uma falsa ideia em relação ao espaço onde se aloca os produtos da empresa, bem como quaisquer outros documentos que necessitem de guarda física. Dito de outro modo, os itens duplicados podem fazer com que o gestor seja levado a acreditar que precisa de um espaço maior para acomodar a mercadoria, de modo que ela não seja danificada, causando assim maior prejuízo para a empresa.

Um ambiente maior custa mais, pois a empresa precisa contratar pessoas especializadas para realizar o serviço, além de comprar as mercadorias específicas para o desenvolvimento de tal projeto, como, se for o caso, tijolos, cimento, pedras, etc. Pode também ter que alugar um espaço maior, o que não deixa de se configurar como um custo a mais.

Custo com pessoal, horas extras e material de escritório

Além de induzir um gestor a acreditar que precisa de mais espaço para administrar com eficiência e produtividade o ativo da empresa em estoque, itens duplicados no cadastro de materiais e serviços pode fazê-la gastar ainda mais com papel, pessoal e hora-extra. É simples chegar a tal conclusão.

Quando o pessoal do setor de compra e gestão de mercadoria precisa realizar a contagem de produtos, ou seja, fazer o inventário do ambiente, ele se baseia no sistema de cadastro de materiais e serviços e imprime, a partir dele, a quantidade de itens disponíveis em estoque ou outro espaço que possua função similar.

Aqui, dá-se o primeiro custo, pois itens duplicados geram maior número de impressões, fazendo assim com que a empresa tenha mais gasto tanto com papel como com tinta de impressora.

Depois dessa etapa, inicia-se o processo de confrontação entre as mercadorias presentes no estoque físico e as que constam no sistema. À medida que se percebe que certos itens não constam em estoque, existe uma grande probabilidade de o empresário ter que gasta com horas extras para que o seu pessoal realize uma auditoria de estoque e, assim, saiba onde se “encontram” os objetos não identificados.

Caso ele não tenha pessoal qualificado para realizar tal operação, recorre a consultorias, gastando ainda mais por um erro que poderia ser evitado caso o profissional responsável pelo cadastramento de materiais e serviços estivesse mais atento ou constituído códigos padrões que facilitassem tal processo, garantindo também a ele maior assertividade.

Itens duplicados no cadastro de materiais e serviços desencadeiam sucessivas situações que podem comprometer o financeiro da empresa, fazendo com que ela tenha que gastar mais de forma desnecessária. Assim, podemos concluir que quando os itens são cadastrados de forma correta no sistema de materiais e serviços, a organização não só se torna mais eficiente e produtiva, como também evita custos desnecessários e situações que levam a isso.

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