Dentro de uma empresa tem vários desafios e em muitas situações o processo de compras é um dos maiores. Afinal, antes de mais nada, são dos resultados dessas atividades do comprador que saem os melhores negócios para a empresa. Os erros no processo de compras acontecem, sejam por falta de conhecimento do mercado. Habilidades de negociação ou até mesmo por uma previsão de compras errada. Todos esses fatores, levam aos preços incorretos. E, além disso a materiais encalhados, falta de matéria-prima e dados errados.
Por entendermos a gravidade desse problema. Elaboramos este artigo sobre como evitar a compra de produtos errados na sua empresa. Assim, você evita gastos desnecessários e poderá melhorar os resultados na área de compras. Confira!
1. Conheça as necessidades da sua empresa e mantenha registros atualizados
A melhor maneira para evitar desperdícios e garantir que os produtos comprados sejam usados para o seu devido fim. Então, faça uma pesquisa de fornecedores com padrões pré-definidos e conhecendo a realidade da sua empresa. Por exemplo: quando a área de compras receber o pedido de compras de um item para um novo produto. É importante ver com o setor responsável pela produção se todos as características desse item estão corretas e completas. Contendo informações como tamanho, quantidade, prazo e até mesmo quais são os produtos similares. Porque se não houver especificações precisas a compra não será boa e rápida.
Então se você já adquiriu materiais errados, sabe que na maior parte das vezes isso pode acontecer pela falta de controle de estoque, ou de informações completas por quem solicitou. Em algumas empresas é comum ter itens duplicados. Por não fazerem um acompanhamento rigoroso desse departamento. Em alguns casos é realizada a compra de itens errados por falta de informações no cadastro desse item.
Para garantir que os registros sejam feitos de maneira rápida e precisa, são necessários alguns comportamentos fundamentais no processo de cadastro do item. Então, a ação inicial é documentar no ERP os pedidos realizados e recebidos. Desta forma evitará que os pedidos não sejam feitos uma segunda vez por outro responsável pelas compras e também irá ter um controle maior de prazos, preços e fornecedores.
2. Confira e conte o estoque
Por melhor que você seja nessa função, é necessário sempre estar de olhos atentos. Primeiramente, confira e conte os itens do estoque sempre para garantir que não vão faltar quando necessários, e que não vai pedir eles novamente sem necessidade.
Ao receber pedidos, tenha um tempo para conferir cada entrega individualmente, tendo o comprovante de pedido e da nota fiscal da entrega. Muitas falhas acontecem nessa etapa. Antes de mais nada, verifique se os produtos estão em perfeitas condições para uso, caso contrário, não os receba e entre em contato com o fornecedor imediatamente.
3. Conte com soluções digitais e que se adaptem ao seu negócio
Conhecer o mercado, manter os cadastros de itens atualizados e estar sempre atento e toda e qualquer alteração no estoque pode ser uma tarefa complicada. No entanto, a tecnologia é uma aliada para os responsáveis de compras que sofrem desse problema.
Utilizando um software de gestão de cadastros é possível manter todos os dados da base do seu ERP higienizados e organizados. De modo que os registros estejam atualizados em toda e qualquer etapa da vida do produto, mesmo que haja troca de fornecedores ou especificações.
Então, pensado em todas essas razões, elaboramos a Plataforma Klassmatt para saneamento e governança da base de dados de diversos ERPs, como por exemplo o SAP e o TOTVS. Fornecendo uma solução feita para a sua empresa. Além de oferecer um serviço de consultoria que pode ajudar você a organizar seus dados de cadastros de materiais e serviços. Dessa maneira, você irá melhorar suas operações nos cadastros para utilizar melhor o seu tempo para gerir seu negócio.
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