Cadastro de produtos e serviços: como realizar?

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O cadastro de produtos e serviços é muito relevante para uma empresa e para os negócios que ela pretende firmar. Ele é um banco de dados que contém todas as informações importantes para o funcionamento da marca.

Entre esses dados, é possível citar informações sobre os clientes, materiais, serviços e fornecedores. A importância é tamanha que o cadastro pode ser considerado uma espécie de herança das empresas. Venha saber mais sobre essa ferramenta que é a base de operação de um negócio!

Qual é a relevância do cadastro de produtos?

As empresas que desejam se expandir têm o cadastro de materiais como uma necessidade muito grande. Isso porque ele permite aprimorar as pesquisas e ratificar informações com capacidade, rapidez e segurança. Para isso ser realizado de maneira efetiva, é necessário um padrão.

Qual é o papel da PDM nesse processo?

A sigla PDM significa padronização descritiva de materiais e serviços. Ela diz respeito a um método que existe para facilitar o saneamento de cadastros de negócio. Com ela, é possível deixar a base de cadastro da empresa mais limpa, evitando itens duplicados e descrições incorretas.

A aplicação da metodologia resulta em um cadastro assertivo. Ela considera expressões regionais, termos equivalentes e proibidos. O objetivo é deixar a gestão de estoque correta, evitando duplicidades, compras indevidas e aquisições mais rápidas.

Além disso, o padrão descritivo de materiais promove um enriquecimento das informações. Isso porque, com ele, é possível preencher diversos campos: descrição técnica, resumida ou completa, atributos, mídias, classificação fiscal, referências e fabricantes.

Essa metodologia promove um impacto direto em todos os colaboradores de uma empresa, já que a consulta dos serviços e dos materiais oferecidos pelo negócio está disponível de maneira prática e fácil. Graças aos padrões, todos os setores envolvidos podem se compreender, pois vão “falar a mesma língua”.

Tipos de classificação da PDM

Na PDM, há três classificações comumente utilizadas na grande parte das empresas. A primeira é a NCM (nomenclatura comum do Mercosul). Ela possui um código de oito dígitos e foi feita para facilitar as importações e exportações de produtos entre os países que fazem parte do bloco econômico.

Há também a NBS (Nomenclatura Brasileira para Serviços), que é o código nacional utilizado para serviços de importação e exportação. Ele é constituído por nove dígitos.

Também existe a UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification). Ela possui um código de oito dígitos e é utilizada em escala mundial tanto para serviços quanto produtos.

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Processos do método da PDM 

Para uma melhor aplicação da PDM na ação do cadastro de produtos e serviços, é necessário seguir alguns processos. Conheça mais detalhadamente alguns deles a seguir!

Análise do banco de cadastros de produtos e serviços

O primeiro passo é verificar a disponibilidade dos dados no cadastro de produtos e serviços da empresa. Também é importante averiguar se as informações estão desatualizadas ou incompletas. Todas essas ações são essenciais para evitar possíveis problemas na gestão.

Com uma análise focada, realizada por profissionais, é possível fazer uma varredura para eliminar informações técnicas desnecessárias e repetidas dos bancos de dados. Assim, o cadastro de produtos fica muito mais objetivo e específico.

Ordem dos padrões de governança

A governança de cadastros de materiais é um conjunto de todos os processos para equilibrar as preferências de todos os setores presentes no negócio. Ela é impactada diretamente na segunda etapa da implementação da PDM, quando são estabelecidos os critérios junto das necessidades da marca.

Desenvolvimento das categorias dos produtos e dos serviços

A terceira etapa é marcada pelo processo de organização e categorização dos materiais e serviços. Para isso, é crucial realizar uma hierarquia com estrutura, considerando as características de cada item na descrição. Uma dica é começar pelos serviços mais pedidos ou com mais dificuldade para entender.

Elaboração da PDM

O objetivo é desenvolver termos adequados para cada serviço e material ofertado. Os padrões descritivos são construídos com base em normas, ou seja, dados necessários para a correta interpretação da TIPI (Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados) e compra apropriada do produto e ou serviço.

Há particularidades em determinados produtos para cada segmento, já que um dado material para uma Mineradora, por exemplo, pode ser crucial. Enquanto para uma empresa de produtos químicos não. Esses pontos também devem ser considerados na elaboração da PDM.

Importação de dados ao ERP

O ERP (sistema de informação empresarial) serve para a organização e a gestão de cadastros. Contudo, não possui padrões pré-definidos de cadastro de produtos. Isso acarreta preenchimentos errados. Nesse contexto, a PDM está inclusa.

Tudo ocorre de maneira simples. Após definir os critérios para as nomenclaturas, os dados são formatados e importados ao ERP. A integração é automatizada e realizada por meio de programas específicos. Assim, garante-se um desempenho eficaz e seguro.

Entrega do manual de PDM

A última etapa é a entrega do manual de PDM para a empresa com as especificações e os critérios estabelecidos ao longo de todo o processo metodológico. Os conteúdos criados podem ser acessados sempre que for preciso pelos departamentos da empresa.

Tenha um cadastro de produtos padronizado e integrado na sua empresa!

Para ajudar a sua empresa a evitar problemas com multiplicidade de cadastros e descrições, a Klassmatt desenvolveu o KlassLite. Com esse software gratuito, qualquer pessoa pode colocar itens em uma padronização descritiva. Para baixá-lo, basta clicar aqui.

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