Existem diversas maneiras para fazer boas compras. Seja analisando processos que envolvem a cadeia de suprimentos e que possam ser otimizados. Como também algumas regrinhas na sua rotina (se ainda não estão), e que jamais devem ser esquecidas devido sua importância. Por isso, vamos revisitar alguns conceitos comuns na rotina dos compradores. Preparados para revelar as verdades e fake news sobre comprar bem?
Aproveitar o desconto em lote sempre vale a pena? V () ou F(❌)
Sabemos que reduzir custos é uma das prioridades do setor de compras. E que esse objetivo, é um instinto natural do comprador no momento de negociar o preço dos materiais. Ao planejar novas ordens de compras, façamos uma reflexão:
Supondo que o valor do lote está muito atrativo pelo desconto e você acerta a negociação sem pensar duas vezes. Afinal, o preço unitário sairá muito mais barato e estará adquirindo um produto de qualidade. Porém, você percebe que o lote ocupou grande parte do estoque da sua empresa. E que talvez, seja necessário alugar um espaço para armazenar o restante dos outros materiais que estão para chegar em breve. Ou seja, a sua economia com o lote de materiais foi por água abaixo e provavelmente aumentou seus custos.
Por isso, antes de você tomar essa decisão tão importante que é dizer “sim” ao final da negociação com o fornecedor, tenha em mãos o que você quer (ou em uma planilha, rs). Estamos falando do planejamento das compras. É ele quem vai nortear as suas negociações dos pedidos.
Quando estiver planejando, lembre-se dessa sequência:
- Analisar a rotatividade dos materiais (alto giro e baixo giro);
- Verificar o espaço disponível em estoque;
- Procure criar um padrão da quantidade de pedidos dentro do giro de saída dos materiais;
Desta forma, quando você for contatar os fornecedores poderá conseguir um desconto não pela quantidade de itens, mas pela garantia de pedidos periodicamente que você pretende fazer com esse parceiro. Vale lembrar que os itens que servem de matéria-prima e que possuem um alto giro no estoque aumentarão suas chances de conseguir descontos.
Formalizar a parceria com os fornecedores visando garantir os itens dentro do prazo e realizar boas compras: V (✅) ou F()
Talvez você já tenha passado por atrasos na entrega dos pedidos ou até, recebido itens que não estavam em bom estado de conservação. Isso ocorre pela falta de comprometimento por parte do fornecedor ou problemas na rota de entrega. Para que você evite esses contratempos que podem impactar em toda cadeia de suprimentos e linha de produção da empresa, é essencial fazer uma boa escolha de fornecedores.
Após identificar quem serão seus parceiros na entrega dos materiais periodicamente, é importante fazer a homologação de fornecedores. Afinal de contas, prazo é um assunto que todo o comprador precisa estar atento. Se um item que é essencial para sua organização não for entregue na data prevista, como ficará a produção da sua empresa? Sem contar o impacto de atrasar seu produto final, precisando informar aos seus clientes que a entrega do seu produto irá atrasar. É como um efeito dominó, não é mesmo?!
Evite entrar em um looping de prazos problemáticos como esses citados acima e formalize de maneira contratual a parceria com seus fornecedores. Te dando a liberdade de criar um acordo que visa garantir que os materiais comprados sejam entregues nos prazos estipulados, tendo um maior comprometimento e criando um bom relacionamento com que quem abastece o seu estoque. Torne seus fornecedores seus maiores aliados!
Preço supera qualidade na hora de fazer boas compras? V () ou F(❌)
Trabalhar com a ideia de que você pode economizar escolhendo um material de qualidade inferior por causa do preço, pode ser perigoso se estiver aplicando esse pensando em todas as suas ordens de compra. Até porque a matéria prima original impacta diretamente na qualidade dos produtos finais desenvolvidos pela empresa.
Uma das premissas de toda a produção é ter um padrão de qualidade no produto. Esse é mais um motivo pelo qual a homologação de fornecedores é tão importante, pois quando você tem seguridade com o parceiro que fornece seus materiais diretos e indiretos não existe razão para se arriscar com outros players desconhecidos no mercado.
Antes de tudo, tenha em mente que a qualidade do seu produto final é uma das causas positivas pelas quais os seus clientes seguem comprando com a sua organização. Por isso, o mais indicado é que você escolha primeiramente negociar com seu fornecedor de materiais essenciais, reduzindo o custo e flexibilizando condições de pagamento periodicamente.
De modo muito específico, quando se trata de materiais que não envolvem a produção da sua empresa, você pode ter mais flexibilidade na escolha do fornecedor para comprar um item. Então, por exemplo, fazer testes de compras com materiais de escritório, como os papéis para impressão, marca textos, post its. É uma ótima maneira para economizar.
Estabelecer um padrão descritivo de materiais: V (✅) ou F()
Por fim, mas não menos importante, ter um padrão descritivo no seu cadastro de materiais. Para que você consiga fazer um bom planejamento de compras e melhore os resultados do seu setor, ter os seus cadastros padronizados irá ajudar em sua produtividade e evitar quaisquer erros nos pedidos por falta de informações ou dados incorretos.
Vamos trazer para a prática: Supondo que o setor de logística está com problemas em uma das empilhadeiras, surgindo a necessidade de trocar uma determinada peça. Você sabe que essa peça está cadastrada em sua base e faz a encomenda para o fornecedor. Como se trata de um item importado, você sabe que o prazo de entrega será um pouco mais longo. Enquanto isso, essa máquina ficará sem uso. Com o passar dos dias, você recebe o item e vê que comprou a peça errada por falta de informação no cadastro.
É na rotina que se percebe a necessidade de ter as informações corretas ao alcance do comprador. Todos os detalhes que forem importantes precisam constar em um cadastro. Esse é apenas um exemplo. Mas provavelmente você já deve ter entrado em uma saia justa pelo fato de comprar um modelo ou textura de material diferente por falta de informações na base de cadastros.
Desta forma, a padronização descritiva de materiais se faz importante para evitar comprar de forma equivocada, e podendo até mesmo, ajudar a economizar recursos por meio de incentivos fiscais: um cadastro com descrições completas e organizadas colabora para que a classificação fiscal seja assertiva.
Assim podemos concluir que existem várias maneira de economizar, desde que haja planejamento em suas compras, uma melhor proximidade com os seus fornecedores, além de fazer uso das informações completas dos cadastros, não só visando a redução dos custos como também uma melhor performance das operações que envolvem a compra.
