O orçamento de compras é um dos pontos-chave para gerir o controle de estoque de matéria-prima de maneira eficiente. Isso significa saber a quantidade ideal para a produção, de modo a evitar atrasos, que podem comprometer muito a empresa. Porém, fazer um controle rígido dos materiais também é importante para eliminar a possibilidade de furos nos orçamentos das próximas compras. Vejamos como evitar essas situações.
Prevendo com precisão os orçamentos de compras
Que não há uma maneira 100% exata de fazer os orçamentos de compras, provavelmente você já sabe. Afinal, todos se baseiam em previsões. Exceto se alguém saiba ver o futuro, é impossível saber exatamente a quantidade de produto que precisará ser reposta. Além disso, existem fatores externos que podem atrapalhar nos prazos de entrega de materiais, como, por exemplo, o atual cenário de pandemia.
Por outro lado, com o controle certo de informações, é possível ser mais certo nessa previsão. Como ponto de partida, os dados históricos podem ser referência, porém não é a única fonte de informação. O comportamento do público muda, assim como o pedido de produtos.
O ideal é que cada setor da empresa faça o seu próprio orçamento, visto que eles têm a maior experiência no uso do material. Assim, fica mais fácil medir a quantidade certa para comprar.
É muito importante, também, fazer certa padronização da descrição dos produtos a serem comprados. Isso significa: a quantidade, o tipo, cor, o período como será utilizado, os preços e os setores que usarão o material.
Essa prática é vital para evitar os furos nos orçamentos no momento da compra. Assim, sabe-se exatamente o que cada departamento precisa, e o orçamento é mais preciso. Não existe o risco de haver compras duplicadas, ou de comprar menos do que é preciso. A padronização garante a organização e, por consequência, a exatidão nas compras.
O controle de matérias-primas
A previsão é uma forma de construir o orçamento e é apenas uma parte. A outra se surge de um controle muito preciso do estoque atual. Só assim você consegue medir, de maneira mais precisa, o estoque necessário. Um erro durante esse processo pode gerar dois problemas básicos:
1 – Existe pouco produto para a demanda futura, fazendo com que seja necessário comprar mais do que o orçamento determinou, surgindo o “furo”;
2 – Existe uma quantidade em excesso de material, que não foi considerado no momento da compra. Isso faz com que ocorra um desperdício.
Ambos são bem desagradáveis e você deve evitá-los pela empresa a qualquer custo. Por isso, tem a necessidade ter um controle de estoque rígido, que deve começar com a catalogação de todos os materiais usados pela empresa. Com uma descrição bem detalhada, e que seja semelhante à usada nos pedidos de compra. Assim, existe a máxima garantia de fazer a compra ideal.
Uma vez que existam cadastros com as descrições devidamente padronizadas, o ideal é fazer uma classificação dos materiais em relação a diversos parâmetros. Por exemplo, o seu tipo, quem usa, o preço e quaisquer outras informações que os gestores de suprimentos julgarem relevantes.
Para ter um controle de fluxo de materiais melhor, procure maneiras de atualizar entradas e saídas com assertividade, para haver um monitoramento constante da quantidade de material utilizada. Com isso, o controle é muito mais preciso e as compras são exatas.
Por fim, é importante você ter equilíbrio em suas compras: é preocupante que um material direto falte como também, que determinado item seja comprado em excesso. Para que você encontre esse ponto médio, existe o estoque de segurança.
Trata-se de um método em que o gestor de compras necessita planejar o orçamento solicitando uma quantidade a mais de determinado item, com base no prazo de entrega do fornecedor junto a possíveis eventualidades (tempestades, pandemia), que podem impactar nesse tempo.
Claramente, é importante analisar também o tempo em que se é utilizado esses materiais essenciais e pensar na disponibilidade do depósito de estoque.
Evitar furos nos orçamentos de compras é uma prática que depende de informações precisas durante todo o processo. Então fazendo o controle do estoque e a padronização da catalogação dos materiais, você consegue ter as informações certas e terá muito mais consistência nos seus orçamentos. Portanto, se quiser saber mais sobre o tema de gestão de estoque e como ela pode te ajudar. Marque uma reunião com nosso time de especialistas.
