A importância da padronização descritiva de materiais (PDM)

O que é a Padronização Descritiva de Materiais (PDM)?

Padronização Descritiva: Significado e benefícios

Como o próprio nome já sugere, o PDM é uma forma de organizar o seu material de trabalho de uma forma logística, ou seja, criando padrões, descrições e identificações para cada um de seus produtos, geralmente pelo uso de códigos adicionados a um programa virtual.

A Padronização Descritiva é uma metodologia de saneamento de cadastro que visa estabelecer regras e parâmetros para a nomeação e descrição de todos os materiais e serviços com os quais a empresa trabalha. Assim, qualquer colaborador que for fazer a identificação ou mesmo consultar as mercadorias disponíveis, conhecerá esses padrões. É uma forma de garantir que todos os envolvidos estejam “falando a mesma língua”.

Mais do que promover melhorias do ponto de vista operacional, adotar um sistema de padronização eficiente traz também vantagens estratégicas para a empresa, como, por exemplo, melhorias do controle sobre os suprimentos e mercadorias, elimina problemas de controle no estoque e garante o abastecimento correto dos pontos de venda.

Principais benefícios do PDM:

• Otimizar o trabalho do setor de compras para reduzi-lo;
• Facilitar o acesso dos colaboradores às mercadorias e serviços disponíveis;
• Reduzir o problema de devolução de cargas;
• Sistematizar o controle de materiais;
• Acabar com descrições genéricas, utilizando critérios mais específicos para agrupar elementos semelhantes.

A implementação de padrão descritivo gera informação mais precisa sobre materiais e serviços, resultando em tomadas de decisões mais assertivas, ganho de tempo e eliminação de gastos excessivos.

COMO IMPLEMENTAR?

Para que a PDM traga benefícios reais, é preciso que a sua implementação seja eficiente. Esse processo passa por algumas fases obrigatórias, como a concepção de um manual que contemple as regras para uso na identificação e cadastramento de materiais e serviços; a listagem das características técnicas consideradas na descrição das unidades de manutenção de estoque (SKU); a taxonomia e o processo de incluir todos os envolvidos nessa padronização.

Ao nível (inter)nacional existem normas que norteiam a gestão de cadastros. Entre as principais estão a Organização Internacional para Normalização (ISO), a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), além da ECCMA e Federal Supply.

Implementando a metodologia PDM sua empresa conquista:

• 30% de Redução dos Custos de Processo por Aquisição;
• 20% de redução da compra errônea de itens;
• 20% de redução do valor estocado;
• 20% de redução de duplicidades no cadastro;
• 90% de melhoria na descrição de itens.

Como criar um Padrão Descritivo de Materiais (PDM)?

Dicas de como criar um método de padronização eficiente:

• Estude seus materiais previamente;
• Crie padrões de uma forma eficiente;
• Invista em um programa digital de qualidade;
• Faça uma central de análise de dados;
• Não complique sua informação.

O estudo de seus materiais é o primeiro passo. Uma separação por ordem alfabética, por data de validade, por dia de compra, por tamanho, composição, fragilidade, coloração, faixa etária, seja o que for – seus padrões devem vir de seus produtos.

É possível se basear na UNSPSC (Universal Standart Products and Services Classification) – que considera itens em secções e os categoriza por importância dentro de suas especificações de materiais – ou na NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL) – que é o sistema usado pelos países integrantes do bloco econômico da América do Sul, o MERCOSUL, para facilitar transações.

A segunda etapa é classificar seus materiais eficientemente. Ajustar os padrões ao seu tipo de negócio é fundamental para o PDM funcionar da maneira certa.

O PDM é um processo longo e que exige atenção manutenção. Este processo é uma das formas mais eficazes de organizar seus estoques, reduzir custos e, por consequência, aumentar suas vendas. Veja agora como funciona a implementação do PDM em uma empresa.

Como implementar

O primeiro passo para implementar o PDM é definir quais critérios vão ter o seguimento no cadastro dos materiais, ou seja, como será essa padronização. Entre as muitas possibilidades, existem dois padrões que são mais conhecidos e utilizados: 

Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): é a mais indicada para empresas que comercializam com os países que compõem esse grupo econômico. Porque unifica a linguagem entre todos eles. Ela determina tanto a natureza quanto a classificação fiscal de um produto, por meio de um código dado em 8 dígitos. Os 6 primeiros correspondem à classificação SH (Sistema Harmonizado) e os 2 últimos a especificações próprias do Mercosul. 

Classificação UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification): foi definida pelas Nações Unidas sendo utilizada ao nível mundial. Essa classificação também é dada por 8 dígitos, nos quais é dividida uma hierarquia de 4 níveis. 

Além de escolher o sistema de classificação mais adequado, também é necessário determinar a estrutura. A lista de características técnicas que devem compor a descrição de cada material. Pode incluir, por exemplo, o lote, data de entrada do produto no estoque, medidas, cores e outras, conforme o tipo de suprimento em questão. Porém, o PDM feito da forma incorreta também pode trazer prejuízos para sua empresa, veja como ele pode afundar o seu negócio.

Os impactos da gestão de materiais com PDM

1 – Processo de estoque com PDM

Com a aplicação desse padrão, o responsável pelas linhas de produção e serviço, possui uma visão mais ampla sobre processos. De reposição, novos negócios e melhores contratos.

O controle correto do estoque permite negociar melhores preço, taxas e prazos.

A empresa ainda visualiza melhor ciclo para realizar as compras e definir, a quantidade exata de produtos, evitando desperdícios.

2 – Melhoria na cadeia logística

A implementação do Padrão descritivo gera melhorias na logística, pois com os estoques corretos, com as unidades utilizando a mesma comunicação as compras e transferências ocorrem de forma mais fluida e assertiva.

Através do padrão todos os dados podem ser mantidos integradamente ao ERP, auxiliando na logística.

3 – Respeito à lei

A ausência de um padrão no processo de descrição dos produtos gera processos, multas e problemas junto aos setores fiscais.

4 – Redução da carga tributária

No Brasil, os tributos possuem um peso maior para as empresas. O uso do processo de Padrão de Descrição de Materiais orienta a empresa no momento de pagamento dos impostos.

O uso da descrição correta ajuda a empresa a cumprir as leis. Sendo que a descrição de cada produto deve estar lado a lado com a sua modalidade de cobrança de tributos.

5 – Melhorias no processo de atendimento

Ao ter todos os produtos nomeados por um padrão técnico e descritivo. Os vendedores ou responsáveis pelas vendas da empresa poderão melhorar o processo de abordagem e de serviço junto aos clientes.