Sua empresa não possuí ERP e você não sabe bem como escolher o correto para o seu negócio? Nesse artigo vamos te mostrar 5 cuidados que você deve ter na implantação desse sistema e ainda vamos te dar dicas sobre nosso software de cadastro de materiais, a Plataforma Klassmatt, que ajuda a reduzir os erros na gestão de materiais, assim reduzindo os custos na gestão de materiais.
Os sistemas ERP’s têm se tornado tendência absoluta em empresas de todos os segmentos e esse movimento tem razão de ser: de acordo com uma pesquisa desenvolvida pelo IDG Research Services, os empreendimentos que apostam em sistemas de gestão têm uma produtividade em média 10% maior e um crescimento 35% mais rápido do que os que não optam por esse tipo de tecnologia. O levantamento foi realizado em empresas dos Estados Unidos e Europa.
No entanto, a partir do momento em que o gestor traz esse sistema para dentro da empresa, ele provoca uma significativa quebra de paradigma quanto aos processos vigentes até então. Por isso, se a implementação não for cuidadosa, o uso do ERP pode acabar se tornando caótico ao invés de contribuir. Pensando nisso, separamos os cinco principais cuidados com os quais o empreendedor deve se preocupar ao implantar um sistema como esse, para que tudo ocorra da forma mais tranquila e eficiente possível.
O ERP pode ser responsável pelo auxilio na eliminação de duplicidade de informações de sua empresa, juntamente com um software de cadastro de materiais.
Vamos então conhecer os cuidados que você deve ter na implantação:
1. Conheça profundamente a empresa fornecedora e o produto que você está comprando
Atualmente, existem inúmeros negócios especializados em tecnologia que fornecem sistemas de gestão integrada, como o ERP. Se por um lado ter opções é positivo, por outro, esse contexto exige atenção ao escolher. O ideal é buscar informações sobre a empresa, tentar contato com outras pessoas que tenham adquirido o mesmo serviço para saber qual foi a experiência, solicitar uma explicação detalhada do programa e das suas funcionalidades e verificar se existe a possibilidade de personalizá-lo de acordo com as suas necessidades e até que ponto.
Outra dica é solicitar um teste gratuito da ferramenta antes de fechar qualquer negócio. É muito provável que a empresa fornecedora não veja problemas nisso, ainda que disponibilize uma versão mais limitada, apenas para que o cliente tenha uma ideia de como funciona. Se ela se recusar a permitir que essa experimentação seja realizada, já é um motivo para desconfiar.
Pesquise sobre a reputação da empresa e procure se informar sobre como é o suporte oferecido, tanto na fase de implementação quanto depois, quando o sistema ERP já estiver em pleno funcionamento.
2. Planejamento e diagnóstico da empresa
A empresa precisa se planejar para adquirir um sistema como esse, tendo em vista que ele vai modificar boa parte dos processos internos e se possível adquira juntamente a ele, um software de gestão de cadastros, facilitará a sua gestão de mercadorias. Por isso, o primeiro passo é mapear esses processos, entender de que forma eles são realizados no momento, o que precisa ser melhorado, quais são os processos mais ineficientes, o que tem tomado tempo hábil dos colaboradores. Entender o cenário interno é essencial para saber quais são as demandas que esse ERP vai precisar atender.
Assim, quando você começar a negociação com a empresa provedora, esse diálogo já estará em um nível mais elevado! Sabendo qual é a solução necessária, você terá condições de avaliar se aquele sistema que está sendo oferecido realmente vai ser um bom investimento ou não.
Muitos empreendedores investem um valor considerado em um programa de gestão integrada e, quando ele é implementado, os mesmos problemas operacionais continuam acontecendo. Isso nem sempre é culpa da empresa que forneceu o serviço, muitas vezes, é o próprio cliente que não teve o planejamento adequado.
3. Seleção do time de implementação
Depois de ter escolhido um sistema que está alinhado com as suas necessidades, conhecê-lo e testá-lo, chega a fase de implementação em si. Aqui, é essencial que o gestor saiba selecionar estrategicamente quem são as pessoas que vão participar desse processo. Não podem ser apenas os executivos, tampouco exclusivamente os profissionais da área de TI. O ideal é ter pelo menos um colaborador de cada departamento que será impactado pelo novo programa.
Imagine todas as áreas cuja gestão será integrada nesse sistema: todas elas precisam estar representadas na implementação, para que consigam absorver as mudanças. E a escolha desses colaboradores deve ser criteriosa: eles é que vão integrar o restante do time nessa nova tecnologia. Por isso, tente priorizar não apenas os profissionais que são produtivos em suas funções, mas os que tenham habilidade de liderança e comunicação.
Também é interessante ter alguém como responsável geral pela implementação do novo sistema, que coordene todo o restante da equipe. Essa pessoa pode ser da área de TI, visto que ela vai ter contato com a empresa que está oferecendo o programa, e é importante que entenda em detalhes o seu funcionamento.
4. Capacitação profissional
Além de selecionar a equipe que ficará responsável pela implementação, é essencial que esses profissionais sejam capacitados para tal função. Se a empresa tem um departamento de TI consistente, talvez algum colaborador dessa área possa ministrar um treinamento para os demais. Ou então, é possível que a fornecedora do sistema ERP também preste esse serviço de capacitação.
De qualquer forma, o importante é entender que um profissional de vendas, por exemplo, não necessariamente compreende o funcionamento de um programa como esse se nunca teve contato com ele. Investir em conhecimento é fundamental sempre! A equipe precisa ser treinada para utilizar a ferramenta antes de ela entrar em operação. Isso vai evitar inúmeros contratempos. Acredite que vale a pena retardar um pouco o início de funcionamento geral do ERP.
5. Gestão da mudança
Depois da implementação, nem sempre o ERP consegue ser absorvido pelos colaboradores de imediato, ou seja, o trabalho de transição deve continuar com a aquisição de um software de cadastro de materiais. Em alguns segmentos ou dependendo das características desses profissionais, eles podem se mostrar resistentes a esse tipo de inovação; ter receio de perder o emprego sendo substituídos pela tecnologia ou simplesmente terem dificuldade para inseri-la em seu dia a dia. O gestor precisa lidar com isso, se quiser evitar uma crise interna.
A transparência é sempre a melhor postura, por isso, quando a empresa resolve que vai adotar uma tecnologia como essa, é importante que ela se pronuncie oficialmente para os colaboradores, mostre a importância desse passo, as facilidades que a ferramenta vai proporcionar. O desconhecido sempre é uma ameaça, portanto, faça com que todos os que serão atingidos pelo ERP sejam envolvidos com ele desde o início.
Além do ERP, você também deve contratar um software de cadastro de materiais que irá te ajudar na eliminação das duplicidades de itens, como a Plataforma Klassmatt. Você sabe os benefícios que essa plataforma pode trazer para o seu negócio? Nós vamos te dar boas razões para contratar a plataforma mais robusta do mercado.
A Plataforma Klassmatt possui:
- Pesquisa Inteligente e Interface amigável;
- Expansão de itens entre plantas;
- Questionário fiscal e tabela TIPI integrada;
- Automatização de Processos;
- Integração online com todos os ERP’s do mercado.
Através do nosso software de cadastro de materiais, a Plataforma Klassmatt, já saneamos mais de 36 milhões de itens, com mais de 720 projetos em 35 países.
Com o uso da nossa plataforma, podemos garantir:
- 45% de redução no lead time de compras;
- 12% de economia em materiais, prazos e valores de inventário;
- 15% na recuperação de impostos;
- 15% de ganho com a inativação de materiais cadastrados;
- 30% na redução em aquisições de materiais errados ou/e devoluções;
- 60% de redução no custo do processo de compras em materiais.
No nosso sistema de cadastros, você encontra:
- Suporte adequado: BPO’s de cadastro (Solicite novos cadastros e ajuda sempre que precisar);
- Melhor SLA do mercado: Possuímos SLA de 4hrs, 8hrs, e 16hrs para BPO’s de cadastros com padrões descritivos, tradução e classificação fiscal;
- Mitigação e Recuperação de Créditos fiscais: Garantimos conformidade descritiva, fiscal e assertividade;
- Redução de riscos: Reduza seus custos operacionais;
- Metodologia Certificada: Nossas certificações atendem padrões nacionais e internacionais;
- Escalabilidade: Temos uma estrutura que absorve facilmente suas demandas sazonais.
Através de nossa plataforma, você tem a opção de criar uma central de Governança de Cadastros com todo apoio e estrutura da Klassmatt ou pode terceirizar seus cadastros conosco em formato de BPO de cadastros sob medida.
Nossa experiência de 23 anos de mercado te proporciona a segurança e a qualidade que você e sua empresa precisam para acelerar seus resultados sem perder a qualidade.
Também com a aquisição do nosso software de cadastro de materiais resolva problemas importantes como:
- 74% de falta de informações nos cadastros;
- 21% de erros na classificação fiscal e codificação;
- 35% de descrições incorretas nos cadastros;
- 12% em multiplicidade;
- 6% em códigos genéricos.
Além de todos esses motivos que já te mostramos, se nenhum deles lhe convenceu, ainda te damos um ano de garantia para qualquer item cadastrado na Klassmatt. Se houver qualquer erro em um item cadastrado pelo nosso sistema, no prazo de até 1 ano, recadastramos sem qualquer adição de custo no seu contrato.
Então, se esse artigo ainda não tirou todas suas dúvidas sobre a necessidade de um bom ERP no seu negócio e as facilidades que um Software de Cadastros de Materiais pode trazer para sua empresa, entre em contato com os nossos especialistas para marcar uma reunião. Venha se tornar cliente da maior empresa da América Latina em Saneamento, Governança e Big data de Dados Mestres!
