Todo proprietário de um negócio precisa entender a importância de cadastrar produtos. Trata-se de um procedimento fundamental e, desde que realizado corretamente, oferece praticidade, agilidade, além de minimizar riscos que podem comprometer a saúde financeira da empresa.
Mas você sabe como fazer o cadastro de produtos? Se ainda tem dúvidas, confira as regras básicas, a forma correta de executar essa atividade, os benefícios e as ferramentas que podem ajudar com a tarefa. Veja no texto abaixo!
Entenda a importância de cadastrar produtos na sua empresa
O cadastro de materiais nada mais é do que a catalogação, a classificação e a organização de todos os produtos de um negócio. Esse processo também inclui informações sobre os clientes, serviços e fornecedores.
Essa operação possibilita a construção de uma base de dados eficiente, algo que facilita a organização do estoque e o controle das vendas realizadas pelo estabelecimento.
Quais são os procedimentos básicos para cadastrar os produtos?
Veja agora como cadastrar produtos! Esse procedimento precisa ser realizado seguindo as etapas corretas. Confira abaixo como cada uma delas deve ser executada.
Inserir informações no sistema
O primeiro passo é inserir as informações no sistema de cadastro de produtos. Nessa etapa, você vai registrar o nome dos materiais, quais categorias pertencem e os preços de venda de cada um.
Em seguida, você vai inserir os dados básicos do produto, entre eles: modelo do objeto, volume, cor, peso, prazo de validade, entre outras informações específicas. Assim que o material estiver cadastrado, o sistema vai gerar um código do produto, o que vai permitir o rastreamento do item no estabelecimento.
Fazer a tributação dos produtos
A segunda etapa é a tributação dos produtos. Você precisará inserir os tributos das esferas: municipal, estadual e federal. As tabelas TIPI (Tabela de Incidência sobre Produtos Industrializados) e TEC (Tarifa Externa Comum), para importação e exportação, ajudam a fazer a classificação de forma certa. Nesse sentido, é importante enfatizar a importância do código NCM do produto, responsável pela classificação das mercadorias, bem como sua natureza fiscal.
O NCM é obrigatório para empresas que atuam no Mercosul, realizando exportações e importações de produtos, contribuindo para a determinação de tributação correta dos objetos movimentados.
Cadastrar estoque
A terceira e última etapa é o cadastro de estoque. Nessa fase, você deve registrar o volume mínimo e o volume máximo de mercadoria. Por meio dessas informações, será possível realizar uma previsão de quando haverá a necessidade de solicitar ou paralisar a reposição de artigos.
Depois da conclusão dos cadastros, todas as informações são formatadas e enviadas ao ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema de informação empresarial.
O ERP é usado para fazer a organização e o gerenciamento de registros de um empreendimento. Assim que ele recebe os dados, as informações são integradas ao sistema por meio de softwares específicos.
Erros que devem ser evitados no cadastro
A atenção é crucial no momento de cadastrar produtos, já que os registros imprecisos podem resultar em problemas para o seu estoque e, consequentemente, para a sua empresa. Veja o que evitar no cadastramento:
- cadastros sem padrão;
- não registrar a categoria dos produtos;
- não corrigir erros relacionados aos tributos;
- inserir dados incompletos;
- duplicar cadastros.
Vale lembrar que é importante consultar o banco de dados antes de cadastrar produtos. Isso ajudará a minimizar erros, como duplicação de materiais, volume do estoque errado, entre outros.
Quais são as consequências de um cadastramento errado de produtos?
O cadastramento equivocado de mercadorias pode resultar em um impacto negativo no faturamento da sua empresa. Além disso, prejudica os processos das atividades, afetando toda a dinâmica do negócio.
Entre outras complicações, o registro errado pode gerar problemas como rejeição de produtos devido a falhas nas notas fiscais, erros nos pedidos de compras e estoques inconsistentes.
Como a empresa se beneficia de produtos cadastrados corretamente?
O serviço executado com precisão reduz as possibilidades de falhas que, mesmo que sejam mínimas, podem acarretar em transtornos para o seu negócio. O processo correto também oferece mais agilidade, segurança e contribui para a tributação efetiva, livrando o estabelecimento de problemas fiscais e de aquisições de compra.
O uso de softwares é adequado para cadastrar produtos?
Os softwares apresentam-se como ótimas ferramentas para cadastrar produtos. Isso porque eles otimizam todo o processo, realizando o registro preciso e evitando erros que podem comprometer o seu negócio.
Como a Klassmatt pode ajudar no cadastro de mercadorias?
A plataforma Klassmatt é especialista em cadastro de mercadorias e oferece recursos infalíveis para tornar os processos mais simples, ágeis e práticos. Esse software possibilita:
- automatização dos procedimentos de cadastro;
- indicadores e relatórios gerenciais;
- integração online com ERPs;
- tabela TIPI integrada;
- taxonomia completa e termos que devem ser proibidos;
- questionário contábil e fiscal.
O software também conta com uma interface bem desenvolvida e intuitiva, que oferece pesquisas rápidas e permite uma navegação completa e sem contratempos. Clique aqui e saiba mais sobre a plataforma.
A Klassmatt surgiu em 1999, no Rio Grande do Sul. Nesses 24 anos, vem contribuindo com a padronização de cadastros de mercadorias, serviços, clientes e fornecedores no Brasil e no mundo. Durante esse período, já atendeu mais de 38 países, saneou mais de 38 milhões de itens e atendeu mais de 85 mil usuários na plataforma.
