Como avaliar fornecedores?

Quais são os métodos de avaliação na hora de contratar fornecedores para o seu negócio? Apesar de ser um tema de muitas importância no setor dos negócios, há muitas empresas que ainda não tem uma boa estratégia ou conhecimento do que é preciso para ter os melhores parceiros no comercio do seu segmento.

Além de ser fácil e rápido e entender, assim, existem muitas outras formas dos setores de compras olharem qual é o melhor fornecedora e o mais adequado para sua empresa. Dessa forma, trazemos um artigo completo mostrando como avaliar um fornecedor e, assim, tomar as melhores decisões para o seu negócio.

Quais são as referências do fornecedor?

Primeiramente é preciso fazer uma lista com as referências do fornecedor, sabendo mais sobre o que ele faz dentro do mercado. Isso permite avaliar qual atende mais o que você precisa e aqueles que pouco estão longe de fornecer o que você busca para sua empresa.

Dessa forma, faça uma lista dos fornecedores e veja o que eles tem para oferecer:

1. O tamanho da empresa

Quantos outros parceiros de negócios ele atende? Qual é a lista de clientes do fornecedor? Há negócios na região perto de você que ele fornece os produtos? Isso não impede que pequenos fornecedores possam ser os mais bem vistos, mas diminui a chance daqueles que não conseguem atender sua demanda.

2. O tempo de experiência

Qual é o tempo de atividade da empresa? Aqui é preciso olhar se o fornecedor atua há alguns meses, anos ou décadas vendo se é estável no setor que atua.

3. A questão logística

Os prazos de entrega e operação da compra, assim como a forma de transporte devem ser olhados buscando sempre um plano logístico bom e que seja atenda o seu negócio da forma que você espera.

4. Os valores

Quando tem um valor muito baixo, se deve tomar cuidado para não ter baixa qualidade no material comprado; por outro lado, com , preços altos se prede a competição no mercado.

5. O atendimento

Os fornecedores precisam ser avaliados pela comunicação direta e eficiente, resposta rápida quando solicitada a aquisição de insumos, bem como a forma que atende após a chegada dos itens até a sua empresa.

6. Os aspectos legais

Em determinados setores do mercado é preciso que o fornecedor cumpra a lei, normas, portarias e outras aspectos legais para vender e entregar seu produto. Certificações como a ISO 9001 dão mais credibilidade ao fornecedor.

7. A flexibilidade

Quando há a opção de negociar e renegociar os contratos, encontrar formas de pagamento e entrega, por exemplo, se ampliam as opções de negociações e, com consequência, a parceria entre as duas pontas.

8. A sustentabilidade

No mundo atual é importante que as empresas – como os fornecedores – tenham hábitos sustentáveis nas suas ações. Além de contribuir com o meio ambiente, parceiros comerciais com ações sustentáveis passam uma boa imagem do seu negócio aos seus consumidores também.

9. A qualidade

Todos os visões acima citadas precisam estar juntas ao fator principal: a qualidade dos produtos que o fornecedor vai vender para a sua empresa. Se ele não tiver um padrão fixo, todas outras ações se tornam sem sentido ou não vão trazer a qualidade que sua empresa precisa.

Métodos para categorizar os fornecedores

Passamos dos normas que devem ser adotadas no momento de avaliar um fornecedor para as ações que devem ser usadas para que eles possam ter suas categorias. Tem várias formas de fazer esse processo, mas todos precisam chegar ao mesmo lugar: os fornecedores mais bem classificados para você.

Entre as principais ações que se usamos juntas e trazem bons resultados estão:

– A avaliação de 1 a 5, por exemplo, dos normas que mostramos acima. Isso pode ser feita em uma planilha do Excel até em sistemas de gestão que possam juntar todos os dados;

– As informações sobre a atuação de cada fornecedor com a sua empresa a partir do software específico que faz o controle dessa área no seu negócio;

– Um questionário enviado a cada um deles, onde eles possam preencher cada norma de acordo com seus serviços. Assim, se tem o preço, valor prazo, número de clientes, regiões atendidas, entre outras características;

– A avaliação do próprio setor de compras ou área responsável pelo contato direto com os fornecedores, recebendo respostas mais claras de quem atua direto com eles.

Informações centralizadas

Antes de tudo, a melhor solução para ter tudo isso de forma automática, centralizada e integrada é apostar em um sistema de gestão integrado, como o ERP (Enterprise Resource Planning), que tenha uma opção para customizar e para avaliar os fornecedores. Isso traz uma série de vantagens agregadas e dá mais crédito a avaliação.

Primeiramente porque o processo é automático, ou seja, precisa de menos tempo do que avaliar de jeito manual ou preencher uma planilha. Ainda, permite pegar dados que podem ser difíceis de serem estudados de forma separada se não possuir um sistema central, o que traz como consequência uma escala de produção.

Outro benefício é redução de custos, pois se tira fornecedores que, por exemplo, tenham uma média inferior a 3 (lembre-se da escala de 1 a 5) ou não cumpram alguns norma. Não à toa sistemas que podem se customizar e que tem todo o ciclo de vida das informações dos cadastros são utilizados por empresas de grande porte para avaliar seus fornecedores.

Então, tudo isso pode ser feito pelo que é conhecido como Key Perfomancer Indicator ou indicadores de desempenho, chamados de KPI’s. Além de dar qualidade ao setor de compras, também amplia a capacidade de entender outros processos junto aos fornecedores: logística, estoque, rotação de produtos, eficiência, entre outros.

Benefícios da avaliação

Enfim, para completar, devemos trazer os benefícios que esse tipo de prática traz ao seu negócio:

– Menores custos agregados, pois há menos perda de produtos de fornecedores com alto padrão de qualidade;

– Melhor atendimento ao cliente final, juntando a entrega no prazo estabelecido, qualidade do produto vendido e preço competitivo;

– Capacidade de negociação de contratos, eliminando cláusulas e burocracia desse tipo de negociação;

– Mais opções de fornecedores, o que permite – com a experiência dos gestores – até mesmo ampliar a atuação de mercado oferecendo novos produtos;

– Troca de experiências entre empresas, gerando uma colaboração em pró do mesmo objetivo: crescimento da relação e de ambos os negócios.

Enfim, entender como avaliar os fornecedores é, para muitas empresas, um diferencial para competir, visto que tem vários negócios que ainda descuidam a importância desse tema. Assim, ao aplicar o que trouxemos neste artigo dentro do seu negócio poderá encontrar (e fidelizar) os melhores fornecedores junto à empresa.

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