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A importância da padronização descritiva de materiais (PDM)

Você sabe o que significa o termo PDM, para que ele serve o motivo de ele ser tão importante para sua gestão de estoque? Nesse artigo vamos esclarecer todas as suas dúvida e ainda vamos te dar dicas de como gerenciar bem essa prática em seu negócio. O setor de suprimentos é um dos mais importantes dentro de uma empresa, por ser o grande responsável pela organização do fluxo de materiais (mercadorias, matérias-primas) e informações. Sendo assim, é crucial para que a empresa mantenha e fortaleça a sua vantagem competitiva no mercado. Uma das ferramentas desse departamento é a Padronização Descritiva de Materiais e Serviços, ou PDM, componente essencial da governança de cadastro.

O que é e para que serve a PDM?

Embora pareça algo bastante simples, um dos principais problemas observados no departamento de suprimentos dos empreendimentos é a falta de sistematização na nomeação de materiais. Isso vale tanto para a identificação que fica na mercadoria em si quanto em sua inclusão no sistema de controle utilizado.

A falta de padronização, nesse caso, pode ter como consequência a compra de materiais que já estão no estoque (porque o setor de compras não tem como saber disso), a falha na entrega de mercadorias e a devolução de cargas.

A Padronização Descritiva, portanto, como metodologia de saneamento de cadastro, busca estabelecer regras e parâmetros para a nomeação e descrição de todos os materiais e serviços com os quais a empresa trabalha. Assim, qualquer colaborador que for fazer a identificação ou mesmo consultar as mercadorias disponíveis, conhecerá esses padrões. É uma forma de garantir que todos os envolvidos estejam “falando a mesma língua”.

Essa medida tem diversos objetivos, sendo os principais:

  • Otimizar o trabalho do setor de compras para reduzi-lo;
  • Facilitar o acesso dos colaboradores às mercadorias e serviços disponíveis;
  • Reduzir o problema de devolução de cargas;
  • Sistematizar o controle de materiais;
  • Acabar com descrições genéricas, utilizando critérios mais específicos para agrupar elementos semelhantes.

PDM como vantagem estratégica

Mais do que promover melhorias do ponto de vista operacional, adotar um sistema de padronização eficiente traz também vantagens estratégicas para a empresa. Por exemplo: melhorando o controle sobre os suprimentos e mercadorias, reduz-se o risco de ficar sem um determinado produto no estoque, garantindo o abastecimento integral dos pontos de venda.

Outra vantagem estratégica da PDM consiste na produção de dados e informações mais precisas sobre materiais e serviços. A partir delas, o gestor pode gerar relatórios que auxiliem na tomada de decisões mais assertivas para a empresa.

Além disso, o sistema de padronização também é essencial para manter o equilíbrio do estoque, ou seja, não apenas evitar a falta de uma mercadoria, mas também o excesso de produtos parados, que provoca a redução de valor.

Para que a PDM traga benefícios reais, é preciso que a sua implementação seja eficiente. Esse processo passa por algumas fases obrigatórias, como a concepção de um manual que contemple as regras para uso na identificação e cadastramento de materiais e serviços; a listagem das características técnicas consideradas na descrição das unidades de manutenção de estoque (SKU); a taxonomia e o processo de incluir todos os envolvidos nessa padronização.

Por isso, o recomendável é que a empresa conte com uma consultoria especializada para a implantação dessa metodologia.

A nível nacional e internacional existem normas que norteiam a gestão de cadastros. Entre as principais estão a Organização Internacional para Normalização (ISO), a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), além da ECCMA e Federal Supply.

As estatísticas comprovam

O Padrão Descritivo de Materiais é o elemento central de um Sistema de Informação Empresarial (ERP) e representa, quantitativamente, substanciais ganhos para um projeto de gerenciamento de dados. Por exemplo:

  • De 20% a 30% de Redução dos Custos de Processo por Aquisição;
  • Até 9% de possibilidade de compras centralizadas, o que significa maior assertividade nesse campo;
  • Até 20% de redução da compra errônea de itens;
  • De 10% a 20% de redução do valor estocado;
  • Até 20% de redução de duplicidades no cadastro;
  • E até 90% de melhoria na descrição de itens.

Agora vamos te apresentar algumas dicas de como criar o PDM para a sua empresa.

5 dicas de como criar um Padrão Descritivo (PDM)

Se você é dono de uma empresa ou trabalha com a venda de produtos, já deve ter passado por situações onde a quantidade de informações sobre seu negócio aumentou e você decidiu usar algum método para organizar tudo. Por sorte, essa técnica (ou sistema) já existe e se usa nas mais variadas ocasiões, o chamado Processo de Descrição de Materiais (PDM).

Como o próprio nome já sugere, o PDM é uma forma de organizar o seu material de trabalho de uma forma logística, ou seja, criando padrões, descrições e identificações para cada um de seus produtos, geralmente pelo uso de códigos que são adicionados a um programa virtual.

Esse processo não só possibilita que seu serviço seja feito de uma maneira mais estruturada, como ajuda a empresa a gerir seu estoque de uma maneira muito melhor e reduzir custos desnecessários, como a compra acidental de materiais repetidos ou a perda dos mesmos por falta de organização.

Outro fator importante é que esse sistema foi pensado para ser integrado em outras táticas empresariais que tem como foco a tecnologia para facilitar o trabalho, como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e o SKU (Stock Keeping Unit).

Tendo isso em mente, podemos ver agora como criar um PDM eficaz para sua empresa com algumas dicas valiosas sobre o tema. Claro, você não precisa fazer exatamente o que está escrito abaixo, mas use as dicas como um guia para o seu tipo de Padrão Descritivo.

Como criar um Padrão Descritivo de Materiais (PDM)?

A padronização descritiva de materiais não costuma a ser feita sozinha, mesmo que isso possa ser feito em alguns casos. Geralmente, essa técnica é parte de outros tipos de sistemas empresariais que já incluem todo um processo de estruturação física e digital para as empresas.

De qualquer forma, o PDM nada mais é que uma organização de logística empresarial, ou seja, não há uma regra exata ou uma recomendação de usar, ou não, apenas esse sistema. Vejamos então as cinco dicas de como criar um método de padronização eficiente:

  • Estude seus materiais previamente;
  • Crie padrões de uma forma eficiente;
  • Invista em um programa digital de qualidade;
  • Faça uma central de análise de dados;
  • Não complique sua informação.

O estudo de seus materiais é a primeira coisa que qualquer um que tenha a intenção de implantar um PDM em seu negócio, deve fazer. É por meio desse estudo inicial que todas as outras quatro dicas podem começar a serem feitas, afinal, como vamos agrupar nossos produtos se mal sabemos o que eles são?

Sendo mais claro, nenhum padrão é criado do nada. No meio dos negócios, toda ideia precisa ser fundamentada em alguma coisa inicialmente para depois ser efetuada. Quando você começar a criar seus padrões, é mais fácil baseá-los nos seus próprios produtos.

Uma separação por ordem alfabética, por data de validade, por dia de compra, por tamanho, composição, fragilidade, coloração, faixa etária, seja o que for – seus padrões devem vir de seus produtos e não “forçados em cima deles”.

Dependendo do seu tipo de negócio, também é possível se basear na UNSPSC (Universal Standart Products and Services Classification) – que considera itens dentro de secções e os categoriza por importância dentro de suas especificações de materiais – ou na NCM (Nomenclatura Comum do MERCOSUL) – que é o sistema usado pelos países integrantes do bloco econômico da América do Sul, o MERCOSUL, para facilitar transações.

Começando assim fica muito mais fácil de criar vários padrões e de mantê-los coesos uns com os outros e seus negócios.

Feito isto, a segunda etapa é classificar seus materiais de forma eficiente. Não vai adiantar nada separar produtos por tamanho se estamos falando de pratos em um restaurante, vale mais a pena diferenciá-los por ‘tipos de comida’, como pratos de entrada, refeição, sobremesa e assim por diante.

Ajustar os padrões ao seu tipo de negócio é fundamental para o PDM funcionar da maneira certa.

Claro, isso tudo depende de quem os está criando, por isso que se basear em seus produtos, estudar tipos de classificação já usados em sua área de trabalho ou até mesmo buscar ajuda profissional é recomendável.

Para a terceira dica, vamos falar de computação. Dependendo do tamanho de seu negócio, ou de quanto você tem para investir nele, talvez não seja necessário o uso de programas de computador para gerir seu sistema PDM.

No entanto, se estamos falando de trabalhos maiores ou de empresas, é mais do que necessário investir no meio digital para armazenar, organizar e até mesmo gerenciar toda a informação do seu PDM. Sem falar na facilidade de se formos comparar com o uso de cadernos ou documentos físicos.

Porém, indo um pouco contra a maré do meio digital, é importante manter a central de informação de seus produtos em um lugar só, ou melhor, em um espaço que possa ser acessado a qualquer hora e de onde você ou seus funcionários estiverem.

Essa “centralização” se mostra importante também quando falamos de sua checagem. Por exemplo, todos os seus dados precisarão ser revisados de tempos em tempos para conferir se não há erros ou apenas para atualização. Delegar essa tarefa a mais de um setor é contra produtivo, porque isso certamente vai gerar conflito de informações.

Por último, mas não menos importante…

Não complique demais sua informação e nem a forma de acessá-la. Isso também está ligado como a dica de usar um programa de computador para facilitar seu trabalho, mas, mesmo assim, é importante ressaltar que seus dados precisam ser facilmente entendidos por seus funcionários, sócios e possíveis investidores.

Criar padrões confusos ou muito segmentados – como dar 5 classificações a apenas 1 tipo de item – não só é desnecessário como totalmente não recomendável. Deixando sua informação simples e acessível aumentará a eficácia de seu PDM em todos os sentidos.

O PDM é um processo longo e que exige atenção e, dependendo dos casos, até esmo ajuda profissional. Mesmo assim, esse processo é uma das formas mais eficazes de organizar seus estoques, reduzir custos e, por consequência, aumentar suas vendas. Veja agora como funciona a implementação do PDM em uma empresa.

PDM: Como funciona sua implementação?

Seleção do sistema de classificação  
O primeiro passo para implementar o PDM é definir quais critérios vão ter o seguimento no cadastro dos materiais, ou seja, como será essa padronização. Entre as muitas possibilidades, existem dois padrões que são mais conhecidos e utilizados: 

Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): é a mais indicada para empresas que comercializam com os países que compõem esse grupo econômico. Porque unifica a linguagem entre todos eles. Ela determina tanto a natureza quanto a classificação fiscal de um produto, por meio de um código dado em 8 dígitos. Os 6 primeiros correspondem à classificação SH (Sistema Harmonizado) e os 2 últimos a especificações próprias do Mercosul. 

Classificação UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification): foi definida pelas Nações Unidas e é utilizada em nível mundial. Essa classificação também é dada por 8 dígitos, nos quais é dividida uma hierarquia de 4 níveis. 

Além de escolher o sistema de classificação mais adequado, também é necessário determinar a estrutura. A lista de características técnicas que devem compor a descrição de cada material. Pode incluir, por exemplo, o lote, data de entrada do produto no estoque. medidas, cores e outras, de acordo com o tipo de suprimento em questão. Porém o PDM feito da forma incorreta também pode trazer prejuízos para sua empresa, veja como ele pode afundar o seu negócio.

PDM: Erros que podem afundar o seu negócio:

Erros de PDM podem acabar como o futuro de seu negócio? Sim, no começo, o PDM é uma sigla que significa Padrão Descritivo de Materiais. Enfim, se usa para gerar e manter mais arrumado, reduzir os custos e aumentar o controle de uma empresa.

Além de definir esse padrão de controle, a empresa deve enfim, por em prática da melhor forma possível. Principalmente, quando existe a missão de criar uma gestão mais profunda ou arrumada dentro da empresa. Visando e limitando os dados que o sistema usou no processo de descrição de produtos.

Todo esse trabalho precisa facilitar as ações da empresa interna e de seus setores responsáveis para que enfim, possa auxiliar na produção de produtos, vendas e atendimento ao cliente.

Certos conflitos como duplos dados no processo de cadastro. Problemas para identificar certos tipos de produto e erros nas etapas de envio do produto ao cliente final. Estão enfim, entre os principais tipos de erros, ligados à ausência desse tipo de padrão nas empresas.

As empresas que não aplicam as normas de forma correta e não atuam com uma descrição bem definida sofrem multas.

Principalmente, em tempos onde mercados em crescimento são os de e-commerce, a aplicação desse tipo de padrão tem se tornado cada vez mais necessário. Para assegurar as atividades de produção e vendas da empresa e elevar a qualidade de resposta do negócio no mercado.

E qual deve ser a principal qualidade de resposta que deve ser exigida para uma empresa? A de atender bem o seu cliente da melhor forma possível entregando enfim, o que foi prometido e até mesmo entregando algo mais para encantar ele.

Cometer falhas no processo de onde se cataloga produtos, não ter padrão de processos, pode gerar perdas de lucros e de receita para a empresa.

As empresas precisam criar e se planejar com o marketing de qualidade, mas, ao mesmo tempo, ter atenção para aplicar padrões para achar diferentes tipos de soluções. Seja no ponto de produção, transporte ou serviço.

Neste artigo vamos apresentar maiores explicações sobre como enfim, esse padrão pode ajudar a gerar valor na sua empresa.

Como evitar erros PDM?

Esse tipo de padrão se indica para ser usado em muitos ERPs. Porém qualquer empresa pode aproveitar o padrão e seus sentidos para enfim, gerar melhores impactos para o negócio. Visando ainda criar um ambiente favorável para criar melhorias no estoque e no processo de conversa interna com parceiros.

É um processo que tem uso através de um sistema que cataloga itens. E segue como base o manual que apresenta enfim, todos os principais processos e nomes previstos.

Para evitar qualquer tipo de erro básico as empresas devem, enfim, adotar o mesmo padrão ou regra no processo de descrição de objetos.

Os impactos da gestão de materiais com PDM

Sabemos que a empresa em seu processo de produção de produtos e de serviços precisa aplicar ainda mais, uma gestão de objetos.

É importante analisar enfim, como o uso do PDM pode de fato mexer na gestão de objetos de uma empresa. Por outro lado, se começa a considerar diversos problemas que tiveram início no conflito de cadastro de produtos.

O cadastro de produtos é parte importante na gestão de objetos de uma empresa. Enfim, um erro pode gerar perda de tempo, dinheiro e falhas no serviço ao cliente.

Ao evitar erros de PDM, a empresa precisa entender que a aplicação do padrão descritivo de materiais gera ainda mais, ganhos para a empresa.

A seguir enfim, mostramos os principais ganhos que o PDM pode gerar para a empresa.

1 – Força no processo de estoque com PDM

Com a aplicação desse padrão o responsável pelas linhas de produção e pelo serviço enfim, passará a ter uma visão mais ampla sobre processos. De reposição, novos negócios e melhores contratos.

O grande foco será conseguir o melhor preço e enfim, o melhor prazo para o pagamento dos produtos.

A empresa ainda poderá decidir sobre o melhor ciclo para realizar as compras e definir, a quantidade certa para evitar desperdício.

2 – Melhoria na cadeia logística

Quando é feito o cadastro de um produto de diferentes formas é mais comum que surjam problemas de estoque e no processo de envio dos produtos.

Através do padrão todos os dados podem ser mantidos de forma integrada ao ERP, de forma mais rápida e com maior eficiência, sendo que esse tipo de empresa gera ganhos na cadeia logística.

3 – Respeito à lei

Ao evitar erros de PDM a empresa garante que estará cumprindo norma previstas na lei brasileira, lembrando que a ausência de um padrão no processo de descrição dos produtos poderá gerar processos, multas e problemas junto aos setores fiscais.

Podendo abrir margem para que tenham outras buscas de sonegação de impostos e uso indevido de dados.

Em casos de multas e processos, a empresa poderá sofrer com perda de dinheiro e de custos judiciais.

4 – Redução da carga tributária

No Brasil, os tributos tem um peso maior para as empresas. O bom uso do processo de Padrão de Descrição de Materiais orienta a empresa no momento de pagamento dos impostos.

O uso da descrição correta ajuda a empresa a cumprir as leis. Sendo que a descrição de cada produto deve estar lado a lado com a sua modalidade de cobrança de tributos.

Assim a empresa terá mais ordem fiscal e vai gerar mais economia no final de cada ano, sem o risco de pagar tributos duas vezes.

5 – Melhorias no processo de atendimento

Ao ter todos os produtos nomeados por um padrão técnico e descritivo. Os vendedores ou responsáveis pelas vendas da empresa poderão melhorar o processo de abordagem e de serviço junto aos clientes.

O responsável vai entender que cada descrição é relacionada a um tipo de produto ou setor de produto a ser retirado do estoque para uso na produção ou entrega depois de uma venda feita.

Entre os erros de PDM o mais comum é quando a entrega de um produto errado, gera problema com o cliente e com o setor de gestão interna.

Objetivos da empresa

Buscando evitar erros de PDM é importante que a empresa faça os seus objetivos de mercado junto com as metas e melhorias de atividades, processo de introdução de novas iniciativas para os setores evitarem desperdícios em diferentes áreas da organização de materiais.

O PDM no exterior chama-se como MDM ( Master Data Management) e oferece a chance de acabar com erros de PDM ou situações de luta para achar os produtos, cadastros e entregas.

É um método que ajuda a empresa a alcançar os seus principais objetivos por meio de jeitos que usam uma definição única e classificação para todos os produtos.

A empresa vai conseguir eliminar dados duplos de um mesmo item, organizar de novo o estoque e gerar dados mais claros com a redução de casos de trocas ou erro de separação dos itens.

​Então…

Portanto, para evitar os erros de PDM as empresas devem seguir as regras mostradas neste artigo e seguir pesquisado novos manuais.

Nos tempos atuais, muitas empresas ainda não se importam com esse tipo de classificação de forma correta, sendo básico usar a classe correta de produtos gerando soluções que sejam definidas para evitar conflitos na gestão do estoque.

Seja para locais físicos ou virtuais, esse tipo de ordem é fundamental mesmo para empresas que atuam com estoque mínimo ou de terceiros.

A categoria e ordem de produtos destinados para a produção também precisa de padrão e regra.

Muitas empresas, por outro lado, geram importantes ganhos ao aplicar esse tipo de padrão de forma e algumas utilizam um manual que auxilia no processo.

Manual PDM 

A implementação do PDM só faz sentido se todos os colaboradores da empresa entenderem como funciona essa padronização. Por isso, é necessário construir um manual descrevendo todas as regras que deverão guiar o cadastramento dos materiais nos registros. 

Além do sistema de classificação escolhido e da estrutura. O manual também deve descrever as palavras que podem ter uso para preencher os campos de informações; como as abreviaturas e pontuação que deverão ter utilização; quem pode ou não cadastrar novos materiais no sistema e os demais detalhes. 

Tudo que envolva o PDM deve ter o material inserido neste manual, de modo que ele se torne uma fonte de consulta para todos os colaboradores. 

É importante que os colaboradores tenham envolvimento de fato na implementação do PDM. Por isso, além do manual, o processo deve incluir uma etapa em que os responsáveis por essa novidade se dirijam ao restante da equipe para falar sobre o assunto. Esse é o momento de deixar clara a importância da padronização de materiais, os benefícios que ela poderá trazer para a empresa e como funcionará. 

O suporte de uma consultoria especializada pode ser bastante útil. Para que não haja nenhum erro cometido no momento de fazer com que o PDM se torne parte da empresa. 

Por isso, além do manual, o processo deve incluir uma etapa em que os responsáveis por essa novidade se dirijam ao restante da equipe para falar sobre o assunto. Esse é o momento de deixar clara a importância da padronização de materiais, os benefícios que ela poderá trazer para a empresa e como funcionará.

O suporte de uma consultoria especializada como a Klassmatt, pode se tornar bastante útil para que não seja cometido nenhum erro no momento de fazer e fazer com que o PDM se torne parte da empresa. Ficamos a total disposição para mais informações.

Quer saber como o PDM pode auxiliar nos ganhos de sua empresa? Marque uma reunião com nossos especialistas.

Nathalia

klassmatt

A Klassmatt é uma empresa especializada em saneamento, governança de cadastros de Dados Mestres e Big Data, com 23 anos de experiência, possui clientes em mais de 35 países e desenvolveu a plataforma mais avançada e robusta do mercado na área de governança e padronização de cadastros de materiais, serviços, clientes e fornecedores, a plataforma Klassmatt®. Oferecemos soluções para saneamento de dados referente as descrições, padronização, higienização, enriquecimento de materiais, serviços, clientes e fornecedores, atuamos com classificação fiscal de NCM, NBS, CEST, LC 116, tradução para diversos idiomas, categorização UNSPSC e adição de mídias, tudo de acordo com os mais altos níveis cerificações nacionais e internacionais.

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