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Cadastro de materiais sem duplicidades: Saiba como realizar!

Sua empresa tem o processo de cadastro de materiais? Quando surge esse assunto, o medo mais comum é em relação aos erros no momento do cadastro dos dados, onde o principal problema acaba sendo a duplicidade no cadastro. Algo que afeta diretamente nos custos de uma empresa, causando dificuldades na hora da compra e conferência de estoque. Então se você quer saber como evitar esses erros e os benefícios que esse processo trás para o seu negócio, leia esse artigo até o final, nele te apresentaremos o processo, como realiza-lo de forma certa e como você fazer para não realizar um cadastro em duplicidade.

Mas afinal, por que o duplo cadastro afeta tanto as empresas? Esse erro ocorre quando um produto é cadastrado mais de uma vez no sistema. Ou seja, isso pode causar diversos problemas em toda a empresa. Quando há duplo cadastro, a empresa sofre, pois ela não consegue achar qual é o produto exato que está sendo usado causando erro nas compras, no estoque e até no lucro da empresa.  

Todas as vezes que falamos sobre cadastro de materiais estamos falando de duplicidade de dados, erros no processo de compras, erros fiscais e até problemas na homologação e definição de fornecedores eficientes e com o mesmo produto. Então, se na sua organização está passando por casos semelhantes, de antemão, saiba como solucionar e garantir definitivamente que isso não irá acontecer mais na sua empresa.  

Como evitar que ocorra a acumulação de cadastros em dualidade 

Antes de você ficar desesperado sobre essa situação: sim, é possível diminuir as chances de realizar uma duplicidade de cadastro. Primeiramente controle do estoque, analise a quantidade de produtos disponíveis e a sua previsão de uso na empresa. 

Enfim uma maneira de evitar esse erro é respeitando as etapas de cadastro. Muitas vezes os erros acontecem, quando pulamos passos ou mudamos a ordem do processo, assim como uma pressa na hora de realizar o cadastro. Então respeite bem cada fase para que não ocorram erros. Além disso, estabeleça um prazo para realizar cada uma das etapas 

Outra solução está em unificar todo o processo. Ao invés de tratar coisas diferentes, pense que cada etapa faz parte de um todo. Então preste a atenção no andamento do cadastro. Não para gerenciar, mas para compreender o quadro atual. Tenha em mente, pensando como uma equipe, que as chances de erros no cadastro são menores. 

É importante você pensar em aderir a um sistema que realmente otimize esse processo. A partir do momento que você coloca todas essas etapas em um só sistema, você compreende melhor o andamento de tudo. Basta as pessoas autorizadas terem acesso a esse sistema para observar quais produtos entraram ou não. 

Falando sobre esse tipo de sistema, vale muito a pena investir nisso. Como é desenvolvido especialmente para tratar da gestão de cadastro, os problemas mais comuns são evitados. É uma das principais soluções encontradas por empresas de diversos segmentos e tamanhos. 

Quando investir nessas dicas e se livrar da duplicidade?  

Pensar no momento ideal para investir em uma plataforma que gerencia cadastros é uma das dúvidas mais comuns das empresas. Quando escolher a melhor hora de investir nessas dicas? Sobretudo, a questão principal que você deve entender é que não existe um momento ideal. 

Quanto mais cedo você colocar essas dicas em prática melhor será o desempenho da empresa em relação ao cadastro dos materiais e serviços. E isso pode acontecer em negócios de diversos segmentos. Então, seja qual for a sua necessidade, é possível evitar não só a duplicidade no estoque como muitos outros problemas. 

Cadastros de materiais SAP

A partir de janeiro de 2019, a central de cadastros a Klassmatt oficializou seu desejo em se tornar membro do ecossistema SAP Partner Edge. Entenda abaixo as principais vantagens em realizar a governança com a central de Cadastro de Materiais da Klassmatt junto dos cadastros com uma empresa SAP Partner.

Estudos internos apontaram que 90% dos cadastros geridos ou saneados pela plataforma Klassmatt estavam integrados a um sistema SAP. Então com base nesse cenário optamos por ofertar aos clientes o modelo de integração nativa SAP Business Tecnology Platform (BTP).

Em resumo a tecnologia consiste em realizar todo o fluxo de comunicação entre os sistemas em nuvem privada, cedida pela SAP, poupando assim custos com aumento de infraestrutura local. A segurança fica por conta do recurso Cloud Connector que concede acesso apenas aos recursos específicos utilizados para a integração. Garantindo aos clientes que usam o ERP ainda mais governança, segurança e agilidade ao tráfego de informação entre os sistemas.

Vantagens da integração via SAP Business Tecnology Platform (BTP)

Agilidade:

A integração entre o ERP e a Plataforma Klassmatt se dá de forma nativa, minimizando erros de comunicação. Enfim, isso garante um processo ágil e automatizado, sem a necessidade de ações externas.

Segurança:

A transmissão de dados entre os sistemas ocorre através da infraestrutura da própria SAP. Então o Cloud Connector, agente proxy local, concede acesso apenas a recursos específicos para integração.

Suporte:

Contratando os serviços da Central de Cadastros de Materiais Klassmatt será possível solicitar, alterar e até mesmo expandir informações cadastradas no ERP entre as plantas e unidades da sua empresa utilizando o Klassmatt como facilitador.

Tecnologia:

A integração via BTP descarta a necessidade de investir em infraestrutura local. Utilizando um ambiente seguro baseado em nuvem capaz de armazenar uma grande quantidade de dados.

Então, empresas que já possuem ou estão migrando para um sistema do portfólio SAP, são fortemente aconselhadas a buscar soluções de saneamento de cadastros , assim estarão reduzindo tempo e custos com retrabalhos futuros para  promover a higienização e enriquecimento dos cadastros presentes na base do ERP.

Então, se você gostou artigo e quer ver mais informações como essa, continue acessando nosso blog. Você pode ter acesso a materiais interessantes e exclusivos. 

Gostaria de saber mais? Chame nossa equipe para marcar uma reunião!

Nathalia

klassmatt

A Klassmatt é uma empresa especializada em saneamento, governança de cadastros de Dados Mestres e Big Data, com 23 anos de experiência, possui clientes em mais de 35 países e desenvolveu a plataforma mais avançada e robusta do mercado na área de governança e padronização de cadastros de materiais, serviços, clientes e fornecedores, a plataforma Klassmatt®. Oferecemos soluções para saneamento de dados referente as descrições, padronização, higienização, enriquecimento de materiais, serviços, clientes e fornecedores, atuamos com classificação fiscal de NCM, NBS, CEST, LC 116, tradução para diversos idiomas, categorização UNSPSC e adição de mídias, tudo de acordo com os mais altos níveis cerificações nacionais e internacionais.

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